Sachverhalt:
Der Jahresabschluss
2014 wurde im Dezember 2016 fertiggestellt und dem Rechnungsprüfungsamt (RPA)
prüfbereit gemeldet. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 19.06.2017 beendet.
Gründe, die einer
Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt
nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass
· der Haushaltsplan und die
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,
· bei
den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des
kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und
Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der
gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und
· sämtliche
Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge,
Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und der
Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellt.
Unter Ziffer 4
weist das RPA auf den Seiten 13 bis 16 des Prüfberichtes auf einige „Fehler“
hin:
4.1 Über- und
außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen
Der Hinweis, dass der Ratsbeschluss über derartige Aufwendungen und
Auszahlungen grundsätzlich vorher eingeholt werden sollte, ist korrekt. Gemäß §
117 NKomVG entscheidet in Fällen von unerheblicher Bedeutung der
Hauptverwaltungsbeamte (Bürgermeister) über diese Fälle. Nach Ansicht der
Verwaltung handelt es sich bei den vorliegenden Überschreitungen um Fälle von
unerheblicher Bedeutung. Das Rechnungsprüfungsamt hält allerdings für diese
Beurteilung eine „Unerheblichkeitsgrenze“ in der Haushaltssatzung für
erforderlich. Ab 2017 wurde eine derartige Regelung in die Haushaltssatzung
aufgenommen.
4.2 Haushaltsreste
Kritisiert wird die fehlende Begründung der übertragenen Haushaltsreste.
Dadurch sei eine Überprüfung nicht möglich und man müsse von einer unzulässigen
pauschalen Mittelübertragung ausgehen. Der Hinweis ist insoweit richtig, dass
die Begründungen im Rechenschaftsbericht fehlen. Gleichwohl wurden nur Mittel
soweit erforderlich bzw. zulässig übertragen. In künftigen Abschlüssen werden
die Begründungen für die Mittelübertragungen aufgenommen.
4.3 Auftragsvergaben
Bei der sogenannten
freihändigen Vergabe sind grundsätzlich Vergleichsangebote einzuholen. Diese
ist nicht immer erfolgt bzw. wurde oftmals nicht ausreichend dokumentiert.
Dieses wird künftig geändert.
4.4 Hauptsatzung
und Aufwandsentschädigungssatzung
Gem.
Art. 20 Abs. 3 GG ist die Gesetzgebung an die verfassungsmäßige Ordnung, die
vollziehende Gewalt und die Rechtsprechung an Gesetz und Recht gebunden.
Nach diesem Grundsatz müsste also eine Satzung aufgrund ihrer Bindungswirkung
geändert oder aufgehoben werden, wenn die Ermächtigungsgrundlage bzw.
Regelungsmöglichkeiten einer Satzung durch Änderung oder Aufhebung des
betreffenden formellen Gesetzes nachträglich in Gänze oder in Teilen weggefallen sind. Bei den
genannten Satzungen ist dies allerdings nicht so, weil die
Ermächtigungsgrundlage in gleicher Form im Nachfolgegesetz steht. Eine
Änderungspflicht wird daher
seitens der Verwaltung nicht gesehen.
4.5 Baumaßnahmen Alte Schmiede
Die
Rechnungen für das Richtfest und die Beschaffung der Hausnummern hätte in der
Tat investiv und nicht über den Ergebnishaushalt gebucht werden müssen. Der
Gesamtbetrag wurde im Jahr 2015 - wie empfohlen – nachträglich aktiviert.
4.6 Grundstück Neu Bellahn 25
Aufgrund des Hinweises wurde anhand der amtlichen Bodenrichtwertkarte ein
Wert von 19.890,00 € (11,70 €/m²) für das Grundstück ermittelt bzw. geschätzt
und der ursprüngliche Buchwert 2015 entsprechend angepasst.
4.7 Barzahlungen
Hinterfragt wird die bare Auszahlung der Kostenerstattungen für die
Reinigung der Containerstellplätze durch den Bürgermeister an die jeweils
ausführenden Personen. Das RPA empfiehlt, diese Zahlungen künftig per
Überweisung durchführen zu lassen. Dieser Empfehlung wird nicht gefolgt, da der
Bürgermeister durch die Geldübergabe den persönlichen Kontakt zu den
Betroffenen hält und Ihnen bei dieser Gelegenheit auch jedes Mal für ihre
Unterstützung der Gemeinde danken kann.
4.8 Werkverträge
Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen.
4.9 Rückstellung Streitverfahren
Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen.
4.10 Periodenfremde Aufwendungen/Rückstellung
Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen.
4.11 Versicherungsleistungen
Die
Versicherungen wurden bisher nicht ausgeschrieben. Es besteht seit vielen
Jahren einen Rahmenvertrag mit der VGH zu vergünstigten Konditionen. Da
Versicherungen bisher von verschiedenen Stellen der Samtgemeindeverwaltung
bearbeitet wurden, ist im Rahmen einer Umorganisation zum 01.03.2017 eine
zentrale Versicherungsstelle geschaffen worden. Nach Durcharbeitung
aller
Unterlagen ist es vorgesehen, Versicherungsleistungen künftig auszuschreiben.
4.12
Konzessionsabgaben
Hier
vertritt die Verwaltung einen anderen Standpunkt. Nach § 59 Nr. 6 GemHKVO
entstehen nicht nur bei Abgaben sondern auch bei abgabeähnlichen Entgelten (die
sowohl öffentlich-rechtlich als auch privatrechtlich begründet sein können)
keine außerordentlichen Erträge, so dass diese immer ordentlich zu buchen sind.
Nach begründeter Ansicht der Verwaltung handelt es sich bei Konzessionsabgaben
um abgabeähnliche Entgelte.
4.13.
Überzahlung einer Firma
Die
Doppelzahlung ist wie geschildert erfolgt. Leider hat die Firma die Gemeinde
nicht auf diesen Fehler hingewiesen. Das Geld ist im Sommer 2017
zurückgefordert und im Dezember 2017 zurückgezahlt worden. Die ebenfalls
zurückgeforderten Verzugszinsen in Höhe von 37,10 € wurden noch nicht von der
Firma beglichen.
Die Gemeinde hat im
Jahr 2014 ein ordentliches Ergebnis von + 61.523,62 € und ein außerordentliches
Ergebnis von -5.307,21 € erzielt. Das Defizit des außerordentlichen Ergebnisses
kann teilweise in Höhe von 2.430,12 € durch Entnahme aus der vorhandenen
Rücklage des außerordentlichen Ergebnisses gedeckt werden. Der verbleibende Restbetrag
von 2.877,09 € wird durch den Überschuss des ordentlichen Ergebnisses gedeckt.
Der hiernach verbleibende „Rest-Überschuss“ des ordentlichen Ergebnisses in
Höhe von 58.646,53 € ist der entsprechenden Überschussrücklage zuzuführen.
Folgende über- bzw.
außerplanmäßigen Aufwendungen entstanden 2014:
- Budget
0: Die Mittelüberschreitung in Höhe von 3.044,29 € ist auf zusätzlichen
Aufwand für die Gewerbeschau zurückzuführen.
- Budget
61: Unerwartete Steuer-Mehreinzahlungen führten zu 15.864,00 € mehr
abzuführender Gewerbesteuerumlage. Diese konnten nur teilweise durch
Einsparungen gedeckt werden, so dass 12.168,81 € überplanmäßig
bereitgestellt werden müssen.
- Produkt
12601: Bei der Haushaltsplanung wurde versäumt, das Produkt 12601 (ehem.
Feuerwehrgerätehaus Gülden) einzurichten und dem Budget 31 zuzuordnen. Für
Strombezug entstanden somit außerplanmäßige Aufwendungen von 73,00 €.
- Bei
der Investitionsmaßnahme „Bauliche Investitionen Wohntrakt Alte Schmiede“
entstanden unerwartete Mehrauszahlungen von 8.438,19 € die durch
Einsparungen bei der Maßnahme „DE Zernien-Kauf und Sanierung Alte
Schmiede“ gedeckt werden.
Beschlussvorschlag:
a) Der
Rat beschließt den Jahresabschluss 2014 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt
dem
Bürgermeister
Entlastung für das Haushaltsjahr 2014.
b) Der
Überschuss des ordentlichen Ergebnisses wird anteilig in Höhe von 58.646,53 €
der Rücklage aus dem ordentlichen Ergebnis zugeführt.
c) Die über- bzw. außerplanplanmäßigen
Aufwendungen im Budget 0 (3.044,29 €), im Budget 61 (12.168,81 €) und im
Produkt 12601 (73,00 €) sowie die überplanmäßigen Auszahlungen für die
Investitionsmaßnahme „Wohntrakt Alte Schmiede“ (8.438,19 €) werden genehmigt.