Sachverhalt:

Der Jahresabschluss 2014 wurde im Dezember 2016 fertiggestellt und dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) prüfbereit gemeldet. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 19.06.2017 beendet.

Gründe, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass

·              der Haushaltsplan und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,

·              bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und

·              sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und der Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellt.

Unter Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 13 bis 16 des Prüfberichtes auf einige „Fehler“ hin:

4.1 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen

Der Hinweis, dass der Ratsbeschluss über derartige Aufwendungen und Auszahlungen grundsätzlich vorher eingeholt werden sollte, ist korrekt. Gemäß § 117 NKomVG entscheidet in Fällen von unerheblicher Bedeutung der Hauptverwaltungsbeamte (Bürgermeister) über diese Fälle. Nach Ansicht der Verwaltung handelt es sich bei den vorliegenden Überschreitungen um Fälle von unerheblicher Bedeutung. Das Rechnungsprüfungsamt hält allerdings für diese Beurteilung eine „Unerheblichkeitsgrenze“ in der Haushaltssatzung für erforderlich. Ab 2017 wurde eine derartige Regelung in die Haushaltssatzung aufgenommen.

4.2 Haushaltsreste

Kritisiert wird die fehlende Begründung der übertragenen Haushaltsreste. Dadurch sei eine Überprüfung nicht möglich und man müsse von einer unzulässigen pauschalen Mittelübertragung ausgehen. Der Hinweis ist insoweit richtig, dass die Begründungen im Rechenschaftsbericht fehlen. Gleichwohl wurden nur Mittel soweit erforderlich bzw. zulässig übertragen. In künftigen Abschlüssen werden die Begründungen für die Mittelübertragungen aufgenommen.

4.3 Auftragsvergaben

Bei der sogenannten freihändigen Vergabe sind grundsätzlich Vergleichsangebote einzuholen. Diese ist nicht immer erfolgt bzw. wurde oftmals nicht ausreichend dokumentiert. Dieses wird künftig geändert.

4.4 Hauptsatzung und Aufwandsentschädigungssatzung

Gem. Art. 20 Abs. 3 GG ist die Gesetzgebung an die verfassungsmäßige Ordnung, die vollziehende Gewalt und die Rechtsprechung an Gesetz und Recht gebunden. Nach diesem Grundsatz müsste also eine Satzung aufgrund ihrer Bindungswirkung geändert oder aufgehoben werden, wenn die Ermächtigungsgrundlage bzw. Regelungsmöglichkeiten einer Satzung durch Änderung oder Aufhebung des betreffenden formellen Gesetzes nachträglich in Gänze oder in Teilen weggefallen sind. Bei den genannten Satzungen ist dies allerdings nicht so, weil die Ermächtigungsgrundlage in gleicher Form im Nachfolgegesetz steht. Eine Änderungspflicht wird daher seitens der Verwaltung nicht gesehen.

4.5 Baumaßnahmen Alte Schmiede

Die Rechnungen für das Richtfest und die Beschaffung der Hausnummern hätte in der Tat investiv und nicht über den Ergebnishaushalt gebucht werden müssen. Der Gesamtbetrag wurde im Jahr 2015 - wie empfohlen – nachträglich aktiviert.

4.6 Grundstück Neu Bellahn 25

Aufgrund des Hinweises wurde anhand der amtlichen Bodenrichtwertkarte ein Wert von 19.890,00 € (11,70 €/m²) für das Grundstück ermittelt bzw. geschätzt und der ursprüngliche Buchwert 2015 entsprechend angepasst.

4.7 Barzahlungen

Hinterfragt wird die bare Auszahlung der Kostenerstattungen für die Reinigung der Containerstellplätze durch den Bürgermeister an die jeweils ausführenden Personen. Das RPA empfiehlt, diese Zahlungen künftig per Überweisung durchführen zu lassen. Dieser Empfehlung wird nicht gefolgt, da der Bürgermeister durch die Geldübergabe den persönlichen Kontakt zu den Betroffenen hält und Ihnen bei dieser Gelegenheit auch jedes Mal für ihre Unterstützung der Gemeinde danken kann. 

4.8 Werkverträge

Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen.

4.9 Rückstellung Streitverfahren

Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen.

4.10 Periodenfremde Aufwendungen/Rückstellung

Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen.

4.11 Versicherungsleistungen

Die Versicherungen wurden bisher nicht ausgeschrieben. Es besteht seit vielen Jahren einen Rahmenvertrag mit der VGH zu vergünstigten Konditionen. Da Versicherungen bisher von verschiedenen Stellen der Samtgemeindeverwaltung bearbeitet wurden, ist im Rahmen einer Umorganisation zum 01.03.2017 eine zentrale Versicherungsstelle geschaffen worden. Nach Durcharbeitung

aller Unterlagen ist es vorgesehen, Versicherungsleistungen künftig auszuschreiben.

4.12 Konzessionsabgaben

Hier vertritt die Verwaltung einen anderen Standpunkt. Nach § 59 Nr. 6 GemHKVO entstehen nicht nur bei Abgaben sondern auch bei abgabeähnlichen Entgelten (die sowohl öffentlich-rechtlich als auch privatrechtlich begründet sein können) keine außerordentlichen Erträge, so dass diese immer ordentlich zu buchen sind. Nach begründeter Ansicht der Verwaltung handelt es sich bei Konzessionsabgaben um abgabeähnliche Entgelte.

4.13. Überzahlung einer Firma

Die Doppelzahlung ist wie geschildert erfolgt. Leider hat die Firma die Gemeinde nicht auf diesen Fehler hingewiesen. Das Geld ist im Sommer 2017 zurückgefordert und im Dezember 2017 zurückgezahlt worden. Die ebenfalls zurückgeforderten Verzugszinsen in Höhe von 37,10 € wurden noch nicht von der Firma beglichen.

Die Gemeinde hat im Jahr 2014 ein ordentliches Ergebnis von + 61.523,62 € und ein außerordentliches Ergebnis von -5.307,21 € erzielt. Das Defizit des außerordentlichen Ergebnisses kann teilweise in Höhe von 2.430,12 € durch Entnahme aus der vorhandenen Rücklage des außerordentlichen Ergebnisses gedeckt werden. Der verbleibende Restbetrag von 2.877,09 € wird durch den Überschuss des ordentlichen Ergebnisses gedeckt. Der hiernach verbleibende „Rest-Überschuss“ des ordentlichen Ergebnisses in Höhe von 58.646,53 € ist der entsprechenden Überschussrücklage zuzuführen.

Folgende über- bzw. außerplanmäßigen Aufwendungen entstanden 2014:

1. Budget 0: Die Mittelüberschreitung in Höhe von 3.044,29 € ist auf zusätzlichen Aufwand für die Gewerbeschau zurückzuführen.
2. Budget 61: Unerwartete Steuer-Mehreinzahlungen führten zu 15.864,00 € mehr abzuführender Gewerbesteuerumlage. Diese konnten nur teilweise durch Einsparungen gedeckt werden, so dass 12.168,81 € überplanmäßig bereitgestellt werden müssen.
3. Produkt 12601: Bei der Haushaltsplanung wurde versäumt, das Produkt 12601 (ehem. Feuerwehrgerätehaus Gülden) einzurichten und dem Budget 31 zuzuordnen. Für Strombezug entstanden somit außerplanmäßige Aufwendungen von 73,00 €.
4. Bei der Investitionsmaßnahme „Bauliche Investitionen Wohntrakt Alte Schmiede“ entstanden unerwartete Mehrauszahlungen von 8.438,19 € die durch Einsparungen bei der Maßnahme „DE Zernien-Kauf und Sanierung Alte Schmiede“ gedeckt werden.

Beschlussvorschlag:

a) Der Rat beschließt den Jahresabschluss 2014 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt dem

Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2014.

b) Der Überschuss des ordentlichen Ergebnisses wird anteilig in Höhe von 58.646,53 € der Rücklage aus dem ordentlichen Ergebnis zugeführt.

c) Die über- bzw. außerplanplanmäßigen Aufwendungen im Budget 0 (3.044,29 €), im Budget 61 (12.168,81 €) und im Produkt 12601 (73,00 €) sowie die überplanmäßigen Auszahlungen für die Investitionsmaßnahme „Wohntrakt Alte Schmiede“ (8.438,19 €) werden genehmigt.