Sachverhalt:
Der
Jahresabschluss 2018 wurde im Oktober 2019 fertiggestellt und dem
Rechnungsprüfungsamt (RPA) prüfbereit gemeldet. Die Prüfung des Abschlusses
wurde am 04.12.2019 beendet.
Gründe,
die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das
Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG,
dass
· der Haushaltsplan und die
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,
· bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den
Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach
den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden
Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist
und
· sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten,
Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und der
Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellt.
Unter
Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 12 bis 18 des Prüfberichtes auf einige
„Fehler“ hin. Hierzu wird wie folgt Stellung genommen:
Zu 4.1
Anlagen im Bau:
Der
Hinweis, dass sich die noch nicht fertig gestellten Anlagen im Bau aufgrund der
langen Zeitdauer abgenutzt haben und demzufolge der Abschreibung unterliegen
sollten, ist nur teilweise berechtigt.
Im
Einzelnen:
STR0000034110
Am Fischteich, Straße 1996 (7.599,47 €):
Bei der
Anlage im Bau „Am Fischteich, II. BA“ handelt es sich um den mit „Haselbrink“
bezeichneten Straßenteil. Dieses Teilstück ist bisher nicht fertig
ausgebaut. Es wurde bisher erst die
Tragschicht hergestellt (Baustraße). Nach Auffassung des Niedersächsischen
Landesrechnungshofs (Bilanzierung des Straßenvermögens im kommunalen
Jahresabschluss, 05.08.2019, 10712/6.2-1/2018, S. 16 – 17) ist selbst bei einem
derartigen Sonderfall „die Straße unter „Anlagen im Bau“ anzusetzen, erst nach
dem Aufbringen der Oberflächenbefestigung als fertiggestellt anzusehen und ab
diesem Zeitpunkt mit dem Abschreibungslauf zu beginnen.“ Eine vorzeitige
Abschreibung dieses Vermögensgegenstandes ist daher nicht vorzunehmen.
STR0000034111
Am Fischteich, RW-Kanal 1996 (12.257,00 €):
Im Zuge
der Herstellung der Baustraße (s.o.) wurde zweckmäßigerweise auch bereits die
Rohre und Anschlüsse für die spätere Regenwasserentsorgung („RW-Kanal“)
verlegt. Die Teileinrichtung unterliegt aber noch nicht der Abnutzung, weil
aufgrund des fehlenden Endausbaues der Fahrbahn noch kein Wasser ein- bzw.
abgeleitet wird. „Nach DIN 50320 ist Verschleiß der fortschreitende
Materialverlust aus der Oberfläche eines festen Körpers, hervorgerufen durch
mechanische Ursachen, d.h. Kontakt und Relativbewegung eines festen, flüssigen
oder gasförmigen Gegenkörpers.“ Und: „Im Falle der Abwasserkanäle findet der
Verschleiß im Bereich der benetzten Rohrinnenfläche und hier vorwiegend im
Sohlenbereich statt. Er ist durch einen Materialabtrag (Abrieb) meßbar und
führt zu einer Erhöhung der Wandrauheit und im Extremfall zu einer Zerstörung
der Rohre.“ (Quelle: Instandhaltung von Kanalisationen / Prof. Dr.-Ing. D.
Stein, Dipl.-Ing. R. Stein (Hrsg. 1998) (2004), Download am 28.04.2020 unter
https://www.unitracc.com/know-how/fachbuecher/instandhaltung-von-kanalisationen/schaeden-schadensursachen-schadensfolgen/mechanischer-verschleiss).
Eine vorzeitige Abschreibung dieses Vermögensgegenstandes ist daher ebenfalls
nicht vorzunehmen.
STR0000034112
Am Fischteich, Str.Einläufe 1996 (3.780,98 €):
Hier
gilt das Vorstehende.
STR0000034113
Am Fischteich, Str.beleuchtung 2003 (2.040,38 €):
Da
diese Teileinrichtung fertiggestellt ist und „benutzt“ wird, ist die Anlage
nachträglich abzuschreiben.
STR0000037703
Leuchten, Wiesengrund (350,16 €):
Es
handelt sich um die Verlängerung einer Stromleitung zum Anschluss einer
weiteren Leuchte. Die Leuchte sollte installiert werden, sofern der Anlieger
sich an den Kosten hierfür beteiligt. Eine Einigung hierüber kam nicht
zustande, so dass mit der Leuchten-Aufstellung nicht mehr zu rechnen ist. Diese
Teileinrichtung ist daher komplett abzuschreiben bzw. auszubuchen.
STR0000038310
WiW Redemoißel 2008 (572,31 €):
Für den
geplanten Ausbau mehrerer Wirtschaftswege („WiW“) wurden 2008 Fördermittel
beantragt. Für die Antragstellung mussten Planunterlagen eingereicht werden.
Diese wurden durch ein Ingenieurbüro erarbeitet und zunächst als „Anlagen im
Bau“ gebucht, da es sich um Nebenkosten der zukünftigen Herstellung handelte.
Für den Wirtschaftsweg WZ 70 erhielt die Gemeinde allerdings keine
Fördermittel, so dass der geplante Ausbau unterblieb. Die genannte Anlage ist
somit in voller Höhe außerordentlich abzuschreiben. Dieses wird im Rahmen des
Jahresabschlusses 2019 nachgeholt.
STR0000070051
Am Sonnenhang, Straße 2004 (114.725,08 €):
S.
Ausführungen zu STR0000034110.
STR0000070061
Am Sonnenhang, Str.beleuchtung 2004 14 14.471,82 €
Da
diese Teileinrichtung fertiggestellt ist und „benutzt“ wird, ist die Anlage
nachträglich abzuschreiben.
Zu 4.2
Doppelzahlungen:
Die
genannte Abschlagsrechnung ging am 12.11.2018 bei der Verwaltung ein und wurde
am 21.11.2018 bezahlt (die im Prüfbericht genannten Zahlungsdaten sind nicht
korrekt). Die Schlussrechnung wurde von der Firma bereits am 23.11.2018
ausgestellt und enthielt somit nicht die Zahlung des Abschlages, so dass der
Gesamtrechnungsbetrag als noch offen ausgewiesen wurde. Bei der Prüfung der Rechnung
wurde dieser Umstand nicht erkannt, so dass die Auszahlung des
Gesamtrechnungsbetrages angeordnet wurde. Die Doppelzahlung wurde erst Anfang
des Folgejahres entdeckt und von der Firma erstattet.
Zu 4.3
Aktivierung von geleisteten Investitionszuweisungen und -zuschüssen:
a) IV-ZUW0000000004 „Schützenverein
Gülden 2008“: Es handelt sich um eine Zuweisung zum Erwerb eines Grundstücks.
Aufgrund der zum Aktivierungszeitpunkt geltenden Gemeindehaushalts- und
Kassenverordnung wurde diese Zuweisung nicht abgeschrieben. Mittlerweile ist
aber eine neue Rechtslage eingetreten, so dass die genannte
Investitionszuweisung zum Erwerb eines Grundstückes doch abzuschreiben ist.
Dieses wird im Jahresabschluss 2019 nachgeholt.
b) IV-ZUW0000000057 „Grunderwerb
Winterhoff, Ausgleichsfläche“: Die falsche Zuordnung dieses immateriellen
Vermögensgegenstandes wird, wie vom RPA vorgeschlagen, im Jahresabschluss 2019
korrigiert.
Zu 4.4
Zahlung von geleisteten Zuweisungen und Zuschüssen:
Wie im
Prüfbericht bereits geschrieben, ist es beabsichtigt, künftig auch bei den seit
vielen Jahren gezahlten laufenden Zuschüssen an den Trägerverein Waldbad und
den SV Zernien schriftliche Zuwendungsbescheide zu erstellen.
Zu 4.5
Wertberichtigung von Forderungen:
Hier
gibt es unterschiedliche Auffassungen zwischen Rechnungsprüfungsamt und der
Samtgemeinde, ab welchem Zeitpunkt Forderungen als zweifelhaft zu bewerten und
abzuschreiben sind. Das bisherige Verfahren zur Ermittlung eventueller
Wertberichtungen von Forderungen wird weiterhin als ausreichend erachtet.
Trotzdem wird zukünftig aufgrund des Hinweises des Rechnungsprüfungsamtes,
soweit möglich, ein noch strengerer Maßstab angesetzt. Die Samtgemeinde
bevorzugt diese individuelle Betrachtung der einzelnen Fälle, eine pauschale
Wertberichtigung erscheint nicht erforderlich. Aufgrund der persönlichen
Kenntnis der Mehrzahl der in Frage kommenden Fälle werden die Forderungen, auch
ältere, Stück für Stück beigetrieben, so dass hier kein weiterer
Wertberichtigungsbedarf besteht, zumal der Prüfer selbst von „geringem Umfang“
spricht.
Zu 4.6
Versicherungsleistungen:
Wie
bereits vom RPA geschrieben, ist es beabsichtigt die Ausschreibung im Jahr 2020
vorzubereiten bzw. durchzuführen. Es ist nach wie fraglich ob bei
Versicherungsaufwendungen von 1.692,74 € im Jahr 2018 die evtl. möglichen
Einsparungen nach einer Ausschreibung in einem angemessenen Verhältnis zu den
Kosten des Verfahrens stehen.
Zu 4.7
Geldtransitkonto:
Es wird
auf die Ausführungen des RPA und die Stellungnahme der Verwaltung zum
Jahresabschluss 2017 verwiesen.
Zu 4.8
Barzahlungen:
Der
Hinweis wird zur Kenntnis genommen.
Zu 4.9:
Auftragsvergaben:
In der
Regel werden seitens der Verwaltung immer mindestens drei Vergleichsangebote
eingeholt. Zur Dokumentation der Vergaben wird seit 2017 ein vom
Rechnungsprüfungsamt zur Verfügung gestelltes Muster verwendet. Es wird großes
Augenmerk darauf verwendet, Vergabefehler zukünftig zu vermeiden.
Beschlussvorschlag:
a) Der
Rat beschließt den Jahresabschluss 2018 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt
dem
Bürgermeister
Entlastung für das Haushaltsjahr 2018.
b) Der
Überschuss des ordentlichen Ergebnisses 2018 wird der Rücklage aus dem
ordentlichen Ergebnis zugeführt.