Sitzung: 01.10.2015 Rat der Samtgemeinde Elbtalaue
Beschluss: Einstimmig beschlossen
Abstimmung: Ja: 31
Vorlage: 11/0282/2015
Ratsherr Zuther hat
die als Anlage zur Vorlage beigefügten Anträge zum Umbau der Homepage und zum
Dokumenten E-Mail-Versand gestellt.
Antrag I: Umbau der Homepage
Ein Umbau der Homepage ist nicht
erforderlich. Unter der Angabe www.elbtalaue.de/ratsinfo wird man direkt auf die Seite des Ratsinformationssystems geleitet.
Darüber hinaus befindet sich auf
der Startseite der Samtgemeinde ein Link mit dem man ebenfalls direkt zum Rats-
und Bürgerinformationssystem weitergeleitet wird.
Startseite:
Sobald man den Button auswählt
erfolgt die Weiterleitung. Das Ratsmitglied kann dann direkt das
Ratsinformationssystem auswählen und sofern bereits Benutzer und Kennwort
vergeben wurden, darin arbeiten.
Seite des Bürger- und Ratsinformationssystems:
Anmeldemaske im Ratsinformationssystem:
(An dieser Stelle besteht auch
die Möglichkeit, diese Seite zu den Favoriten hinzuzufügen. Dann würde sich
auch der Aufruf der Startseite erübrigen.)
Antrag II: Durgängiger Dokumenten-E-Mail-Versand
Derzeit besteht die Möglichkeit,
sich die Sitzungsunterlagen von Verwaltungsausschuss-, Samtgemeindeausschuss-
und Ratssitzungen per Post oder per E-Mail zusenden zu lassen. Die Unterlagen
für die Fachausschusssitzungen werden alle per Post versandt, da die Zustimmung
für den elektronischen Versand lediglich für die genannten Sitzungen erteilt
wurde. Die Ratsmitglieder, die sich für die E-Mail-Variante entschieden haben
und entsprechend ihr Einverständnis schriftlich erklärt haben, bekommen
sämtliche Unterlagen elektronisch, es sei denn, die Unterlagen sind zu
umfangreich (z. B. Haushaltspläne). In diesen Fällen wird ebenfalls auf
postalischem Weg zugestellt.
Ratsmitglieder, die die
Unterlagen im Regelfall per E-Mail erhalten, brauchen die im Ausnahmefall
postalisch zugestellten Unterlagen nicht einzuscannen. Sämtliche Vorlagen und
Anlagen werden ins Rastinformationssystem eingestellt. Grundsätzlich sollten
alle durch die Sachbearbeiter im Laufe des Tages für das Internet freigegebenen
Dokumente über Nacht automatisch in das Ratsinformationssystem übertragen
werden. Dort kann sich die einzelne Unterlage oder auch alle Unterlagen zu
einer Sitzung heruntergeladen werden.
Damit künftig auch die Unterlagen
für die Fachausschusssitzungen per E-Mail versandt werden, empfiehlt die
Verwaltung, die vorliegenden Einverständniserklärungen entsprechend zu
erweitern.
Herr Rhode erklärt den Anwesenden
die derzeitige Verfahrensweise und den o.g. Sachverhalt.
Stellv. RV Zuther hat sich persönlich
mit Mitarbeitern der Verwaltung zusammengesetzt um sich mit der Problematik
auseinander zu setzen. Er bedankt sich nochmals bei der Verwaltung für die
ausgiebige „Führung“ durch das gesamte Ratsinformationssystem. Er schlägt vor,
dieses System im Rahmen einer Präsentation auf die Tagesordnung einer
Ratssitzung zu setzen, um allen Mitgliedern das Ratsinformationssystem nochmal
zu erläutern.
Anmerkung der Verwaltung:
Mit der Einführung des
Ratsinformationssystems hat es seitens der Verwaltung Schulungsangebote hierfür
gegeben, die nur teilweise genutzt worden sind. Die Verwaltung schlägt daher
vor, nach der nächsten Kommunalwahl erneut eine solche Möglichkeit anzubieten.
Darüber hinaus steht es jedem Ratsmitglied frei, sich jederzeit mit Fragen und
Problemen an die entsprechenden Mitarbeiter in der Verwaltung zu wenden.
Der Samtgemeinderat fasst
folgenden
Beschluss:
Der Antrag zum
Umbau der Homepage wird abgelehnt.
Um einen
durchgängigen E-Mail-Versand zu gewährleisten, wird die Einverständniserklärung
der Ratsmitglieder, die ihre Unterlagen für den Samtgemeindeausschuss und den
Rat per E-Mail erhalten, auf die Fachausschusssitzungen erweitert.