Sachverhalt:

Der Jahresabschluss 2017 wurde im Oktober 2018 fertiggestellt und dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) prüfbereit gemeldet. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 17.12.2018 beendet.

Gründe, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass

·              der Haushaltsplan und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,

·              bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und

·              sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und der Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellt.

Unter Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 13 bis 15 des Prüfberichtes auf einige „Fehler“ hin:

4.1 Aktivierung von geleisteten Investitionszuweisungen und –zuschüssen

Gemäß dem bis 2016 geltenden § 42 GemHKVO sind von der Gemeinde an Dritte geleistete Zuweisungen für Investitionen grundsätzlich zu aktivieren und planmäßig abzuschreiben. Dieses ist in der Vergangenheit auch regelmäßig geschehen. Zwischen der Verwaltung und dem Prüfer des RPA bestand allerdings ein Dissens über die Auslegung und Anwendung dieser Vorschrift. Der Prüfer vertrat die Ansicht, dass eine Investitionszuweisung unabhängig von den tatsächlichen Gegebenheiten nur dann vorliegt, wenn eine schriftliche (!) Gegenleistungsverpflichtung des Empfängers in Form eines Vertrages oder eines Zuwendungsbescheides existiert. Zudem habe sich die Dauer der Abschreibung an der Zweckbindungsfrist des jeweiligen Zuwendungsbescheides (o.ä.) zu orientieren, unabhängig vom Gegenstand der Förderung.

Nach Ansicht der Verwaltung kann diese strikte Rechtsauffassung des RPA den bis 2017 geltenden Rechtsvorschriften nicht entnommen werden. Ein Schriftformerfordernis ist dort nicht verankert. Die vom Innenministerium eingesetzte AG Doppik hält eine schriftliche Fixierung lediglich für zweckmäßig. Bei Zuweisungen der Gemeinde  an Vereine und Verbände war es regelmäßig nie erforderlich, formelle Förderbescheide zu erlassen, da die „Vor-Ort-Kontrolle“ über die Verwendung durch den Rat und den Bürgermeister stets gegeben war und ist. Ferner hat die Gemeinde die planmäßige Abschreibung stets am Gegenstand der Förderung bemessen und nicht an formellen schriftlichen Zweckbindungsfristen.

Mittlerweile ist aber eine neue Rechtslage eingetreten, so dass die genannte Investitionszuweisung zum Erwerb eines Grundstückes doch abzuschreiben ist. Aufgrund der Besonderheit dieses Altfalles wurde sich mit dem RPA verständigt, hierfür einen Zeitraum von 25 Jahren mit einen jährlichen Abschreibungsbetrag von 4.000 € vorzusehen.

4.2 Zahlung von geleisteten Zuweisungen und Zuschüssen

Das RPA empfiehlt auch bei laufenden/konsumtiven Zuwendungen das Ausstellen eines förmlichen Zuwendungsbescheides. Bei Zuweisungen der Gemeinde an Vereine und Verbände war es regelmäßig nie erforderlich, formelle Förderbescheide zu erlassen, da die „Vor-Ort-Kontrolle“ über die Verwendung durch den Rat und den Bürgermeister stets gegeben war und ist. Um den Verwaltungsaufwand für diese Vorgänge gering zu halten, wurde mit dem RPA eine Verständigung herbeigeführt, dass in Anlehnung an die Landeshaushaltsordnung erst ab einer Wertgrenze von 2.500 € Bescheide erlassen werden.

4.3 Anordnung von Zahlungen

Der Hinweis ist berechtigt. Auf dem Buchungsjournal fehlte versehentlich eine zweite Unterschrift.

4.4 Wertberichtigung von Forderungen

Hier gibt es unterschiedliche Auffassungen zwischen Rechnungsprüfungsamt und der Samtgemeinde, ab welchem Zeitpunkt Forderungen als zweifelhaft zu bewerten und abzuschreiben sind. Das bisherige Verfahren zur Ermittlung eventueller Wertberichtungen von Forderungen wird weiterhin als ausreichend erachtet. Trotzdem wird zukünftig aufgrund des Hinweises des Rechnungsprüfungsamtes, soweit möglich, ein noch strengerer Maßstab angesetzt. Die Samtgemeinde bevorzugt diese individuelle Betrachtung der einzelnen Fälle, eine pauschale Wertberichtigung erscheint nicht erforderlich. Aufgrund der persönlichen Kenntnis der Mehrzahl der in Frage kommenden Fälle werden die Forderungen, auch ältere, Stück für Stück beigetrieben, so dass hier kein weiterer Wertberichtigungsbedarf besteht, zumal der Prüfer selbst von „geringem Umfang“ spricht.

4.5 Versicherungsleistungen

Es besteht seit mehreren Jahren ein Versicherungs-Rahmenvertrag mit der VGH Versicherung. Die Zahlung der Versicherungsprämien erfolgte letztlich aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung aus diesem Rahmenvertrag. Eine rechtliche Verpflichtung für die "Neu"-Ausschreibung der Versicherungsleistungen wird derzeit nicht gesehen. Zum einen ist o. g. Rahmenvertrag weiterhin gültig. Zum anderen liegen die Beträge für die einzelnen Objekte jeweils deutlich unter 1.000 €. Es handelt sich um eine marktgängige Leistung bei der eine Wirtschaftlichkeitsprüfung möglich ist. Für eine sachgerechte Ausschreibung von Versicherungsleistungen sollte eine mehrjährige Gefährdungsbeurteilung für jedes Objekt vorliegen, die verwaltungsseitig erst erarbeitet werden müsste. Zudem ist das Ausschreibungsverfahren von Versicherungsleistungen recht komplex, so dass die Hinzuziehung eines externen Dienstleisters erforderlich wäre. Es ist zu hinterfragen, ob bei Versicherungsaufwendungen von 1.648,79 € im Jahr 2017 die evtl. möglichen Einsparungen nach einer Ausschreibung in einem angemessenen Verhältnis zu den Kosten des Verfahrens stehen.

4.6 Geldtransitkonto

Diese Buchung stammt in der Tat aus der Zeit der Pilotphase des Doppikprojektes, als die Samtgemeinde und die Mitgliedsgemeinden noch kameral arbeiteten, im Programm-Hintergrund aber bereits doppische Buchungen „mitliefen“. Die angesprochene Buchung sollte dazu dienen, die liquiden Mittel der Gemeinde in die Eröffnungsbilanz 2004 zu transferieren. Bisher wurde kein gangbarer Weg gefunden, diese fehlerhafte Buchung aus dem System zu entfernen. Auf die Jahresabschlüsse und die Bilanzen der Gemeinde hat diese „Uralt-Buchung“ keinerlei Einfluss.

4.7 Barzahlungen

Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen.

4.8 Auftragsvergaben

In der Regel werden seitens der Verwaltung immer mindestens drei Vergleichsangebote eingeholt. Zur Dokumentation der Vergaben wird seit 2017 ein vom Rechnungsprüfungsamt zur Verfügung gestelltes Muster verwendet. Es wird großes Augenmerk darauf verwendet, Vergabefehler zukünftig zu vermeiden.

Die Gemeinde hat im Jahr 2017 ein ordentliches Ergebnis von -34.895,79 € und ein außerordentliches Ergebnis von +7.564,94 € erzielt. Das Defizit des ordentlichen Ergebnisses wird durch die vorhandene Überschussrücklage gedeckt. Der Überschuss des außerordentlichen Ergebnisses ist der Rücklage aus dem außerordentlichen Ergebnis zuzuführen.

Beschlussvorschlag:

a) Der Rat beschließt den Jahresabschluss 2017 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt dem

Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2017.

b) Der Überschuss des außerordentlichen Ergebnisses wird der Rücklage aus dem außerordentlichen Ergebnis zugeführt.