Sachverhalt:

Der Jahresabschluss 2017 wurde dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) im Mai 2018 vorgelegt. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 31.01.2020 beendet.

Die Gemeinde hat im Jahr 2017 ein ordentliches Ergebnis von 22.000,51 € und ein außerordentliches Ergebnis von -1.463,62 € erwirtschaftet. Dies führt, dem entsprechenden Ratsbeschluss vorausgesetzt, zu einer Reduzierung der doppischen Fehlbeträge auf 191.537,15 €.

Gründe, die einer Entlastung der Bürgermeisterin entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass
-              der Haushaltsplan und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,
-              bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des
                kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und
                Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen
                Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und
-              sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge,
                Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und die Jahresabschlüsse die
                tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellen.

Unter Ziffer 4 gibt das RPA auf der Seite 15 ff. des Prüfberichts Hinweise, Empfehlungen und Prüfbemerkungen bezüglich des Jahresabschlusses:

4.1 Bestände auf dem Eröffnungsbilanzkonto

Hier bemängelt das RPA, dass das Eröffnungsbilanzkonto (Sachkonto 800001) derzeit einen Saldovortrag und einen ebenso hohen Jahresendsaldo von 104.723,25 € im Soll aufweist. Dieser Bestand ist seit Einführung der Doppik in der Samtgemeinde Elbtalaue (vormals Samtgemeinde Dannenberg) unverändert vorhanden. Dieser Buchungsbestand hat vermutlich seine Ursache in manuelle Buchungen zu Beginn der Doppik und kann nicht mehr nachvollzogen werden. Dieser Bestand hat jedoch nur deklaratorischen Wert. Eine Lösung wird seitens der Samtgemeinde Elbtalaue erarbeitet.

4.2 Wertberichtigung von Forderungen (Darstellung in der Bilanz)

Das RPA bemängelt an dieser Stelle, die Darstellung der Wertberichtigung auf der Aktivseite der Bilanz. Die Wertberichtigung an sich, so wie die damit einhergehende buchhalterische Behandlung wurde korrekt durchgeführt und nicht bemängelt. Folglich handelt es sich lediglich um die Darstellung in der Bilanz und damit um eine redaktionelle Änderung welche in Zukunft entsprechend abgeändert wird.

4.3 Handkassen

Das RPA bemängelt, dass in der Handkasse des Dorfgemeinschaftshauses dauerhaft ein Sockelbetrag von 100 € verbleibt und dieser nicht entsprechend den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung bilanziert wurde.

Hier wurde als zukünftige Regelung die Abrechnung der Handkasse zum 31.12. des jeweiligen Haushaltsjahres einschließlich des Sockelbetrages getroffen. Somit wird auch die Handkasse entsprechend der ordnungsgemäßen Buchführung bilanziert.

4.4 Doppelbuchung

Das RPA bemängelt eine fehlerhafte Doppelbuchung von Stromkosten des Dorfgemeinschaftshauses über 906,56 €. Bezahlt wurde diese nur einmalig, so dass ein entsprechend schlechteres Ergebnis und auch zu hohe Verbindlichkeiten ausgewiesen wurden. Eine Korrekturbuchung hat bereits 2018 stattgefunden.

4.5 Darstellungsfehler in der Teilergebnisrechnung 61100

In der Teilergebnisrechnung 61 und 61100 wurde das bebuchte Sachkonto 358310 (Erträge aus der Auflösung/Herabsetzung von Wertberichtigungen) nicht dargestellt. In der Summe der Erträge, bzw. des Ergebnisses der Teilergebnisrechnung wurde der gebuchte Betrag von 50,80 € dieses Sachkontos jedoch berücksichtigt. Daher handelt es sich lediglich um einen Darstellungsfehler.

Die Gemeinde hat im Jahr 2017 ein ordentliches Ergebnis von 3.084,97 € und ein außerordentliches Ergebnis von – 588,86 € erzielt. Das Überschuss verringert die doppischen Fehlbeträge aus Vorjahren auf -212.074,07 € und ist gem. § 24 KomHKVO in der mittelfristigen Ergebnis- und Finanzplanung abzudecken.

Folgende überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen entstanden 2017:

Beim Budget 2 kam es zu einer Überschreitung von 2.453,00 € bei den Aufwendungen und 3.717,00 € bei den Auszahlungen. Die Überschreitung ist der fälschlicherweise beim Budget 61 geplanten Rechnungsprüfgebühr geschuldet.

Des Weiteren gab es überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen beim Budget 61 in Höhe von Ergebnisrechnung: 60.050,74 €/Finanzrechnung: 22.806,15 €. In der Ergebnisrechnung sind 39.000 € aus der Bildung von Rückstellungen für Kreis- und Samtgemeindeumlage 2018 entstanden, zu welcher eine Verpflichtung gem. § 123 Abs. 2 NKomVG i.V.m. § 45 Abs. 1 Nr. 7 und Abs. 2 S. 3 KomHKVO besteht und bei der Haushaltsplanung 2017 nicht vorhersehbar waren.

Die restlichen Aufwendungen und Auszahlungen sind aufgrund unvorhersehbar höherer Gewerbesteuer-umlage entstanden.

Beschlussvorschlag:

a)    Der Jahresabschluss 2017 wird beschlossen.

b)    Der Bürgermeisterin wird für das Haushaltsjahr 2017 gemäß § 129 NKomVG Entlastung erteilt.

c)    Der Überschuss aus dem Jahresergebnis in Höhe von 20.536,92 € (ordentlich: 22.000,51 €, außer-

ordentlich: -1.463,62 €) wird zur Deckung der doppischen Fehlbeträge verwendet.

d)    Die überplanmäßigen Aufwendungen (62.503,74 €) und Auszahlungen (26.523,15 €) im Budget 2 und Budget 61 werden genehmigt.