Bgm Schulz übergibt den Vorsitz an stellv. Bgm Beutler und verlässt den Sitzungstisch.

 

Herr Siems-Wedhorn erläutert den Sachverhalt.

Der Jahresabschluss 2018 wurde im Oktober 2019 fertiggestellt und dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) prüfbereit gemeldet. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 04.12.2019 beendet.

 

Gründe, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass

·              der Haushaltsplan und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,

·              bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und

·              sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und der Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellt.

 

Unter Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 12 bis 18 des Prüfberichtes auf einige „Fehler“ hin. Hierzu wird wie folgt Stellung genommen:

 

Zu 4.1 Anlagen im Bau:

Der Hinweis, dass sich die noch nicht fertig gestellten Anlagen im Bau aufgrund der langen Zeitdauer abgenutzt haben und demzufolge der Abschreibung unterliegen sollten, ist nur teilweise berechtigt.

Im Einzelnen:

 

STR0000034110 Am Fischteich, Straße 1996 (7.599,47 €):

Bei der Anlage im Bau „Am Fischteich, II. BA“ handelt es sich um den mit „Haselbrink“ bezeichneten Straßenteil. Dieses Teilstück ist bisher nicht fertig ausgebaut.  Es wurde bisher erst die Tragschicht hergestellt (Baustraße). Nach Auffassung des Niedersächsischen Landesrechnungshofs (Bilanzierung des Straßenvermögens im kommunalen Jahresabschluss, 05.08.2019, 10712/6.2-1/2018, S. 16 – 17) ist selbst bei einem derartigen Sonderfall „die Straße unter „Anlagen im Bau“ anzusetzen, erst nach dem Aufbringen der Oberflächenbefestigung als fertiggestellt anzusehen und ab diesem Zeitpunkt mit dem Abschreibungslauf zu beginnen.“ Eine vorzeitige Abschreibung dieses Vermögensgegenstandes ist daher nicht vorzunehmen.

 

STR0000034111 Am Fischteich, RW-Kanal 1996 (12.257,00 €):

Im Zuge der Herstellung der Baustraße (s.o.) wurde zweckmäßigerweise auch bereits die Rohre und Anschlüsse für die spätere Regenwasserentsorgung („RW-Kanal“) verlegt. Die Teileinrichtung unterliegt aber noch nicht der Abnutzung, weil aufgrund des fehlenden Endausbaues der Fahrbahn noch kein Wasser ein- bzw. abgeleitet wird. „Nach DIN 50320 ist Verschleiß der fortschreitende Materialverlust aus der Oberfläche eines festen Körpers, hervorgerufen durch mechanische Ursachen, d.h. Kontakt und Relativbewegung eines festen, flüssigen oder gasförmigen Gegenkörpers.“ Und: „Im Falle der Abwasserkanäle findet der Verschleiß im Bereich der benetzten Rohrinnenfläche und hier vorwiegend im Sohlenbereich statt. Er ist durch einen Materialabtrag (Abrieb) meßbar und führt zu einer Erhöhung der Wandrauheit und im Extremfall zu einer Zerstörung der Rohre.“ (Quelle: Instandhaltung von Kanalisationen / Prof. Dr.-Ing. D. Stein, Dipl.-Ing. R. Stein (Hrsg. 1998) (2004), Download am 28.04.2020 unter https://www.unitracc.com/know-how/fachbuecher/instandhaltung-von-kanalisationen/schaeden-schadensursachen-schadensfolgen/mechanischer-verschleiss). Eine vorzeitige Abschreibung dieses Vermögensgegenstandes ist daher ebenfalls nicht vorzunehmen.

 

STR0000034112 Am Fischteich, Str.Einläufe 1996 (3.780,98 €):

Hier gilt das Vorstehende.

 

STR0000034113 Am Fischteich, Str.beleuchtung 2003 (2.040,38 €):

Da diese Teileinrichtung fertiggestellt ist und „benutzt“ wird, ist die Anlage nachträglich abzuschreiben.

 

STR0000037703 Leuchten, Wiesengrund (350,16 €):

Es handelt sich um die Verlängerung einer Stromleitung zum Anschluss einer weiteren Leuchte. Die Leuchte sollte installiert werden, sofern der Anlieger sich an den Kosten hierfür beteiligt. Eine Einigung hierüber kam nicht zustande, so dass mit der Leuchten-Aufstellung nicht mehr zu rechnen ist. Diese Teileinrichtung ist daher komplett abzuschreiben bzw. auszubuchen.

 

STR0000038310 WiW Redemoißel 2008 (572,31 €):

Für den geplanten Ausbau mehrerer Wirtschaftswege („WiW“) wurden 2008 Fördermittel beantragt. Für die Antragstellung mussten Planunterlagen eingereicht werden. Diese wurden durch ein Ingenieurbüro erarbeitet und zunächst als „Anlagen im Bau“ gebucht, da es sich um Nebenkosten der zukünftigen Herstellung handelte. Für den Wirtschaftsweg WZ 70 erhielt die Gemeinde allerdings keine Fördermittel, so dass der geplante Ausbau unterblieb. Die genannte Anlage ist somit in voller Höhe außerordentlich abzuschreiben. Dieses wird im Rahmen des Jahresabschlusses 2019 nachgeholt.

 

STR0000070051 Am Sonnenhang, Straße 2004 (114.725,08 €):

S. Ausführungen zu STR0000034110.

 

STR0000070061 Am Sonnenhang, Str.beleuchtung 2004 14 14.471,82 €

Da diese Teileinrichtung fertiggestellt ist und „benutzt“ wird, ist die Anlage nachträglich abzuschreiben.

 

Zu 4.2 Doppelzahlungen:

Die genannte Abschlagsrechnung ging am 12.11.2018 bei der Verwaltung ein und wurde am 21.11.2018 bezahlt (die im Prüfbericht genannten Zahlungsdaten sind nicht korrekt). Die Schlussrechnung wurde von der Firma bereits am 23.11.2018 ausgestellt und enthielt somit nicht die Zahlung des Abschlages, so dass der Gesamtrechnungsbetrag als noch offen ausgewiesen wurde. Bei der Prüfung der Rechnung wurde dieser Umstand nicht erkannt, so dass die Auszahlung des Gesamtrechnungsbetrages angeordnet wurde. Die Doppelzahlung wurde erst Anfang des Folgejahres entdeckt und von der Firma erstattet.

 

Zu 4.3 Aktivierung von geleisteten Investitionszuweisungen und -zuschüssen:

a)            IV-ZUW0000000004 „Schützenverein Gülden 2008“: Es handelt sich um eine Zuweisung zum Erwerb eines Grundstücks. Aufgrund der zum Aktivierungszeitpunkt geltenden Gemeindehaushalts- und Kassenverordnung wurde diese Zuweisung nicht abgeschrieben. Mittlerweile ist aber eine neue Rechtslage eingetreten, so dass die genannte Investitionszuweisung zum Erwerb eines Grundstückes doch abzuschreiben ist. Dieses wird im Jahresabschluss 2019 nachgeholt.

b)           IV-ZUW0000000057 „Grunderwerb Winterhoff, Ausgleichsfläche“: Die falsche Zuordnung dieses immateriellen Vermögensgegenstandes wird, wie vom RPA vorgeschlagen, im Jahresabschluss 2019 korrigiert.

 

Zu 4.4 Zahlung von geleisteten Zuweisungen und Zuschüssen:

Wie im Prüfbericht bereits geschrieben, ist es beabsichtigt, künftig auch bei den seit vielen Jahren gezahlten laufenden Zuschüssen an den Trägerverein Waldbad und den SV Zernien schriftliche Zuwendungsbescheide zu erstellen.

 

Zu 4.5 Wertberichtigung von Forderungen:

Hier gibt es unterschiedliche Auffassungen zwischen Rechnungsprüfungsamt und der Samtgemeinde, ab welchem Zeitpunkt Forderungen als zweifelhaft zu bewerten und abzuschreiben sind. Das bisherige Verfahren zur Ermittlung eventueller Wertberichtungen von Forderungen wird weiterhin als ausreichend erachtet. Trotzdem wird zukünftig aufgrund des Hinweises des Rechnungsprüfungsamtes, soweit möglich, ein noch strengerer Maßstab angesetzt. Die Samtgemeinde bevorzugt diese individuelle Betrachtung der einzelnen Fälle, eine pauschale Wertberichtigung erscheint nicht erforderlich. Aufgrund der persönlichen Kenntnis der Mehrzahl der in Frage kommenden Fälle werden die Forderungen, auch ältere, Stück für Stück beigetrieben, so dass hier kein weiterer Wertberichtigungsbedarf besteht, zumal der Prüfer selbst von „geringem Umfang“ spricht.

 

Zu 4.6 Versicherungsleistungen:

Wie bereits vom RPA geschrieben, ist es beabsichtigt die Ausschreibung im Jahr 2020 vorzubereiten bzw. durchzuführen. Es ist nach wie fraglich ob bei Versicherungsaufwendungen von 1.692,74 € im Jahr 2018 die evtl. möglichen Einsparungen nach einer Ausschreibung in einem angemessenen Verhältnis zu den Kosten des Verfahrens stehen.

 

Zu 4.7 Geldtransitkonto:

Es wird auf die Ausführungen des RPA und die Stellungnahme der Verwaltung zum Jahresabschluss 2017 verwiesen.

 

Zu 4.8 Barzahlungen:

Der Hinweis wird zur Kenntnis genommen.

 

Zu 4.9: Auftragsvergaben:

In der Regel werden seitens der Verwaltung immer mindestens drei Vergleichsangebote eingeholt. Zur Dokumentation der Vergaben wird seit 2017 ein vom Rechnungsprüfungsamt zur Verfügung gestelltes Muster verwendet. Es wird großes Augenmerk darauf verwendet, Vergabefehler zukünftig zu vermeiden.

 

Der Überschuss des ordentlichen Ergebnisses für das Haushaltsjahr 2018 in Höhe von 179.617,24 € wird der Rücklage zugeführt.

 

Nach Vortrag fasst der Rat der Gemeinde Zernien den

 

 

 

Bgm Schulz übernimmt wieder den Vorsitz 

 

 

Beschluss:

a) Der Rat beschließt den Jahresabschluss 2018 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt dem

Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2018.

b) Der Überschuss des ordentlichen Ergebnisses 2018 wird der Rücklage aus dem ordentlichen Ergebnis zugeführt.