Sachverhalt:
Der
Jahresabschluss 2020 wurde im September und Oktober 2021 vom
Rechnungsprüfungsamt (RPA) geprüft.
Gründe,
die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das
Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG,
dass
· der Haushaltsplan und die
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,
· bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den
Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach
den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden
Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist
und
· sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden,
Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen
enthalten sind und der Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Ertrags-
und Finanzlage darstellt.
Unter
Ziffer 4 gibt das RPA auf den Seiten 11 bis 14 des Prüfberichtes einige
Hinweise. Hierzu wird wie folgt Stellung genommen:
4.1
Aufbau eines kommunalen Vertragsregisters: Der Hinweis wird zur Kenntnis
genommen. Die Verträge der Gemeinde mit einer (länger) andauernden Wirkung sind
im Wesentlichen auf den Immobilienbereich (Vermietung/Verpachtung, Strombezug
usw.) beschränkt. Der Strombezug z. B. wird seit längerem regelmäßig
ausgeschrieben. Wirtschaftliche Vorteile bzw. die angesprochene Minimierung von
Risiken durch ein derartiges Register sind nicht ersichtlich.
4.2
Übertragung von Haushaltsresten: Es wird bemängelt, dass es für die Übertragung
von Haushaltsresten keine ausreichenden Begründungen genannt werden. Der
Hinweis wird zur Kenntnis genommen und künftig ausführlicher begründet.
4.3
Erstellung von Zuwendungsbescheiden: Das RPA empfiehlt, bei jährlich
wiederkehrenden Zuschüssen über 2.000 € (SV Zernien) auch mit
Zuwendungsbescheiden zu arbeiten. Gerade wenn es jährlich gezahlt wird, sollte
gegenüber dem Zuwendungsempfänger auch deutlich werden, dass durch die
jährlichen Zahlungen kein Dauer-Anspruch besteht. Der Hinweis wird zur Kenntnis
genommen.
4.4 Auftragsvergaben: Kritisiert wird, dass
bei der Angebotsabfrage für die Beschaffung von Leuchtmitteln nicht Preise für
identische Produkte abgefragt wurden. Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen.
Zudem
wird bemängelt, dass bei der Vergabe von Architektenleistungen der
Vergabevermerk fehlt. In diesem Fall war explizit mit dem RPA abgestimmt, dass
bei Bauvorhaben bis Leistungsphase 3 weiterhin freihändig vergeben werden kann.
Hintergrund ist, dass zunächst eine Klärung über Raumbedarf, ein Entwurf und
eine Kostensicherheit entstehen muss. Hiernach wurde nach
Unterschwellenvergabeordnung eine Ausschreibung durchgeführt.
4.5
Inventur: Nach § 40 Abs. 1 KomHKVO kann auf eine körperliche Bestandsaufnahme
(Inventur) zum Abschlusstag, außer bei Vorräten, verzichtet werden, wenn anhand
vorhandener Verzeichnisse der Bestand an Vermögensgegenständen nach Art, Menge
und Wert festgestellt werden kann (Buchinventur). Da die Gemeinde über keine
Vorräte verfügt, ist eine körperliche Bestandsaufnahme nicht zwingend
vorgeschrieben. Der Hinweis, zur Überprüfung der Werte eine stichprobenartige
körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen, erscheint sinnvoll. Da zum Jahresende 2021
ein Wechsel in der Führung der Gemeinde stattfand, wird vorgeschlagen, die
Überprüfung im Jahr 2022 vorzunehmen.
Die Gemeinde hat im
Jahr 2020 ein ordentliches Ergebnis von + 95.878,53 € und ein außerordentliches
Ergebnis von +7.426,02 € erzielt. Die
Überschüsse sind gem. § 110 Abs. 6 NKomVG den jeweiligen Überschussrücklagen
zuzuführen.
Beschlussvorschlag:
a) Der
Rat beschließt den Jahresabschluss 2020 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt
dem Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2020.
b) Der
Überschuss des ordentlichen Ergebnisses 2020 wird der Rücklage aus dem
ordentlichen Ergebnis zugeführt.
c) Der
Überschuss des außerordentlichen Ergebnisses 2020 wird der Rücklage aus dem
außerordentlichen Ergebnis zugeführt.