Sachverhalt:

Die Summe der gut geplanten Bereiche in einer Verwaltung - vom Empfang über Mittelzonen und Besprechungsräume bis hin zu Kommunikationszonen - schafft im Optimalfall eine gut funktionierende Arbeitswelt.

 

Diesem Grundsatz kann im Verwaltungsgebäude der Samtgemeinde Elbtalaue in Hitzacker (Elbe) seit einiger Zeit nicht mehr hinreichend Rechnung getragen werden. Der Aufgabenumfang des dort untergebrachten Fachbereichs 3 „Bau“ hat sich in der Vergangenheit stark erhöht. Demzufolge war es auch notwendig, mehr Personal für die Bewältigung der Aufgaben vorzusehen.

 

Ab dem 01.09.2018 wird der Fachbereich 3 darüber hinaus, soweit die politischen Gremien zustimmen, durch eine weitere Hochbauingenieurin verstärkt. Ein entsprechendes Büro für die Dame steht nicht zur Verfügung. Ein Arbeitsplatz kann daher unter den jetzigen Umständen nur eingerichtet werden, indem die Ingenieurin in ein bestehendes Büro mit einzieht. Erweiterungsmöglichkeiten im Gebäude sind unter Beibehaltung der Belegung nicht mehr möglich, weil insbesondere denkmalrechtliche Vorschriften dagegen sprechen.

 

Abgesehen davon, dass der funktionale Ablauf im Fachbereich dadurch eingeschränkt wird, können auch die gesetzlichen Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung im Hinblick auf Mindestarbeitsflächen, Raumgrößen, Raumhöhen, Verkehrs- und Bewegungsflächen nur noch unter großen Schwierigkeiten eingehalten werden. Hinzu kommen brandschutztechnische Probleme, weil Regale bereits unzulässiger Weise in Fluren aufgestellt werden müssen, da ansonsten kein Platz vorhanden ist. Die Situation der Aktenarchive ist zudem untragbar, weil die Akten teilweise in Spitzböden untergebracht sind, die nur über schmale Leitern erreicht werden können.

 

Im Bereich des dort ebenfalls eingesetzten Fachdienstes 41 „Bürgerservice“ kann es darüber hinaus auch zu datenschutzrechtlichen Problemen kommen, wenn von den Beschäftigen mehrere Bürgerinnen und Bürger gleichzeitig bedient / beraten werden müssen.

 

Zudem ist es sinnvoll einen Wartebereich für den Bereich des Bürgerservices einzurichten, da dieser Bereich von Einwohnerinnen und Einwohnern regelmäßig stark frequentiert wird.

 

Die momentane Unterbringung der Bücherei im Verwaltungsgebäude muss ferner als absolute Notlösung betrachtet werden. Die Bücherei ist sehr beengt und hat am jetzigen Standort keinerlei Entwicklungsmöglichkeiten, die den Ansprüchen einer modernen Bücherei gerecht werden könnten.

Der Standort im Verwaltungsgebäude war in der Vergangenheit jedoch notwendig, weil sich die Bücherei als „freiwillige Aufgabe“ haushaltsrechtlichen Sparmaßnahmen unterordnen musste.

 

Durch den Abschluss des Zukunftsvertrages haben sich für die Samtgemeinde Elbtalaue aber neue Möglichkeiten ergeben, so dass ein Umzug der Bücherei in größere Räumlichkeiten nunmehr auch haushaltsrechtlich dargestellt werden kann.

 

Die jetzige Situation erfordert mithin ein schnelles Handeln, um mehr Büroflächen für die dort tätigen Kolleginnen und Kollegen sowie Entwicklungsmöglichkeiten für die Bücherei zu schaffen.

 

Es ist daher die Idee entwickelt worden, durch einen Umzug der Bücherei in die Räumlichkeiten Am Markt 8 / Brauhofstraße 2 zusätzliche Räumlichkeiten im Erdgeschoss für die Verwaltung zu gewinnen. Hier waren nach dem Auszug einer Massagepraxis Räumlichkeiten in einer Größe frei geworden, die den Bedürfnissen einer modernen Bücherei besser gerecht werden als der alte Standort im Verwaltungsgebäude.

 

Die Mandatsträger des Ausschusses für interkommunale Zusammenarbeit, Finanzen, Personal und Tourismus sowie des Ausschusses für Jugend, Betreuung, Bildung, Senioren, Migration und Büchereien konnten sich am 09.08.2018 im Rahmen einer Informationsveranstaltung einen Eindruck von der Bürosituation, der momentanen Unterbringung der Bücherei und den möglichen neuen Räumen der Bücherei verschaffen.

 

Dabei konnte nicht nur der untragbare momentane Zustand in Augenschein, sondern auch die Vorteile der neuen Gesamtlösung zur Kenntnis genommen werden.

 

Die Verwaltung würde durch den Umzug weitere Büroräume erhalten und könnte neben den Grundsätzen einer funktionalen räumlichen Verwaltungsorganisation auch alle gesetzlichen Vorgaben im Bereich der Arbeitssicherheit einhalten.

 

Die Größe (435 m²) der Räumlichkeiten Am Markt 8 / Brauhofstraße 2 ermöglicht der Bücherei sowohl die Unterbringung des vorhandenen Medienbestandes der Bücherei als auch die Umsiedelung der Magazine und lässt Platz für einen neuen Jugendbuchbereich, Nutzerbereiche mit Tisch und Stühlen sowie Platz für Bilderbuchkino etc.

 

Die Lage direkt am Bürgerpark und gegenüber des Rathauses ist attraktiv und leicht erreichbar.

 

Während der Ortsbesichtigung im Rahmen der Informationsveranstaltung am 9. August 2018 hat die Leiterin der Bücherei, Frau Lindner, ein künftiges Konzept für die Nutzung der Räume vorgestellt.

 

Durch den Eigentümer wird zugesichert, sofern es zu einem langfristigen Mietvertrag kommt, die Räumlichkeiten weitestgehend barrierefrei herzurichten und einen direkten Zugang zum Bürgerpark zu schaffen.

 

Die Räumlichkeiten sollten außerdem einen anderen Bodenbelag erhalten und die vorhandene Beleuchtung ist zu überprüfen und ggf. zu verändern. Diese Maßnahmen sind über den Vermieter zu gewährleisten.

 

Die Bürgerinnen und Bürger haben weiterhin eine größtmögliche Nähe und Erreichbarkeit von Bücherei und Verwaltung.

 

Im Rahmen der Gesamtmaßnahme ist es zudem möglich, der Tourist-Information im Verwaltungsgebäude größere und damit repräsentativere Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen, um dem wichtigsten touristischen Standort im Bereich der Samtgemeinde Elbtalaue, der Stadt Hitzacker (Elbe), Rechnung zu tragen.

 

Ferner könnte auch der Fachdienst 41 eine bessere Bürosituation erhalten und damit die oben genannten datenschutzrechtlichen Probleme umgehen.

 

Fazit

Die Räumlichkeiten im Gebäude Am Markt 8/Brauhofstraße 2 sind geeignet, um den Bedürfnissen einer modernen Bücherei Rechnung zu tragen. Der Abschluss eines langfristigen Mietvertrages stärkt den Büchereistandort Hitzacker (Elbe) und führt zur Beseitigung der Raumnot im Rathaus Am Markt 7. Die Verwaltung bittet daher um Zustimmung zu der Maßnahme.

 

AV Geuder berichtet, dass im Rahmen einer Infoveranstaltung am 09.08.2018 die Räumlichkeiten im Verwaltungsgebäude Am Markt 7 und der angedachte neue Standort der Bücherei Hitzacker Am Markt 8/Brauhofstr. 2 besichtigt wurden.

An dieser gemeinsamen und gut besuchten Ortsbesichtigung haben der AIZE und der JBSME teilgenommen.

 

FDL Scharf erläutert, dass die Bücherei aufgrund der freiwilligen Aufgabe immer wieder sparzwängen unterlag und somit 2006 „gezwungenermaßen“ in die für eine Bücherei beengten Räumlichkeiten der Verwaltung mit einziehen musste, da diese mietfrei überlassen werden konnten. Die Bücherei musste sich damals erheblich verkleinern.

Anzumerken hierzu ist jedoch, dass die Verwaltung aufgrund von zusätzlichen Mitarbeiter/innen die Räume der Bücherei im Verwaltungsgebäude benötigt und nicht die Bücherei aufgrund beengter Verhältnisse.

Die jetzt angedachten neuen Räume mit 435 qm stellen eine Qualitätssteigerung für die Mitarbeiterinnen und den Besuchern dar.

Angedacht ist ein langfristiger Mietvertrag (zzt. Verhandlung über 15 Jahre und festgeschriebenem Mietpreis) mit dem Vermieter Herrn Schneeberg, um den Standort Hitzacker auch auf längere Sicht zu sichern. 

Durch diesen Umzug werden die in der Vorlage aufgeführten Missstände (Raumbedarf Fachbereich 3-Bau, Tourist-Information, Bürgerbüro und Aktenarchive, Vorgaben Arbeitsstättenverordnung, Brandschutz) alle beseitigt. 

 

Die Sitzung wird von 18.08 Uhr bis 18.23 Uhr unterbrochen, um Frau Lindner von der Bücherei Hitzacker die Möglichkeit zu geben, sich zu äußern.

 

Frau Lindner führt aus, dass sie seit 2006 auf ca. 100 qm verzichten mussten und somit aufgrund  von Platzmangel einige Projekte nicht durchführen konnten. Sie steht einem Umzug sehr positiv gegenüber und freue sich darauf.

Weiterhin berichtet sie, dass sich seit 2006 das Etat für Medienbeschaffung für beide Büchereien (Hitzacker und Dannenberg) wegen Sparmaßnahmen nicht verändert hat. Viele Anschaffungen wurden vom Förderverein geleistet. Die Samtgemeinde hat keine Investitionen getätigt. Sie bittet zukünftig das Budget für Medienbeschaffungen (E-Books etc.) im Haushalt zu erhöhen.

Frau Lindner gibt zu bedenken, dass zum heutigen Zeitpunkt Gelder u.a. für die Zahlung der Miete, die 2006 eingespart werden musste, vorhanden sind. Sie befürchtet, dass der Umzug dazu führt, dass die Bücherei auf Jahre nicht weitergeführt werden kann, zudem auch die Bücherei in Dannenberg umziehen und zukünftig Miete zahlen muss (siehe TOP 5).

 

1.SgRat Beitz erläutert, dass u.a. aufgrund des Zukunftsvertrages Sparmöglichkeiten im Bereich der freiwilligen Aufgaben getätigt werden mussten.

Zum heutigen Zeitpunkt, auch unter Berücksichtigung der Zahlung beider Mieten, Bücherei Standort Hitzacker und Dannenberg, befindet sich die Samtgemeinde mit ca. 3% noch im zu tolerierenden Rahmen der freiwilligen Ausgaben. Anteilig des Haushaltsvolumens dürften 3,99% an freiwilligen Ausgaben getätigt werden. 

 

 

1.SgRat Beitz betont, dass das entscheidende Gremium der Samtgemeinderat ein klares Signal zum weiteren Bestehen beider Büchereien vorgibt. Mehr Sicherheit kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht gegeben werden. Diese fast identische Vorlage wurde auch vom AIZE in der Sitzung am 23.08.2018 einstimmig empfohlen. 

Über die Höhe des Budgets für Medienbeschaffungen wird in den anstehenden Haushaltsberatungen besprochen und entschieden.

 

Für die Büchereien wird es künftig 2 Kostenstellen geben, die bisherige für den Betrieb FD14

und eine im FD31 für Mieten und Nebenkosten. 

 

Der JBSME empfiehlt folgenden

 

 

 

 

 

Beschlussvorschlag:

Die Bücherei in Hitzacker wird bei Vorliegen der haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vom Verwaltungsgebäude Am Markt 7 in die Räumlichkeiten Am Markt 8 / Brauhofstraße 2 verlegt, um zusätzliche Räume für das Verwaltungspersonal und die Tourist-Information zu schaffen.