Sachverhalt:
In der Sitzung des
AIZE vom 27.10.2016 wurde den Ausschussmitgliedern der Stellenplan der
Samtgemeinde Elbtalaue für das Jahr 2017 vorgestellt. In diesem Dokument waren
nunmehr auch die ersten Auswirkungen der durchgeführten Stellenbemessung
eingeflossen.
Die von dem
externen Unternehmen NSI-Consult durchgeführte Erhebung hatte einen Bedarf von
insgesamt rund 10 Stellen (ca. 9 Stellen Verwaltung, ca. 1 Stelle Hausmeister)
ergeben. Die konkreten Ergebnisse waren den Ausschussmitgliedern bereits im
Februar des Jahres in einer Sitzung ausführlich dargelegt und erläutert worden.
Die Verkündung des
vorläufigen Ergebnisses wurde vom Unternehmen NSI-Consult gleichzeitig aber
auch mit Optimierungsvorschlägen versehen, die bei Umsetzung zu einer
Reduzierung des Stellenbedarfs führen sollten.
Die Verwaltung
hatte in der Februarsitzung sodann den Auftrag erhalten, die von NSI erarbeiteten
Optimierungsmöglichkeiten zu überprüfen, ggf. zu erweitern und soweit möglich
mit Einsparpotenzialen (Stellenanteilen) zu hinterlegen. Es wurden daraufhin
alle Beschäftigten aufgefordert, den eigenen Arbeitsplatz nochmals einer
kritischen Betrachtung zu unterziehen und mögliche Probleme / Einsparpotenziale
/ Verbesserungsvorschläge zu melden.
Als Ergebnis konnte
eine Tabelle mit konkreten und pauschalen Einsparpotenzialen zusammengestellt
werden, die den Ausschussmitgliedern in der Sitzung am 27.10.2016 im Rahmen
einer Powerpoint-Präsentation dargestellt und erläutert wurde.
Als Ergebnis konnte
festgestellt werden, dass bei Umsetzung aller Optimierungsvorschläge mit
konkret feststellbaren Stellenanteilen ein Optimierungspotenzial von 179,865 % und damit annähernd 2
Stellen, bei Umsetzung auch aller restlichen Optimierungsvorschläge (pauschales
Einsparungspotenzial) ein weiteres Optimierungspotenzial von weiteren 2 Stellen
generiert werden könnte.
Den
Ausschussmitgliedern wurde darüber hinaus deutlich gemacht, dass der Bedarf der
oben festgestellten 10 Stellen, welcher ja bereits zum jetzigen Zeitpunkt
vorliegt, in der Vergangenheit nur durch Leistung von Gleitzeitstunden sowie
durch bewusstes zurückstellen von Aufgaben bewältigt werden konnte. Zum
Zeitpunkt der oben genannten Sitzung war in der Verwaltung ein
Überstundenkontingent (Gleitzeitstunden) von 2865 Stunden angefallen. Bei einer
Jahresarbeitsminutenzahl in Höhe von 75180 bedeutete dies ein Stellenäquivalent
von 2,28 Stellen. Die Verwaltung wäre auch weiterhin bereit gewesen,
Arbeitsspitzen durch das Leisten von Gleitzeitstunden zu überbrücken und somit
zumindest zeitlich begrenzt Stellenanteile in dieser Höhe zu kompensieren.
Die Stellen der
Hausmeister sollten nach Ansicht der Verwaltung nicht aufgestockt werden. Hier
sollte nach wie vor eine Durchführung der Aufgaben nach Prioritäten
(insbesondere nach Sicherheitsgesichtspunkten) durchgeführt werden, so dass die
Aufgabenerledigung im jetzigen Standard weiter zu erfolgen hätte.
Der festgestellte
Bedarf von 10 Stellen hätte daher nach Ansicht der Verwaltung wie folgt
kompensiert werden können:
Bedarf von 10
Stellen
ü
Minus
2 Stellen Einsparpotenzial durch konkret nachgewiesene Einsparpotenziale
ü
Minus
2 Stellen Einsparpotenzial durch pauschal nachgewiesene Einsparpotenziale
ü
Minus
2 Stellen durch Leistung von Gleitzeitstunden
ü
Minus
1 Stelle durch Abarbeitung der Aufgaben der Hausmeister nach Prioritäten.
ergibt einen
Restbedarf von 3 Stellen.
Diese 3 Stellen hat
die Verwaltung in den Stellenplan eingestellt, wobei die Stelle des
Systemadministrators bereits im Stellenplan 2016 als kw-Stelle enthalten war.
Hier hätte nur eine Entfristung stattfinden müssen.
Nachrichtlich sei
an dieser Stelle noch angeführt, dass die Auswirkungen der Novellierung des
Niedersächsischen Kommunalverfassungsgesetzes (NKomVG), welches die
Samtgemeinde Elbtalaue verpflichtet, eine hauptamtliche
Gleichstellungsbeauftragte mit 50 % der regulären Arbeitszeit (0,5 Stelle) zu
beschäftigen, ebenfalls im Stellenplan Berücksichtigung fand.
Durch den
gleichzeitigen Wegfall der Stellen für die Schulsozialarbeit wies der
Stellenplan im Vergleich zum Vorjahr jedoch nur ein Plus von einer Stelle EG 5
aus.
Folgende Rechnung
zum Nachvollziehen:
Anzahl Stellen im Stellenplan 2016 |
95,02 |
Plus Stellenanteile Gleichstellungsbeauftragte |
0,5 |
Plus zusätzliche Stellen zur Deckung des
Fehlbedarfs (Bem.: Die 3. Stelle des Systemadministrators darf nicht
mitgezählt werden, weil schon im alten Stellenplan als kw-Stelle vorhanden) |
2 |
Minus Stellen Schulsozialarbeit |
-1,5 |
Anzahl Stellenplan 2017 |
96,02 |
Die Verwaltung war
der Überzeugung, dass damit die größten Belastungen zunächst aufgefangen und
insbesondere ein Gleichgewicht zwischen dem Wirtschaftlichkeitsprinzip auf der
einen und dem Fürsorgeprinzip auf der anderen Seite erzielt werden könnte.
Es musste
allerdings bereits im Verfahren der Benehmensherstellung mit dem Personalrat
zur Kenntnis genommen werden, dass dieser den Plänen der Dienststelle nicht
folgen konnte.
Der Personalrat
begründete seine Ablehnung wie folgt:
„Der von
NSI-Consult festgestellte Stellenbedarf von rund 10 Stellen spiegelt sich nicht
im Stellenplan wider. Durch die geplante Aufstockung im Stellenplan 2017 um 3
Stellen verbleibt immer noch ein weiterer Bedarf von ca. 7 Stellen. Durch
Umsetzung der kurzfristigen Optimierungsmöglichkeiten (1 Stelle im Jahr 2017)
bleibt immer noch ein Bedarf von rund 6 Stellen vorhanden. Dieser Bedarf könnte
sich durch weitere Umsetzungen von mittelfristigen Optimierungen ab dem Jahr
2018 weiter reduzieren. Die Annahme, dass im Kalenderjahr 2017 Überstunden in
einem Umfang von rund 2 Vollzeitstellen geleistet werden können, wird vom
Personalrat nicht mitgetragen. Es wird davon ausgegangen, dass diese Ablehnung
dieser Mitbestimmung durch den Personalrat dem Ausschuss für interkommunale
Zusammenarbeit, Finanzen, Personal und Tourismus mit Begründung mitgeteilt wird
(sofern bis zur nächsten Sitzung kein Konsens erfolgt).“
Den
Ausschussmitgliedern wurden sodann in der oben genannten Sitzung vom 27.10.2016
wie gewünscht die Ablehnung des Personalrates mit Begründung mitgeteilt.
Gleichzeitig erhielt der Personalrat in der Sitzung Gelegenheit, seine
Sichtweise konkret zu erläutern.
Nach einer
umfangreichen Diskussion wurde festgelegt, dass der Tagesordnungspunkt zunächst
vertragt wird und die Verwaltung Gelegenheit erhält, zusammen mit dem
Personalrat ein neues Konzept zu erarbeiten, dass den Interessen aller
Beteiligten Rechnung trägt.
Auf Vorschlag der
Dienststelle wurde das Ergebnis der Stellenbemessung in Zusammenarbeit mit dem
Personalrat zunächst einer genaueren Analyse unterzogen um festzustellen,
welche Stellenanteile der Verwaltungskräfte ggf. gar nicht oder nur schwer
durch zusätzliche Kräfte zu kompensieren sind. Hierbei kamen insbesondere
Stellenanteile von Führungspersonen sowie von Kolleginnen und Kollegen in
Betracht, die nur einen sehr geringen Mehrbedarf auf ihren Stellen zu
verzeichnen haben.
Das Ergebnis der
Analyse stellt sich wie folgt dar (aus Gründen des Datenschutzes (öffentliche
Sitzung) werden nachfolgend nur die entsprechenden Stellenanteile ohne
Namensbezug genannt):
Beschäftigte über 0,0X |
|
Beschäftigte über 0,1x |
||
Person |
Stellenanteil |
|
Person |
Stellenanteil |
Sachbearbeiter
1 |
0,095 |
|
Sachbearbeiter
1 |
0,149 |
Sachbearbeiter
2 |
0,064 |
|
Sachbearbeiter
2 |
0,117 |
Sachbearbeiter
3 |
0,039 |
|
Sachbearbeiter
3 |
0,138 |
Sachbearbeiter
4 |
0,096 |
|
Sachbearbeiter
4 |
0,174 |
Sachbearbeiter
5 |
0,083 |
|
Sachbearbeiter
5 |
0,121 |
Sachbearbeiter
6 |
0,096 |
|
Sachbearbeiter
6 |
0,121 |
Sachbearbeiter
7 |
0,02 |
|
Sachbearbeiter
7 |
0,102 |
Sachbearbeiter
8 |
0,088 |
|
Sachbearbeiter
8 |
0,165 |
Sachbearbeiter
9 |
0,027 |
|
Sachbearbeiter
9 |
0,146 |
|
|
|
||
gesamt: |
0,608 |
|
|
1,233 |
FBL |
|
FDL |
||
Person |
Stellenanteil |
|
Person |
Stellenanteil |
FBL 1 |
0,571 |
|
FDL 1 |
0,457 |
FBL 2 |
0,234 |
|
FDL 2 |
0,183 |
FBL 3 |
0,007 |
|
FDL 3 |
0,15 |
|
FDL 4 |
0,206 |
||
gesamt: |
0,812 |
|
FDL 5 |
0,348 |
|
|
|
FDL 6 |
0,37 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1,714 |
Wie aus den obigen
Tabellen zu erkennen ist, haben 9 Beschäftigte lediglich einen Bedarf von 0,0x
Stellenanteilen und weitere 9 Beschäftigte einen Bedarf von 0,1x
Stellenanteilen.
Da die oben
genannten Kolleginnen und Kollegen überwiegend aus anderen Fachdiensten kommen
und von daher komplett andere Aufgaben haben, können diese fachlich nicht zu
einer neuen Stelle zusammengeführt werden. Hiervon gibt es jedoch die
nachfolgend genannten Ausnahmen, die jedoch nicht durch Neueinstellungen,
sondern durch die aufgeführten Optimierungsmaßnahmen zum 01.01.2017 kompensiert
werden sollen:
Optimierungsmaßnahme |
Einsparpotenzial |
Reduzierung der Besetzung des Vorzimmers |
-0,5 |
Externe Vergabe der Aufgaben für die Fachkraft
für Arbeitssicherheit |
-0,088 |
Externe Vergabe der Herstellung von
Dienstausweisen sowie bereits umgesetzte vereinfachte Abrechnung von
Reisekosten über ein neues Softwaremodul |
-0,117 |
Gesamt: -0,705
Die oben genannten
geringen zusätzlichen Stellenanteile bei den Beschäftigten können also von 1,841 (0,608 + 1,233) Stellenanteilen
durch Optimierungsmaßnahmen auf 1,136
Stellenanteile reduziert werden.
Bei den
Fachbereichsleitungen stellt sich jedoch ein anderes Bild dar. Die den
Fachbereichsleitungen übertragenen Aufgaben können und sollen von keiner
zweiten Führungskraft durchgeführt werden, so dass eine Reduzierung dieser
Stellenanteile durch Neueinstellungen bzw. Optimierungsmaßnahmen nicht möglich
ist. Es verbleibt hier mithin ein nicht zu besetzender Stelleanteil von 0,812
Stellenanteilen. Die betroffenen Fachbereichsleitungen haben hierzu ihr
Einverständnis erklärt.
Bei den
Fachdienstleitungen stellt sich ebenfalls ein etwas differenzierteres Bild dar.
Hier liegen die Stellenbedarfe teilweise über dem Wert von 0,4, so dass eine
Aufgabenumverteilung grundsätzlich möglich ist.
Durch eine
ü
bereits
beschlossene Umsetzungsmaßnahme einer Beamtin (-0,25 Stellenanteile)
ü
die
Zusammenführung des Aufgabenbereichs „Versicherungswesen“ (-0,25 Stellenanteile) und
ü
die
unbefristete Einstellung des Systemadministrators (- 0,183 Stellenanteile)
können diese
Bereiche aber auch entlastet werden, so dass auch hier keine Neueinstellungen
zur Kompensation der kompletten Bedarfe angezeigt sind. Weitere
Entlastungsmaßnahmen in diesem Bereich sind aber durchaus noch notwendig.
Die Addition aller
oben genannten schwer zu besetzenden Stellenanteile ergibt den Wert von 4,367. Unter Berücksichtigung, dass bei
den Fachdienstleitungen neben den genannten Optimierungen noch weitere
Maßnahmen notwendig sind, um ein tragfähiges Maß zu erreichen, soll vorliegend
nur mit dem Wert von 4 nicht zu
besetzenden Stellen weitergearbeitet werden. Es muss an dieser Stelle aber noch
einmal betont werden, dass dieser Wert durch die oben genannten
Optimierungspotenziale (-1,388) wie
dargelegt gemindert wird.
Von den 9
Verwaltungsstellen, die nach der Stellenbemessung als Bedarf ermittelt worden
sind, können also nur 5 durch Neueinstellungen kompensiert werden. Die
Dienststelle und der Personalrat konnten sich in diesem Zusammenhang darauf
einigen, dass zusätzlich zu den von der Verwaltung bereits vorgeschlagenen 3
zusätzlichen Stellen die bereits im Stellenplan vorhandenen Springerstellen in
dauerhaft zu besetzende Stellen umgewandelt werden. Somit stünden die
benötigten 5 Stellen zu Verfügung, um den zu besetzenden Stellenbedarf der
Stellenbemessung abzudecken.
Die beiden
Springerstellen standen in der Vergangenheit zweckgebunden nur für
Krankheitsvertretungen sowie Vertretungen für Kolleginnen und Kollegen, die den
A II-Lehrgang besuchen, zur Verfügung. Bedarfe in diesen Bereichen werden
künftig außerhalb des Stellenplans (soweit die Haushaltsmittel zur Verfügung
stehen) durch befristete Arbeitsverhältnisse (vgl. § 5 Abs. 1 Gemeindehaushalts- und
-kassenverordnung - GemHKVO -) kompensiert.
Abschließend konnte
sich die Verwaltung mit dem Personalrat darauf verständigen, die Stellen der
Hausmeister um eine halbe Stelle zu erhöhen.
Wie in der
nachfolgenden Tabelle zu erkennen ist, konzentriert sich der Mehrbedarf gem.
Stellenbemessung insbesondere auf eine Hausmeisterstelle (Hausmeisterstelle 4).
Durch die zusätzliche halbe Stelle kann auch hier die größte Belastung
reduziert werden, so dass auch die Hausmeister zukünftig unter Setzung von
Prioritäten ihre Aufgaben schaffen können.
Name, Vorname |
wöchentl.
Arbeitszeit |
VZÄ-Anteil am
Produkt |
%Anteil am
Produkt |
KD VZÄ-Anteil am
Produkt |
Gesamt-VZÄ lt. Stbm. |
Differenz |
Hausmeister 1 |
39 |
1,00 |
100,00% |
1,00 |
1,046 |
0,046 |
Hausmeister 2 |
19,5 |
0,5 |
50,00% |
0,50 |
0,678 |
0,178 |
Hausmeister 3 |
39 |
1,00 |
100,00% |
1,00 |
1,186 |
0,186 |
Hausmeister 4 |
39 |
1,00 |
100,00 % |
1,00 |
1,573 |
0,573 |
Ergebnis |
3,500 |
4,484 |
0,984 |
Die in der letzten
Sitzung vorgetragenen Optimierungsvorschläge werden selbstverständlich
weiterhin verfolgt und nach Möglichkeit (für einige Vorschläge ist das
Einverständnis der politischen Gremien notwendig) auch umgesetzt. Es ist an
dieser Stelle aber wichtig zu betonen, dass die Optimierungsvorschläge zunächst
nicht bzw. nur im oben dargelegten Umfang zur Kompensation der Stellenbedarfe
benötigt werden.
Jede Umsetzung
einer Optimierungsmaßnahme erleichtert somit die Aufgabenwahrnehmung insgesamt.
Da in der Sitzung des AIZE vom 27.10.2016 erbeten wurde, die einzelnen
Optimierungsvorschläge ausführlicher zu erläutern, liegt dieser Vorlage eine
entsprechende Anlage mit ausführlicheren Erläuterungen bei.
Beschlussvorschlag:
Der Stellenplan
2017 wird beschlossen.