Sachverhalt:

Die Summe der gut geplanten Bereiche in einer Verwaltung - vom Empfang über Mittelzonen und Besprechungsräume bis hin zu Kommunikationszonen - schafft im Optimalfall eine gut funktionierende Arbeitswelt.

 

Diesem Grundsatz kann im Verwaltungsgebäude der Samtgemeinde Elbtalaue in Hitzacker (Elbe) seit einiger Zeit nicht mehr hinreichend Rechnung getragen werden. Der Aufgabenumfang des dort untergebrachten Fachbereichs 3 „Bau“ hat sich in der Vergangenheit stark erhöht. Demzufolge war es auch notwendig, mehr Personal für die Bewältigung der Aufgaben vorzusehen.

 

Ab dem 01.09.2018 wird der Fachbereich 3 darüber hinaus, soweit die politischen Gremien zustimmen, durch eine weitere Hochbauingenieurin verstärkt. Ein entsprechendes Büro für die Dame steht nicht zur Verfügung. Ein Arbeitsplatz kann daher unter den jetzigen Umständen nur eingerichtet werden, indem die Ingenieurin in ein bestehendes Büro mit einzieht. Erweiterungsmöglichkeiten im Gebäude sind unter Beibehaltung der Belegung nicht mehr möglich, weil insbesondere denkmalrechtliche Vorschriften dagegen sprechen.

 

Abgesehen davon, dass der funktionale Ablauf im Fachbereich dadurch eingeschränkt wird, können auch die gesetzlichen Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung im Hinblick auf Mindestarbeitsflächen, Raumgrößen, Raumhöhen, Verkehrs- und Bewegungsflächen nur noch unter großen Schwierigkeiten eingehalten werden. Hinzu kommen brandschutztechnische Probleme, weil Regale bereits unzulässiger Weise in Fluren aufgestellt werden müssen, da ansonsten kein Platz vorhanden ist. Die Situation der Aktenarchive ist zudem untragbar, weil die Akten teilweise in Spitzböden untergebracht sind, die nur über schmale Leitern erreicht werden können.

 

Im Bereich des dort ebenfalls eingesetzten Fachdienstes 41 „Bürgerservice“ kann es darüber hinaus auch zu datenschutzrechtlichen Problemen kommen, wenn von den Beschäftigen mehrere Bürgerinnen und Bürger gleichzeitig bedient / beraten werden müssen.

 

Zudem ist es sinnvoll einen Wartebereich für den Bereich des Bürgerservices einzurichten, da dieser Bereich von Einwohnerinnen und Einwohnern regelmäßig stark frequentiert wird.

 

Die momentane Unterbringung der Bücherei im Verwaltungsgebäude muss ferner als absolute Notlösung betrachtet werden. Die Bücherei ist sehr beengt und hat am jetzigen Standort keinerlei Entwicklungsmöglichkeiten, die den Ansprüchen einer modernen Bücherei gerecht werden könnten.

Der Standort im Verwaltungsgebäude war in der Vergangenheit jedoch notwendig, weil sich die Bücherei als „freiwillige Aufgabe“ haushaltsrechtlichen Sparmaßnahmen unterordnen musste.

 

Durch den Abschluss des Zukunftsvertrages haben sich für die Samtgemeinde Elbtalaue aber neue Möglichkeiten ergeben, so dass ein Umzug der Bücherei in größere Räumlichkeiten nunmehr auch haushaltsrechtlich dargestellt werden kann.

 

Die jetzige Situation erfordert mithin ein schnelles Handeln, um mehr Büroflächen für die dort tätigen Kolleginnen und Kollegen sowie Entwicklungsmöglichkeiten für die Bücherei zu schaffen.

 

Es ist daher die Idee entwickelt worden, durch einen Umzug der Bücherei in die Räumlichkeiten Am Markt 8 / Brauhofstraße 2 zusätzliche Räumlichkeiten im Erdgeschoss für die Verwaltung zu gewinnen. Hier waren nach dem Auszug einer Massagepraxis Räumlichkeiten in einer Größe frei geworden, die den Bedürfnissen einer modernen Bücherei besser gerecht werden als der alte Standort im Verwaltungsgebäude.

 

Die Mandatsträger des Ausschusses für interkommunale Zusammenarbeit, Finanzen, Personal und Tourismus sowie des Ausschusses für Jugend, Betreuung, Bildung, Senioren, Migration und Büchereien konnten sich am 09.08.2018 im Rahmen einer Informationsveranstaltung einen Eindruck von der Bürosituation, der momentanen Unterbringung der Bücherei und den möglichen neuen Räumen der Bücherei verschaffen.

 

Dabei konnte nicht nur der untragbare momentane Zustand in Augenschein, sondern auch die Vorteile der neuen Gesamtlösung zur Kenntnis genommen werden.

 

Die Verwaltung würde durch den Umzug weitere Büroräume erhalten und könnte neben den Grundsätzen einer funktionalen räumlichen Verwaltungsorganisation auch alle gesetzlichen Vorgaben im Bereich der Arbeitssicherheit einhalten.

 

Die Größe (435 m²) der Räumlichkeiten Am Markt 8 / Brauhofstraße 2 ermöglicht der Bücherei sowohl die Unterbringung des vorhandenen Medienbestandes der Bücherei als auch die Umsiedelung der Magazine und lässt Platz für einen neuen Jugendbuchbereich, Nutzerbereiche mit Tisch und Stühlen sowie Platz für Bilderbuchkino etc.

 

Die Lage direkt am Bürgerpark und gegenüber des Rathauses ist attraktiv und leicht erreichbar.

 

Während der Ortsbesichtigung im Rahmen der Informationsveranstaltung am 9. August 2018 hat die Leiterin der Bücherei, Frau Lindner, ein künftiges Konzept für die Nutzung der Räume vorgestellt.

 

Durch den Eigentümer wird zugesichert, sofern es zu einem langfristigen Mietvertrag kommt, die Räumlichkeiten weitestgehend barrierefrei herzurichten und einen direkten Zugang zum Bürgerpark zu schaffen.

 

Die Räumlichkeiten sollten außerdem einen anderen Bodenbelag erhalten und die vorhandene Beleuchtung ist zu überprüfen und ggf. zu verändern. Diese Maßnahmen sind über den Vermieter zu gewährleisten.

 

Die Bürgerinnen und Bürger haben weiterhin eine größtmögliche Nähe und Erreichbarkeit von Bücherei und Verwaltung.

 

Im Rahmen der Gesamtmaßnahme ist es zudem möglich, der Tourist-Information im Verwaltungsgebäude größere und damit repräsentativere Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen, um dem wichtigsten touristischen Standort im Bereich der Samtgemeinde Elbtalaue, der Stadt Hitzacker (Elbe), Rechnung zu tragen.

 

Ferner könnte auch der Fachdienst 41 eine bessere Bürosituation erhalten und damit die oben genannten datenschutzrechtlichen Probleme umgehen.

 

Fazit

Die Räumlichkeiten im Gebäude Am Markt 8/Brauhofstraße 2 sind geeignet, um den Bedürfnissen einer modernen Bücherei Rechnung zu tragen. Der Abschluss eines langfristigen Mietvertrages stärkt den Büchereistandort Hitzacker (Elbe) und führt zur Beseitigung der Raumnot im Rathaus Am Markt 7. Die Verwaltung bittet daher um Zustimmung zu der Maßnahme.

 

Ratsherr Walter fragt ob der Mietpreis auf die Vertragsdauer festgeschrieben ist und ob der Standort an dem neuen Ort langfristig gesichert ist. SgBgm Meyer antwortet dass der Mietpreis festgeschrieben ist und der Standort langfristig gesichert ist. Die Verhandlungen für die Mietzeit laufen zunächst für 10 bis 15 Jahre.

 

Ratsherr Zühlke merkt an, mit der Denkmalschutzbehörde Gespräche zu führen, um einen Zugang zum Rathaus von der Hauptstraße aus zu ermöglichen. SgBgm Meyer sagt eine Prüfung zu.

 

Ratsfrau Unterste-Wilms fragt nach, ob die Arbeitsstättenverordnung eingehalten wird, wenn die neuen Büroräume in Hitzacker geschaffen werden. Weiterhin fragt sie wie oft Überprüfungen der Räumlichkeiten in dieser Hinsicht stattfinden. Herr Rhode berichtet, dass die Arbeitsstättenverordnung nach dem Umzug in die neuen Büroräume eingehalten wird. Eine Überprüfung findet jährlich durch den Betriebsarzt statt.

 

Nach kurzer Diskussion empfiehlt der Ausschuss folgenden

 

Beschluss:

Die Bücherei in Hitzacker wird bei Vorliegen der haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vom Verwaltungsgebäude Am Markt 7 in die Räumlichkeiten Am Markt 8 / Brauhofstraße 2 verlegt, um zusätzliche Räume für das Verwaltungspersonal und die Tourist-Information zu schaffen.