Sachverhalt:

In der Sitzung des Rates der Stadt Hitzacker (Elbe) am 20.06.2017 stand die Beratung zur neuen Geschäftsordnung auf der Tagesordnung. Zum Hintergrund sei nochmals angemerkt, dass sich Räte gem. § 69 des Niedersächsischen Kommunalverfassungsgesetzes (NKomVG) eine Geschäftsordnung zu geben haben. Diese soll insbesondere Bestimmungen über die Aufrechterhaltung der Ordnung, die Ladung und das Abstimmungsverhalten enthalten. Die Geschäftsordnung gilt jeweils für die Wahlperiode.

 

Zur Aufrechterhaltung des Geschäftsgangs hatte der Rat der Stadt Hitzacker (Elbe) in seiner konstituierenden Sitzung zunächst beschlossen, dass die bisherige Geschäftsordnung vom 24.05.2012 weiterhin, bis zum Erlass einer neuen Geschäftsordnung, Gültigkeit hat.

 

Zur Sitzung am 20.06.2017 wurde der Entwurf einer geänderten Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Hitzacker (Elbe) erarbeitet. In diesem Zusammenhang wird auf die bereits zur Verfügung gestellten Unterlagen in der Referenzvorlage verwiesen. Die Regelungen der bisherigen Geschäftsordnung wurden rechtlich überprüft und in einigen Fällen angepasst, erweitert oder gestrichen. Einzelheiten wurden in der Sitzung ausführlich vorgetragen.

 

Der Entwurf der Geschäftsordnung wurde zudem den Vorsitzenden der Fraktionen im Rat der Stadt Hitzacker (Elbe) bereits mit Datum vom 26.01.2017 mit der Bitte um Kenntnisnahme, interne Beratung und ggf. Zusendung weiterer Änderungsvorschläge übersandt. Rückmeldungen waren bis zum oben genannten Sitzungstermin nicht eingegangen.

 

In der Sitzung selbst hatte Ratsherr Zühlke dann aber noch folgende 3 Vorschläge zur Änderung der Geschäftsordnung eingebracht.

 

1.     §5 (1) ........spätestens am 14. Tag vor der jeweiligen Ratssitzung, so diese denn mindestens drei Wochen vor dem Termin den Ratsmitgliedern bekannt gemacht wurde, bei der Bürgermeisterin.......

2.     In § 7 ist als Absatz 2 der Absatz 3 des § 6 anzufügen.

3.     In § 12 steht ......§10 Abs.6 ..... Den Absatz 6 gibt es nicht.

 

Der Rat beschloss in der Sitzung vom 20.06.2017 daraufhin die Vertagung des Tagesordnungspunktes, um in den Fraktionen nochmals über die zusätzlichen Änderungswünsche beraten zu können. Zudem wurde die Verwaltung gebeten, zu den Punkten Stellung zu nehmen.

 

Zu den Vorschlägen von Ratsherr Zühlke trägt die Verwaltung wie folgt vor:

 

Zu 1).

Bei dieser Formulierung muss zwingend bestimmt werden, welche Rechtsfolge für den Fall vorgesehen ist, dass die Ratssitzung nicht mindestens drei Wochen vor dem Termin den Ratsmitgliedern bekannt gemacht wurde.

 

So ist es beispielsweise nicht möglich, die Antragsfristen weiter zu verkürzen und aus einem „normalen“ Sachantrag einen Eil- oder Dringlichkeitsantrag zu generieren. In beiden Fällen bestimmt sich die jeweilige Einschlägigkeit nach objektiven Kriterien, die gerichtlich vollumfänglich im Rahmen der Auslegung der unbestimmten Rechtsbegriffe überprüfbar sind.

 

Leider verzichtet das Gesetz auf eine Definition der beiden unbestimmten Rechtsbegriffe, so dass diesbezüglich auf Gerichtsentscheidungen oder Literaturmeinungen zurückgegriffen werden muss.

 

So ist als eilig ein Fall anzusehen, wenn der Aufschub ihrer Behandlung Erschwernisse bei ihrer Erledigung durch die Verwaltung mit sich brächte (Thiele).

 

Als eilig ist ein Fall auch anzusehen, wenn ein Aufschub der Sache bis zur – unter Wahrung der geschäftsordnungsmäßigen Ladungsfrist – nächstmöglichen Sitzung der Vertretung Dritten ohne eigenes Verschulden oder der Kommune selbst einen irreversiblen materiellen Schaden von einigem Gewicht zufügt. Gleiches gilt, wenn durch den Aufschub Rechte von Mitgliedern der Vertretung oder anderer Organe der Kommune verkürzt werden und diese drohende Rechtsverkürzung schwerer wiegt als die Einschränkung des Vorbereitungsrechts der Mitglieder der Vertretung (Blum).

 

Als dringend sind solche Angelegenheiten anzusehen, deren Beratung und Entscheidung unter Berücksichtigung der einzuhaltenden – möglicherweise verkürzten  - Ladungsfrist nicht bis zur nächsten Sitzung aufgeschoben werden kann, ohne dass Nachteile entstehen, die nicht wieder beseitigt werden können (OVG Lüneburg, Urteil vom 17.12.1998 NVwZ 1999, S. 1001).

 

Liegen die Voraussetzungen für den Eil- oder Dringlichkeitsfall nicht vor, sind ggf. gefasste Beschlüsse unwirksam.

 

Um den Schwierigkeiten einer möglichen rechtswidrigen Behandlung von normalen Sachanträgen (die quasi nur wie Eil- oder Sachanträge behandelt werden) aus dem Weg zu gehen, wird vorgeschlagen, in § 1 der Geschäftsordnung hinter dem Satz 1 folgenden Satz 2 einzufügen:

 

Ratssitzungen sollen mindestens drei Wochen vor dem Termin den Ratsmitgliedern bekannt gemacht werden.

 

Eine Soll-Vorschrift ist eine gesetzliche Bestimmung, die ein Tun oder Unterlassen für den Regelfall vorschreibt. Hiervon kann unter bestimmten Umständen jedoch abgewichen werden.

 

Die Formulierung einer Soll-Vorschrift hat also den Vorteil, dass den Mandatsträgern in der Regel die begehrten drei Wochen vor einer Sitzung über den Sitzungstermin informiert werden, bei atypischen Fällen aber eine Abweichung möglich ist, ohne die Antragsfristen zu verändern. Durch die Verortung in § 1 der Geschäftsordnung wird zudem ein unmittelbarer Zusammenhang mit den Antragsfristen des § 5 der Geschäftsordnung vermieden.

 

Zu 2.)

Die Norm, die nach Ansicht von Herrn Zühlke in § 7 als Absatz 2 eingefügt werden soll, lautet wie folgt:

 

Soll über den Antrag in der Sache noch in der laufenden Sitzung des Rates beschlossen werden, ist die Sitzung zur Vorbereitung durch den Verwaltungsausschuss nach § 22 Abs. 3 zu unterbrechen.

 

Die Einfügung dieses Absatzes in § 7 ist aus Sicht der Verwaltung eine sinnvolle Ergänzung, weil sie zur Klarstellung des notwendigen Verfahrens dient. Sowohl für einen Eil- als auch für einen Dringlichkeitsfall ist ein Beschluss in der Sitzung zwingend notwendig, denn die Rechtfertigung für einen Verzicht auf die reguläre geschäftsordnungsmäßige Frist und die damit verbundene verkürzten Vorbereitungsmöglichkeiten der Mandatsträger liegen allein in der Notwendigkeit einer schnellen Entscheidung. Tagesordnungspunkte, die lediglich beraten werden sollen, können nach den oben dargelegten Definitionen keine Eil- oder Dringlichkeitsfälle sein und dürfen daher nicht nachträglich in die Tagesordnung aufgenommen werden.

 

Aus diesem Grund ist bei vorberatungspflichtigen Angelegenheiten immer eine Unterbrechung der Sitzung zur Vorberatung durch den Verwaltungsausschuss notwendig und von daher der Antrag von Ratsherr Zühlke zur Klarstellung des Verfahrens sinnvoll.

 

Die Verwaltung weist zudem darauf hin, dass der Rat unter anderem im Rahmen der Feststellung der Tagesordnung das Recht hat, Tagesordnungspunkte mit einfacher Mehrheit von der Tagesordnung abzusetzen, wenn die Auffassung vertreten wird, dass eine Eilbedürftigkeit nicht gegeben ist. Wie bereits oben dargestellt sind Eil- oder Dringlichkeitsbeschlüsse unwirksam, wenn die Voraussetzungen dafür nicht vorgelegen haben.

 

Zu 3.)

Der Hinweis ist vollkommen korrekt. In § 12 GO muss auf § 11 Abs. 6 der GO verwiesen werden, der folgendes regelt:

 

„Wenn anwesende Sachverständige oder anwesende Einwohnerinnen und Einwohner zum Gegenstand der Beratung zu hören sind, so sollen diese auch nur einmal zum Beratungsgegenstand sprechen können.“

 

§ 12 GO ist entsprechend zu ändern. Es handelt sich hier um ein Redaktionsversehen.

 

 

Beschlussvorschlag:

Die in der Sitzung des Rates vom 20.06.2017 beratene neue Fassung der Geschäftsordnung wird mit folgenden Änderungen erlassen:

 

In § 1 Absatz 1 GO wird folgender Satz eingefügt: „Ratssitzungen sollen mindestens drei Wochen vor dem Termin den Ratsmitgliedern bekannt gemacht werden.“

 

In § 7 GO wird folgende Regelung als Absatz 2 eingefügt: „Soll über den Antrag in der Sache noch in der laufenden Sitzung des Rates beschlossen werden, ist die Sitzung zur Vorbereitung durch den Verwaltungsausschuss nach § 22 Abs. 3 zu unterbrechen.“

 

In § 12 GO wird der Verweis auf § 10 Abs. 6 in § 11 Abs. 6 geändert.