Sachverhalt:

Der Rat der Stadt Hitzacker (Elbe) hat in seinem Haushalt 2013 4.000 € für den Adventsmarkt Hitzacker (Elbe) zur Verfügung gestellt.

Der Adventsmarkt wird seit vielen Jahren ehrenamtlich vom Arbeitskreis Adventsmarkt organisiert (jetzige Mitglieder: Frau Zühlke, Frau Bergmann, Frau Ritz, Frau Schröder und Frau Hinze). Träger der Veranstaltung ist die Stadt Hitzacker (Elbe).

Die Stadt hat bisher den Transport sowie Auf- und Abbau der Buden, Mieten, notwendige Reparaturen, GEMA-Gebühren und eine Pauschale für Auslagen des Adventskreises in Höhe von 400, 00 €  übernommen. Die Kosten für die Stadt Hitzacker (Elbe) lagen in den letzten 3 Jahren bei rund 6.000 €. Im TWUJH  am 30.05.2013 wurden zur Reduzierung der Kosten als alternative Möglichkeiten, wie vom Arbeitskreis vorgeschlagen, eine öffentliche Ausschreibung oder eine Anmietung von "fertigen Buden" geprüft.  Für die Beibehaltung des jetzigen  Konzeptes und der bisherigen Größenordnung gab es jedoch keine zufriedenstellenden Alternativen,  die den gegebenen Kostenrahmen von 4.000 € einhalten. Dieser lässt sich auch bei Vergabe an Dritte nur bei einer Verkleinerung des Adventsmarktes erreichen.

Im TWUJH am 30.05.2013  ist daher gebeten worden den Arbeitskreis Adventsmarkt zur nächsten Sitzung einzuladen mit der Bitte Konzept und Regularien des Adventsmarktes zu erläutern und  auch Einnahmen und Ausgaben offenzulegen.

Im Vorfeld der Sitzung  wurde der Arbeitskreis am 08.08.2013  zu einem Gespräch in die Verwaltung eingeladen, um einen Lösungsweg zu erörtern.

Seitens des Arbeitskreises haben alle Mitglieder (Frau Zühlke, Frau Bergmann, Frau Ritz, Frau Schröder und Frau Hinze) teilgenommen.

Seitens der Verwaltung Erste Samtgemeinderätin  Frau Steckelberg, FBL 4 Frau Ringel, Leiter KDE Herr Klafak und vom Betriebshof Herr Bartels. Außerdem nahm Bürgermeister Mertins an dem Gespräch teil.

Dem Arbeitskreis Adventsmarkt wurde folgender Vorschlag unterbreitet:

Der Adventsmarkt wird von bisher 36 auf 28 Buden verkleinert.

Die Stadt hat  6 eigene grüne Buden, hinzu kommen 16 eigene Scherenstände. Sechs Buden können aus Dannenberg (ohne Miete) geholt werden.

Wenn der Eigenbetrieb die Auf- und Abbauarbeiten durchführen soll, entstehen folgende Kosten:

28 Buden x 4 Stunden x 33,-- € = 3.696,-- €. Hinzu kommen Kosten für die Fahrzeuge in Höhe von ca. 300,-- €. Damit wäre der zur Verfügung stehende Betrag von 4.000 € verbraucht.

Die bisherige Miete an Bleckede (420,-- €) würde entfallen. Die Pauschale an den Arbeitskreis  (400,-- €) muss gestrichen werden und die GEMA-Gebühren, im letzten Jahr 50,00 € ) sind vom Arbeitskreis zu übernehmen.

Wenn weitere Buden aufgebaut werden sollen, müsste das vom Arbeitskreis in Eigenregie erfolgen.

Der Arbeitskreis legte anlässlich des Gespräches die Abrechnung des Adventsmarktes 2012 vor einschließlich der Konto- und Barguthaben. Die Aufstellung ist als Anlage 1 beigefügt. Beides zusammen beträgt rund 1.200 €. Der Adventsmarkt 2012 schloss nach der Aufstellung mit einem Defizit von rund 470 € ab, trotz des Zuschusses der Stadt von 400,00 €.

Die Adventsmarktfrauen gaben  folgendes zu bedenken

·         Die Dannenberger Buden haben nur sehr wenig Ausstellungsfläche und seien daher für die meisten Aussteller nur bedingt geeignet.

·         Das Einwerben von Spenden, die nun erforderlich würden, habe sich bisher schwierig gestaltet.

·         Die Standgelder betragen
30 € für reine Kunsthandwerker,
50 € für Gastronomen,
40 € für Kunsthandwerker, die auch Getränke oder Speisen anbieten.
Höhere Standgelder sind aufgrund des auf nur wenige Stunden begrenzten Adventsmarktes für die Beschicker nicht akzeptabel.

Es wurde vereinbart, dass der Arbeitskreis der Verwaltung eine Rückmeldung gibt, ob das verkleinerte Konzept vorstellbar sei.

Frau Zühlke teilte für den Arbeitskreis am 22.8.2013 folgendes mit:

·         Der Arbeitskreis strebt an, den Adventsmarkt auch bei einem seitens der Stadt Hitzacker (Elbe) nur in Höhe von 4.000 € zur Verfügung stehenden Budgets für den Aufbau der Buden durch den Betriebshof in der bisherigen Form weiterzuführen.

·         Man sei dabei entsprechende Spenden einzuwerben (Anlagen 2 und 3)

·         Man wolle voraussichtlich wieder auf die Bleckeder bzw. Dahlenburger Hütten zurückgreifen, den Transport aber ehrenamtlich mit Hilfe von Dritten organisieren (Anlage 4)  und die Miete aus Spenden bezahlen.

·         Von den  Hütten sollen dann 6 vom Betriebshof (anstatt der 6 Dannenberger Hütten) und der Rest  in Eigenregie aufgebaut werden.

·         Bisher seien  die Finanzierung und der Transport aber noch nicht gesichert.

Frau Bergmann und Frau Schröder werden für den Arbeitskreis Adventsmarkt in der Sitzung des TWUJH anwesend sein und den Sachstand erläutern.

Der Arbeitskreis bittet Rat und Verwaltung um Unterstützung bei der Einwerbung von Spenden und von Ehrenamtlichen für den Transport der Hütten sowie entsprechender Öffentlichkeitsarbeit.

Beschlussvorschlag: