Sachverhalt:

Der Jahresabschluss 2011 wurde dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) im April 2016 vorgelegt. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 29.08.2016 beendet.

Gründe, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass

·              der Haushaltsplan und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,

·              bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und

·              sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und der Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellt.

Unter Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 15 und 16 des Prüfberichtes auf einige Fehler hin:

4.1 Verfügungsmittel

Das RPA kritisiert die Überschreitung des Haushaltsansatzes von 300,00 € um 626,70 € und weist daraufhin, dass dieses unzulässig ist. Eine Erhöhung der verfügbaren Verfügungsmittel hätte per Nachtragshaushaltssatzung erfolgen müssen. Der Hinweis ist korrekt. Allein 525,90 € dieser Überschreitung entstanden durch die Jahresabschlussfeier des Rates.

4.2 Wertberichtigungen von Forderungen

Nach Ansicht des RPA beinhaltet die Schlussbilanz zum 31.12.2011 auch Forderungen, deren Werthaltigkeit zumindest zweifelhaft erscheine, und dass diese außerplanmäßig abgeschrieben werden müssten. Der Hinweis ist grundsätzlich korrekt. Zur Zeit werden Forderungen nur dann abgeschrieben, wenn vorher eine förmliche Niederschlagung beschlossen wurde. Aufgrund der Vielzahl von nachzuholenden Jahresabschlüssen, dem Umstand, dass es sich regelmäßig um relativ kleine Beträge handelt und viele der angesprochenen „zweifelhaften“ Forderungen in den Folgeabschlüssen aufgrund bereits erfolgter Niederschlagungen sowieso abgeschrieben werden, wurde auf entsprechende Wertberichtigungen  verzichtet.

4.3 Geldtransitkonto

Diese Buchung stammt in der Tat aus der Zeit der Pilotphase des Doppikprojektes, als die Samtgemeinde und die Mitgliedsgemeinden noch kameral arbeiteten, im Programm-Hintergrund aber bereits doppische Buchungen „mitliefen“. Die angesprochene Buchung sollte dazu dienen, die liquiden Mittel der Gemeinde in die Eröffnungsbilanz 2004 zu transferieren. Bisher wurde kein gangbarer Weg gefunden, diese fehlerhafte Buchung aus dem System zu entfernen. Auf die Jahresabschlüsse und die Bilanzen der Gemeinde hat diese „Uralt-Buchung“ keinerlei Einfluss.

4.4 Zuordnung zum verbindlichen Kontenrahmen

In der Tat ist in der Vergangenheit der Sachkonten- und der Periodenzugehörigkeit nicht in jedem Fall die notwendige Sorgfalt gewidmet worden. Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten gelingt es leider auch nicht immer, alle Fehlbuchungen zu identifizieren und zu korrigieren. Abgesehen von den („maschinellen“) Buchungen der Abwasserabgabe (s.u.) wurden vom RPA 4 (!) falsch zugeordnete Aufwandsbuchungen identifiziert bzw. im Rahmen der Prüfungsarbeiten bemängelt. Bei insgesamt 497 Aufwandsbuchungen im Jahr 2011 entspricht das einer Fehlerquote von 0,8%.

Zur Abwasserabgabe: Die Bemerkung ist in formeller Hinsicht korrekt. Die Abwasserabgabe ist ein Entgelt, das rein rechtlich durch die Samtgemeinde erhoben wird. Da die Abwasserabgabepflichtigen gleichzeitig auch grundsteuerpflichtig gegenüber der jeweiligen Mitgliedsgemeinde sind, ist es seit Jahrzehnten üblich, diese Abgabe hilfsweise über die Gemeinde zu erheben. Dies vermeidet zum einen Irritationen beim "Bürger" und hat auch den praktischen Vorteil, dass beide Abgaben zusammen auf einem Grundbesitzabgabenbescheid ausgewiesen werden können. Hierdurch werden zusätzliche Bescheide vermieden. Da die Abwasserabgaben der Samtgemeinde (bzw. letztlich dann dem Landkreis) zustehen, handelt es sich bei der Gemeinde faktisch um durchlaufende Gelder, sind also nicht haushaltswirksam. Dadurch, dass die Weiterleitung der Erträge bei der Gemeinde auf der Sollseite des Kontos 332140 gebucht wird, wird genau diese Haushaltsunwirksamkeit erreicht. Bisher führte dieses jahrzehntelang ausgeübte Verfahren zu keinerlei Beanstandungen durch das RPA. Es ist vorgesehen, ab dem Veranlagungsjahr 2017 im entsprechenden Abgabenmodul der Finanzsoftware andere Buchungskonten zu hinterlegen, so dass die Finanzvorfälle dann auch technisch dem haushaltsunwirksamen Bereich zugeordnet werden.

4.5 Buchungssystematik

Die Kritik ist grundsätzlich berechtigt. Aufgrund der besonderen Umstände ist es aber für die weiter zurückliegenden Jahre derzeit schlicht nicht vermeidbar in einem zeitlich größeren Abstand Korrektur- und Abschlussbuchungen durchzuführen.

4.6 Periodengerechte Zuordnung

Hier gilt das unter 4.4 im ersten Absatz Geschriebene entsprechend.

Die Gemeinde hat im Jahr 2011 ein ordentliches Ergebnis von +47.963,02 € und ein außerordentliches Ergebnis von -7.826,57 € erzielt. Gemäß § 24 GemHKVO wird der Überschuss des ordentlichen Ergebnisses 2011 in Höhe von 7.826,57 € mit dem Fehlbetrag des außerordentlichen Ergebnisses 2011 verrechnet. Der verbleibende Betrag von 40.136,45 € ist der Rücklage aus ordentlichem Ergebnis zuzuführen.

Folgende überplanmäßige Aufwendungen entstanden 2011:

1. Budget 04: Für die City-Offensive 2011 ist ein gemeinsames Projekt mit allen Mitgliedsgemeinden in der Samtgemeinde Elbtalaue erarbeitet und beim Land Niedersachsen eingereicht worden. Der Wettbewerbsbeitrag wurde am 20. Dezember 2010 vom Land Niedersachsen mit einem Gewinn ausgezeichnet. Es wurde versäumt, den Eigenanteil von 500 € der Gemeinde Zernien im Rahmen der Haushaltsplanung zu berücksichtigen. Am 20.01.2011 beschloss der Rat, sich an der City-Offensive zu beteiligen (TOP 5).
2. Budget 05: Nach der Aufgabe der bestehenden Arztpraxis wurden Anstrengungen unternommen, einen neuen Allgemeinmediziner zur Ansiedlung in Zernien zu bewegen. Im Deutschen Ärzteblatt wurde eine „Suchanzeige“ für 672,35 € aufgegeben. Am 25.08.2011 (TOP 8) hat der Rat der Gemeinde Zernien dann beschlossen, die Ansiedlung eines Arztes für Allgemeinmedizin mit der Erstattung von notwendigen Umzugskosten in Höhe von maximal 5.000,00 € zu fördern und die Mittel außerplanmäßig bereitzustellen. Darüber hinaus ist noch ein anteiliger Betrag von 502,83 € für das o.g. Inserat in der Deutschen Ärztezeitschrift zu genehmigen.
3. Budget 11: Mehraufwand entstand insbesondere für Ehrungen und Jubiläen (Ansatz: 1.400 €, Ergebnis: 1.865,66 €).
4. Budget 12: Die zwingend erforderlich Bekanntmachung der Neufassung der Vergnügungssteuersatzung kostete 1.168,04 €. Dieser Aufwand war nicht eingeplant und konnte nur anteilig durch Einsparungen an anderer Stelle des Produktes aufgefangen werden.
5. Budget 20: Aus der Ausschreibung und Neuvergabe der Strom-Konzessionsverträge resultierten Bekanntmachungskosten in Höhe von 37,60 €. Im Rahmen der Haushaltsplanung war es versäumt worden, hierfür einen Ansatz einzustellen.
6. Budget 31: Im außerordentlichen Ergebnis entstand Aufwand i. H. v. 5.589,22 € aus der Veräußerung von Grundstücken (Buchverluste; Differenz zw. Verkaufspreis und Bilanzwert). Dieser Aufwand konnte nur teilweise durch Einsparungen an anderen Stellen des Budgets ausgeglichen werden, so dass eine Restbetrag von 1.617,53 € überplanmäßig bereitgestellt werden muss.

Beschlussvorschlag:

a) Der Rat beschließt die Jahresrechnung 2011 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt dem

Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2011.

b) Der Überschuss des ordentlichen Ergebnisses wird anteilig in Höhe von 40.136,45 € der Rücklage aus  dem ordentlichen Ergebnis zugeführt.

c) Die über- bzw. außerplanmäßigen Aufwendungen im Budget 04 (500,00 €), Budget 05 (502,83 €), Budget 11 (513,05 €), Budget 12 (534,49 €), Budget 20 (37,60 €) und Budget 31 (1.617,53 €) werden genehmigt.