Sachverhalt:

Personalbedarf im Rahmen der Stellenplanberatungen für das Haushaltsjahr 2023

Humanressourcen gelten als wichtiger Erfolgsfaktor einer Verwaltung, aber auch als nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. So muss auch die Samtgemeinde Elbtalaue jedes Jahr einen beträchtlichen Teil ihrer Einnahmen für das Personal aufwenden. Aus diesem Grund ist es nicht nur für Politik und Verwaltungsvorstand essentiell, die Entwicklungen des Stellenplans im Auge zu behalten.

Entwickelt sich die Anzahl der Stellen nach oben, gerät die Verwaltung sehr schnell in Erklärungsdruck, denn der Vorwurf einer ineffektiven und ineffizienten Aufgabenerledigung ist immer schnell erhoben. Es ist daher unabdingbar, bei steigenden Stellenzahlen nach den konkreten Gründen zu suchen und für Entscheidungen auf möglichst objektive Daten zurückgreifen zu können.

Der Rat der Samtgemeinde Elbtalaue hatte daher in seiner Sitzung am 20.05.2014 beschlossen, für die Kernverwaltung eine neue Stellenbemessung und –bewertung durchzuführen.

Grundlage des Beschlusses war die Erkenntnis, dass die öffentliche Verwaltung unter anderem dann wirtschaftlich arbeitet, wenn ausschließlich notwendige Stellen gebildet werden. Eine der häufigsten Fragestellungen der Arbeitsorganisation ist deshalb, die angemessene Arbeitsmenge für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und den Stellenbedarf der jeweiligen Organisationsarbeit zu bestimmen. Dies gilt für alle Bereiche der Kommunalverwaltung.

Es lag aber auch im Interesse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, den Stellenbedarf möglichst objektiv festzustellen, etwa um eine Überforderung auf Dauer auszuschließen. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird aufgrund einer methodischen, sachgerechten Stellenbemessung deutlich, wie sie hiernach ihre Arbeit zweckmäßigerweise einzuteilen haben und mit welcher Intensität die einzelnen Arbeiten vernünftigerweise zu erledigen sind.

Mit Datum vom 02.02.2016 wurden dem Ausschuss für interkommunale Zusammenarbeit, Finanzen, Controlling, Personal und Tourismus (AIZE) im Rahmen einer Präsentation des durchführenden Unternehmens NSI-Consult die Ergebnisse der Stellenbemessung mitgeteilt. Insgesamt konnte ein Stellenmehrbedarf in Höhe von 10 Stellen (8 Stellen Verwaltung, eine Stelle Systemadministrator, ca. 1 Stelle Hausmeister) festgestellt werden.

Die von NSI-Consult ermittelte Stellenanzahl in Höhe von 10 war daher der objektive Mehrbedarf, der zur Bewältigung der seinerzeit vorliegenden Aufgaben zu den damaligen Rahmenbedingungen feststand.

Von den objektiv benötigten 10 zusätzlichen Stellen wurden jedoch nur 5,5 Stellen (4 Stellen Verwaltung, eine Stelle Systemadministrator, 0,5 Stellen Hausmeister) nachbesetzt und entsprechend im Stellenplan abgebildet

Es muss daher festgehalten werden, dass die Kolleginnen und Kollegen der Samtgemeinde Elbtalaue seit der durchgeführten Stellenbemessung 4,5 Stellen durch Engagement, Prioritätensetzung und ständige Effizienzsteigerungen kompensiert haben.

Der Umfang des Stellenplans ist in den letzten 12 Jahren dennoch um ca. 18 Stellen gestiegen. Wie die Darstellung unten zeigt, ist dies aber in erster Linie weiteren Aufgabenzuweisungen an die Samtgemeinde geschuldet, die überwiegend nicht im Kernbereich der Verwaltung zu verorten sind:

In der oben dargestellten Entwicklung des Stellenplans wird deutlich, dass die Kernverwaltung der Samtgemeinde Elbtalaue in diesen Jahren im reinen Verwaltungsbereich lediglich die 4 zusätzlichen Verwaltungsstellen aus der Stellenbemessung (siehe Jahr 2017) erhalten hat.

Die Zunahme an Verwaltungsaufgaben in den vergangenen Jahren zeigt jetzt aber, dass die Samtgemeinde Elbtalaue mit dem aktuellen Personalumfang in Zukunft nicht mehr alle Aufgaben erledigen können wird. Eine mittlerweile kaum noch zu durchschauende Anzahl von Förderprogrammen, meist mit sehr kurzer Fristsetzung für deren Umsetzung und Abarbeitung, zahlreiche Krisen der letzten Jahre (Hochwasser, Flüchtlingskrise 2015, Corona-Pandemie ab Ende 2019, Ukraine-Konflikt seit Februar 2022) sowie weitere Vorgaben des Gesetzgebers wie dem Online-Zugangs-Gesetz, der Datenschutzgrundverordnung, dem Digitalpakt für die Schulen, der IT-Sicherheit etc. verlangen nach weiterem gut ausgebildetem Personal. Es muss daher im Rahmen des Stellenplans 2023 auch wieder über eine Ausweitung der Stellenkapazitäten im Bereich der Kernverwaltung gesprochen werden.

Um die Dramatik dieser allgemeinen Entwicklung zu verdeutlichen, sei ein Blick auf den Stellenplan des Landkreises Lüchow-Dannenberg für das Jahr 2022 gestattet. Dieser hat gegenüber dem Jahr 2021 um 62,09 Vollzeitstellen zugenommen. Auch wenn es dort durch die Wiedereingliederung des Gesundheitsamtes in den eigenen Bereich einen Sondereffekt von 13,13 Stellenanteilen gibt, so bleibt doch ein beträchtlicher Anteil für andere Aufgabenfelder übrig. Es zeigt sich daher nicht nur bei der Samtgemeinde Elbtalaue ein deutlicher Mehrbedarf an qualifizierten Verwaltungspersonal, um die aktuellen und kommenden Aufgaben bewältigen zu können.

Am 17.05.2022 hat daher im Hause der Samtgemeinde Elbtalaue eine Besprechung des Verwaltungsvorstandes mit allen Fachbereichsleitungen, dem Personalratsvorsitzenden und der Gleichstellungsbeauftragten stattgefunden, um den Personalbedarf für den Stellenplan 2023 zu erörtern und zu benennen.

Bei der Diskussion hatten alle Beteiligten selbstverständlich den eingangs erwähnten Wirtschaftlichkeitsgrundsatz jederzeit im Blick. Es galt aber auch zu berücksichtigen, dass eine dauerhafte Überforderung der Kolleginnen und Kollegen auf jeden Fall vermieden werden muss. Da dem Verwaltungsvorstand mittlerweile mehrere Überlastungsanzeigen vorliegen, liegt die Erkenntnis vor, dass die vorliegende Arbeitsmenge bei einigen Kolleginnen und Kollegen nicht mehr angemessen ist. Zur Vermeidung von krankheitsbedingten Ausfällen ist es daher unabdingbar, den Stellenumfang an den Arbeitsumfang anzupassen und den Stellenplan neu zu justieren.

Die Ergebnisse werden in der folgenden Tabelle erläutert. Hierbei wird nicht nur der numerische Stellenbedarf an sich, sondern auch die geplante Eingruppierung, Art der Stelle sowie der Grund des Mehrbedarfs dargestellt:

Gesamt:                   10,6 Stellen

Die oben erläuterten Stellen zeigen aus Sicht der Samtgemeinde Elbtalaue den Mindestbedarf auf, der zur Bewältigung der aktuellen und zukünftigen Aufgaben zwingend notwendig ist.

Es ist daher das Ziel, den Mehrbedarf an Stellen im Rahmen der Stellenplanberatungen für das Haushaltsjahr 2023 zu diskutieren. Die Daten werden den Mitgliedern des Ausschusses für interkommunale Zusammenarbeit, Finanzen, Controlling, Personal und Tourismus (AIZE) der Samtgemeinde Elbtalaue absprachegemäß jedoch bereits jetzt bekanntgegeben und erläutert, damit die Thematik bis zu den Stelleplanberatungen ausführlich in den Fraktionen beraten werden können.

Durch das zusätzliche Personal würden jährliche Mehrkosten in Höhe von ca. 550.000 Euro entstehen.

Der Personalrat wird unter anderem diesen Personalbedarf auch in einer Besprechung mit der Vorsitzenden der Fraktionen und Gruppen im Rat der Samtgemeinde Elbtalaue am 17.06.2022 erörtern.