Sachverhalt:

Die Jahresrechnung 2019 wurde im Oktober 2020 vom Rechnungsprüfungsamt (RPA) geprüft.

Gründe, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass

·              der Haushaltsplan und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,

·              bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und

·              sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und der Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellt.

Unter Ziffer 4 gibt das RPA auf den Seiten 11 bis 14 des Prüfberichtes einige spezielle Hinweise:

4.1 Aktivierung von geleisteten Investitionszuweisungen und -zuschüssen

ES wird bemängelt, dass ein im Jahr 2011 an die Spritzenhaus Breselenz GbR gewährter Zuschuss in Höhe von 1.000 € für den Grunderwerb des gleichnamigen Gebäudes nicht abgeschrieben wird.

Gemäß dem bis 2016 geltenden § 42 GemHKVO sind von der Gemeinde an Dritte geleistete Zuweisungen für Investitionen grundsätzlich zu aktivieren und planmäßig abzuschreiben. Dieses ist in der Vergangenheit auch regelmäßig geschehen. Zwischen der Verwaltung und dem RPA bestand in der Vergangenheit allerdings ein Dissens über die Auslegung und Anwendung dieser Vorschrift. Der Prüfer vertrat die Ansicht, dass eine Investitionszuweisung unabhängig von den tatsächlichen Gegebenheiten nur dann vorliegt, wenn eine schriftliche (!) Gegenleistungsverpflichtung des Empfängers in Form eines Vertrages oder eines Zuwendungsbescheides existiert. Zudem habe sich die Dauer der Abschreibung an der Zweckbindungsfrist des jeweiligen Zuwendungsbescheides (o.ä.) zu orientieren, unabhängig vom Gegenstand der Förderung.

Nach Ansicht der Verwaltung kann diese strikte Rechtsauffassung des RPA den bis 2017 geltenden Rechtsvorschriften nicht entnommen werden. Ein Schriftformerfordernis ist dort nicht verankert. Die vom Innenministerium eingesetzte AG Doppik hält eine schriftliche Fixierung lediglich für zweckmäßig. Bei Zuweisungen der Gemeinde an örtliche Organisationen war es regelmäßig nie erforderlich, formelle Förderbescheide zu erlassen, da die „Vor-Ort-Kontrolle“ über die Verwendung durch den Rat und den Bürgermeister stets gegeben war und ist. Ferner hat die Gemeinde die planmäßige Abschreibung stets am Gegenstand der Förderung bemessen und nicht an formellen schriftlichen Zweckbindungsfristen. Im vorliegenden Fall wurde Grunderwerb gefördert. Da sich Grundstücke regelmäßig nicht verbrauchen, werden sie üblicherweise nicht abgeschrieben. So hat die Gemeinde auch die Zuweisung zum Grunderwerb nicht abgeschrieben.

Mittlerweile ist aber eine neue Rechtslage eingetreten, so dass die genannte Investitionszuweisung zum Erwerb eines Grundstückes doch abzuschreiben ist. Aufgrund der Besonderheit dieses Altfalles wurde sich mit dem RPA verständigt, hierfür einen Zeitraum von 25 Jahren mit einem jährlichen Abschreibungsbetrag von 40 € vorzusehen.

4.2 Jahresabschlussfeier

Um das ehrenamtliche Engagement der Ratsmitglieder und anderer Personen, die sich besonders für die Gemeinde eingesetzt und den Bürgermeister bei der Arbeit im Laufe des Jahres unterstützt haben, zu würdigen, richtete die Gemeinde eine Jahresabschlussfeier aus. Neben den genannten Personen wurden auch noch die Spielkreisbetreuerinnen - in Anerkennung ihrer für die Kinder der Gemeinde geleisteten Arbeit - eingeladen. In Ermangelung einer gastronomischen Lokalität fand die Feier im Hause des Bürgermeisters statt. Diese verursachte 608,00 € Aufwand. Das RPA kritisiert in diesem Zusammengang folgendes:

-       Da die Abschlussfeier 2019 erst am 03.01.2020 stattfand, hätte die Rechnung für das Essen nicht direkt als Aufwand 2019 gebucht werden dürfen, stattdessen hätte man eine entsprechende Rückstellung bilden können/sollen.

Der Hinweis ist formal korrekt, hätte aber am Ergebnis für das Jahr 2019 nichts geändert.

-       Für die Bewirtung der Eingeladenen wurden Getränke aus dem Privatbestand des Bürgermeisters entnommen. Hierfür erhielt er eine pauschale Erstattung in Höhe von 150,00 €. Dieser Betrag sei nicht durch entsprechende Einkaufsquittungen belegt.

Das Wesen einer pauschalen Entschädigung liegt darin, Einzelbeträge nicht detailliert nachweisen zu müssen. Im vorliegenden Fall handelt es sich um eine jahrelang geübte Praxis, die zudem zweckmäßig ist. Alle anderen denkbaren Verfahrensweisen wären mit zusätzlichem Arbeits- und Abrechnungsaufwand verbunden.

-       Die Höhe der Gesamtaufwendungen für die Feier steht nicht im angemessenen Verhältnis zum beabsichtigten Nutzen und liegt deutlich über denen anderer Kommunen im Kreisgebiet.

Die Frage, ab wann ein Aufwand nicht mehr in einem angemessen Verhältnis zu einen angestrebten Nutzen steht, ist bei der derartigen „Anerkennungsleistungen“ nicht objektiv zu beantworten. Das kann allenfalls subjektiv eingeschätzt werden. Eine Anerkennung guter Leistungen der Spielkreisbetreuerinnen durch die Arbeitgeberin (Gemeinde) verbessert das Arbeitsklima und führt zu zufriedenen Beschäftigten, was wiederum die Arbeitsleistung fördert bzw. auf hohem Niveau hält und u. U. krankheitsbedingte Ausfallzeiten minimiert. Dieser Nutzen ist schwerlich monetär zu bemessen.
Auch die Würdigung ehrenamtlichen Engagements kann kaum einer Kosten-Nutzen-Analyse unterworfen werden. Jede Arbeitsstunde, die ein/e Bürger/in unentgeltlich erbringt, mindert den Unterhaltungsaufwand. Im Vergleich zu einer Beauftragung der Kommunalen Dienste Elbtalaue ergibt sich eine Einsparung in Höhe von 42,48 € pro Stunde (bezogen auf 2019). Im Verhältnis zu den Gesamtaufwendungen des Jahres 2019 ist Jameln die Gemeinde mit den drittniedrigsten Unterhaltungsaufwendungen innerhalb der Samtgemeinde Elbtalaue. Aus Sicht der Gemeinde ist somit jeder Euro, der ehrenamtliches Wirken in der Gemeinde fördert, gut angelegtes Geld.

4.3 Pauschalentschädigungen

Die „Pauschalentschädigung“ 2019 wurde bereits im Mai 2019 zur Auszahlung angeordnet, also bevor die Gemeinde den Prüfhinweis erhielt. Die Forderungen des RPA konnten zeitlich erst im Folgejahr umgesetzt werden.

4.4 Auftragsvergaben

Grundsätzlich werden vor jeder wesentlichen Auftragsvergabe – sofern nicht ausgeschrieben wird – Vergleichsangebote eingeholt. In den genannten Fällen unterblieb das aus folgenden Gründen:

-       Architektenleistung: Es handelte sich um den Direktauftrag zur Erarbeitung eines Nutzungskonzepts und räumlichen Masterplans für die Kultur- und Begegnungsstätte Jameln-Breselenz als Vorbereitung für eine spätere Architektenausschreibung. Zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe lagen noch überhaupt keine Daten für eine Ausschreibung bzw. Angebotseinholung vor, da diese erst durch den Architekten erarbeitet werden mussten. Das derartige vorbereitenden Architektenaufträge ohne Angebotseinholung vergeben werden ist üblich und generell akzeptiert.

-       Baumfällung: Aufgrund einer akuten Gefährdungslage mussten im Ortsteil Platenlaase Straßenbäume gefällt werden. Wegen der Eilbedürftigkeit erfolgte eine telefonische Angebotsabfrage. Da nur ein Unternehmer ein Angebot abgab, wurde auf die Erstellung eines Vergabevermerkes verzichtet.

-       Leerrohre für Glasfaserkabel: Im Zuge laufender Glasfaser-Verlegearbeiten durch die Breitbandgesellschaft mussten zeitnah – um Verzögerungen der Verlegearbeiten zu vermeiden – Leerrohre an zwei Brücken der Gemeinde in Breselenz und Platenlaase montiert werden. Die Maßnahme erfolgte für die Breitbandgesellschaft und die Aufwendungen hierfür wurden der Gemeinde erstattet.

-       Brückengeländer: Neben der Erneuerung des Geländers der Brücke über den Breselenzer Bach im Bereich Dobro/Zieleitz beinhaltet die Rechnung auch einen Betrag für die Reparatur eines Buswartehäuschen in Jameln. Bei einem derart niedrigen (Bagatell-) Betrag wären die Kosten für ein förmliches Vergabeverfahren höher als die denkbaren Einsparungen und somit unwirtschaftlich.

Die Gemeinde hat im Jahr 2018 ein ordentliches Ergebnis von +31.134,84 € und ein außerordentliches Ergebnis von +5.878,36 € erzielt. Die Überschüsse sind gemäß § 110 Abs. 6 NKomVG den jeweiligen Überschuss-Rücklagen zuzuführen.

Beschlussvorschlag:

a) Der Rat beschließt den Jahresabschluss 2019 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt dem Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2019.

b) Der Überschuss des ordentlichen Ergebnisses in Höhe von 31.134,84 € wird der Rücklage aus dem ordentlichen Ergebnis zugeführt.

c) Der Überschuss des außerordentlichen Ergebnisses in Höhe von 5.878,36 € wird der Rücklage aus dem außerordentlichen Ergebnis zugeführt.