Sachverhalt:

Der Jahresabschluss 2013 wurde im Juli 2016 fertiggestellt und dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) prüfbereit gemeldet. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 10.05.2017 beendet.

Gründe, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass

·              der Haushaltsplan und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,

·              bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und

·              sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und der Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellt.

Unter Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 15 bis 18 des Prüfberichtes auf einige „Fehler“ hin:

4.1 Verfügungsmittel

Das RPA kritisiert die Überschreitung des Haushaltsansatzes von 300,00 € um 208,20 € und weist daraufhin, dass dieses unzulässig ist. Eine Erhöhung der verfügbaren Verfügungsmittel hätte per Nachtragshaushaltssatzung erfolgen müssen. Der Hinweis ist korrekt. Die Überschreitung entstand in voller Höhe durch die Jahresabschlussfeier des Rates.

4.2 Wertberichtigungen von Forderungen

Nach Ansicht des RPA beinhaltet die Schlussbilanz zum 31.12.2013 auch in geringem Umfang Forderungen, deren Werthaltigkeit zumindest zweifelhaft erscheine, und dass diese außerplanmäßig abgeschrieben werden müssten. Der Hinweis ist grundsätzlich korrekt. Zur Zeit werden Forderungen nur dann abgeschrieben, wenn vorher eine förmliche Niederschlagung beschlossen wurde. Aufgrund der Vielzahl von nachzuholenden Jahresabschlüssen, dem Umstand, dass es sich regelmäßig um relativ kleine Beträge handelt und viele der angesprochenen „zweifelhaften“ Forderungen in den Folgeabschlüssen aufgrund bereits erfolgter Niederschlagungen sowieso abgeschrieben werden, wurde auf entsprechende Wertberichtigungen  verzichtet.

4.3 Geldtransitkonto

Diese Buchung stammt in der Tat aus der Zeit der Pilotphase des Doppikprojektes, als die Samtgemeinde und die Mitgliedsgemeinden noch kameral arbeiteten, im Programm-Hintergrund aber bereits doppische Buchungen „mitliefen“. Die angesprochene Buchung sollte dazu dienen, die liquiden Mittel der Gemeinde in die Eröffnungsbilanz 2004 zu transferieren. Bisher wurde kein gangbarer Weg gefunden, diese fehlerhafte Buchung aus dem System zu entfernen. Auf die Jahresabschlüsse und die Bilanzen der Gemeinde hat diese „Uralt-Buchung“ keinerlei Einfluss.

4.4 Zuordnung zum verbindlichen Kontenrahmen

Die Bemerkung ist in formeller Hinsicht korrekt. Die Abwasserabgabe ist ein Entgelt, das rein rechtlich durch die Samtgemeinde erhoben wird. Da die Abwasserabgabepflichtigen gleichzeitig auch grundsteuerpflichtig gegenüber der jeweiligen Mitgliedsgemeinde sind, ist es seit Jahrzehnten üblich, diese Abgabe hilfsweise über die Gemeinde zu erheben. Dies vermeidet zum einen Irritationen beim "Bürger" und hat auch den praktischen Vorteil, dass beide Abgaben zusammen auf einem Grundbesitzabgabenbescheid ausgewiesen werden können. Hierdurch werden zusätzliche Bescheide vermieden. Da die Abwasserabgaben der Samtgemeinde (bzw. letztlich dann dem Landkreis) zustehen, handelt es sich bei der Gemeinde faktisch um durchlaufende Gelder, sind also nicht haushaltswirksam. Dadurch, dass die Weiterleitung der Erträge bei der Gemeinde auf der Sollseite des Kontos 332140 gebucht wird, wird genau diese Haushaltsunwirksamkeit erreicht. Bisher führte dieses jahrzehntelang ausgeübte Verfahren zu keinerlei Beanstandungen durch das RPA. Ab dem Veranlagungsjahr 2017 sind im entsprechenden Abgabenmodul der Finanzsoftware andere Buchungskonten hinterlegt, so dass die Finanzvorfälle dann auch technisch dem haushaltsunwirksamen Bereich zugeordnet werden.

4.5 Säumniszuschläge

Dieser Hinweis ist ebenfalls berechtigt. Künftig wird anders verfahren.

4.6 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen

Der Hinweis, dass der Ratsbeschluss über derartige Aufwendungen und Auszahlungen grundsätzlich vorher eingeholt werden sollte, ist korrekt. Gemäß § 117 NKomVG entscheidet in Fällen von unerheblicher Bedeutung der Hauptverwaltungsbeamte (Bürgermeister) über diese Fälle. Nach Ansicht der Verwaltung handelt es sich bei den vorliegenden Überschreitungen um Fälle von unerheblicher Bedeutung. Das Rechnungsprüfungsamt hält allerdings für diese Beurteilung eine „Unerheblichkeitsgrenze“ in der Haushaltssatzung für erforderlich. Ab 2017 wurde eine derartige Regelung in die Haushaltssatzung aufgenommen.

4.7 Haushaltsreste

Kritisiert wird die fehlende Begründung der übertragenen Haushaltsreste. Dadurch sei eine Überprüfung nicht möglich und man müsse von einer unzulässigen pauschalen Mittelübertragung ausgehen. Der Hinweis ist insoweit richtig, dass die Begründungen im Rechenschaftsbericht fehlen. Gleichwohl wurden nur Mittel soweit erforderlich bzw. zulässig übertragen. In künftigen Abschlüssen werden die Begründungen für die Mittelübertragungen aufgenommen.

4.8 Aktivierung von geleisteten Investitionszuweisungen und –zuschüssen

Gemäß § 42 GemHKVO sind von der Gemeinde an Dritte geleistete Zuweisungen für Investitionen grundsätzlich zu aktivieren und planmäßig abzuschreiben. Dieses ist in der Vergangenheit auch regelmäßig geschehen. Zwischen der Verwaltung und dem Prüfer des RPA besteht allerdings ein Dissens über die Auslegung und Anwendung dieser Vorschrift. Der Prüfer vertritt die Ansicht, dass eine Investitionszuweisung unabhängig von den tatsächlichen Gegebenheiten nur dann vorliegt, wenn eine schriftliche (!) Gegenleistungsverpflichtung des Empfängers in Form eines Vertrages oder eines Zuwendungsbescheides existiert.

Nach Ansicht der Verwaltung kann diese strikte Rechtsauffassung des RPA den bis 2017 geltenden Rechtsvorschriften nicht entnommen werden. Ein Schriftformerfordernis ist dort nicht verankert. Die vom Innenministerium eingesetzte AG Doppik hält eine schriftliche Fixierung lediglich für zweckmäßig. Bei Zuweisungen der Gemeinde  an Vereine und Verbände war es regelmäßig nie erforderlich, formelle Förderbescheide zu erlassen, da die „Vor-Ort-Kontrolle“ über die Verwendung durch den Rat und den Bürgermeister stets gegeben war und ist. Ferner hat die Gemeinde die planmäßige Abschreibung stets am Gegenstand der Förderung bemessen und nicht an formellen schriftlichen Zweckbindungsfristen. Seit Einführung der Doppik (2004) wurde dieses Verfahren seitens des RPA bislang bei keinem Jahresabschluss kritisiert. Aus Sicht der Verwaltung besteht keine Veranlassung in diesem Fall tätig zu werden.

4.8 Auftragsvergaben

Bei der sogenannten freihändigen Vergabe sind grundsätzlich Vergleichsangebote einzuholen. Diese ist nicht immer erfolgt bzw. wurde oftmals nicht ausreichend dokumentiert. Dieses wird künftig geändert.

Die Gemeinde hat im Jahr 2013 ein ordentliches Ergebnis von + 94.353,44 € und ein außerordentliches Ergebnis von + 2.430,12 € erzielt. Beide Beträge sind den jeweiligen Überschussrücklagen zuzuführen.

Folgende über- bzw. außerplanmäßigen Aufwendungen entstanden 2013:

1.    Budget 11: Die Mittelüberschreitung in Höhe von 279,22 € ist auf zusätzlichen Aufwand für Sitzungsgelder und das Weihnachtsessen des Gemeinderates zurückzuführen.

2.    Produkt 12601: Bei der Haushaltsplanung wurde versäumt, das Produkt 12601 (ehem. Feuerwehrgerätehaus Gülden) einzurichten und dem Budget 31 zuzuordnen. Für Strombezug entstanden somit außerplanmäßige Aufwendungen von 72,83 €.

Beschlussvorschlag:

a) Der Rat beschließt den Jahresabschluss 2013 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt dem

Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2013.

b) Der Überschuss des ordentlichen Ergebnisses in Höhe von 94.353,44 € wird der Rücklage aus dem ordentlichen Ergebnis zugeführt.

c) Der Überschuss des außerordentlichen Ergebnisses in Höhe von 2.430,12 € wird der Rücklage aus dem außerordentlichen Ergebnis zugeführt.

d) Die über- bzw. außerplanplanmäßigen Aufwendungen im Budget 11 (279,22 €) und im Produkt 12601 (72,83 €) werden genehmigt.