Sachverhalt:

Gemäß § 2 Abs. 2 Satz 2 der Satzung der Samtgemeinde Elbtalaue über Auslagenersatz und Aufwandsentschädigungen für Ratsfrauen und Ratsherren sowie nicht dem Rat angehörende Ausschussmitglieder wird Ratsmitgliedern für die Teilnahme an Sitzungen unter anderem der Fraktionen und Gruppen (maximal 12 Sitzungen jährlich) 20,00 Euro Sitzungsgeld gewährt.

Die Berechnung des Sitzungsgeldes für Sitzungen der Fraktionen und Gruppen erfolgt nach Vorlage der Anwesenheitslisten im Gremiendienst der Samtgemeinde Elbtalaue. In der Vergangenheit ist es vorgekommen, dass die Listen erst Monate nach der Sitzung eingereicht wurden. Problematisch wird es, wenn Listen des Vorjahres erst im März oder April des Folgejahres hergegeben werden. Dann können die Zahlungen haushaltstechnisch nicht mehr im richtigen Haushaltsjahr verbucht werden, sondern belasten als periodenfremde Ausgaben den Haushalt des laufenden Jahres.

Darüber hinaus werden Anwesenheitslisten vorgelegt, denen für die Abrechnung erforderliche Angaben fehlen. Die Listen müssen mindestens folgende Informationen enthalten:

• Name der Fraktion oder Gruppe
• Sitzungsort
• Sitzungsdatum
• Beginn und Ende der Sitzung
• Teilnehmer und deren Unterschriften

Der Gremiendienst der Samtgemeinde Elbtalaue stellt entsprechende Blankolisten zur Verfügung. Diese können bei Bedarf abgerufen werden.

Um eine zeitnahe und korrekte Abrechnung zu ermöglichen werden die Vorsitzenden und Stellvertreter der Fraktionen und Gruppen gebeten, Anwesenheitslisten mit den erforderlichen Inhalten möglichst bald nach einer Sitzung an den Gremiendienst zu übermitteln.