Sitzung: 26.11.2013 Rat der Samtgemeinde Elbtalaue
Beschluss: Kenntnis genommen
Abstimmung: Ja: 30
Vorlage: 2/543/2013
Mit Datum vom 05.11.2013 hat die SOLI-Fraktion im Samtgemeinderat einen
Antrag gestellt, den o.g. Tagesordnungspunkt aufzunehmen und entsprechende
Fragen zu beantworten.
Folgende Ausführungen
sind den Mitgliedern des Samtgemeindeausschusses und des Samtgemeinderates
schriftlich vorgelegt worden:
Allgemeines:
Die ehemalige
Samtgemeinde Dannenberg (Elbe) hat zusammen mit ihren Mitgliedsgemeinden im
Rahmen eines Pilotprojektes des Landes Niedersachsen ihr Haushalts-, Kassen-
und Rechnungswesen von der Kameralistik auf die kommunale doppelte Buchführung
(Doppik) umgestellt. Die Umstellung inklusive Inventur und Vermögensbewertung
orientierte sich zum damaligen Zeitpunkt mangels rechtlicher Vorgaben am
Modellkonzept der Hochschule Speyer und Erfahrungen der Modellkommune Stadt
Uelzen.
Zum 1.1.2006 trat
die geänderte Gemeinde Haushalts- und Kassenverordnung in Kraft und am
4.12.2006 erließ das Land erstmals amtliche „Doppik-Muster“ inklusive
verbindlicher Abschreibungstabelle. Aufgrund dieser Vorschriften war in der
Folge eine weitgehende Neubewertung des Anlagevermögens der Samtgemeinde und
der Gemeinden erforderlich.
Im Rahmen der
Arbeiten an der Eröffnungsbilanz der ehem. Samtgemeinde Dannenberg (Elbe)
traten Fragen auf, die bis dato auch in den genannten Rechtsvorschriften nicht
eindeutig geklärt waren. Eine ganz wesentliche Frage war, ob eine
Mitgliedsgemeinde bilanztechnisch eigenes Geldvermögen besitzen könne. Diese
Frage wurde erst Ende 2007 abschließend (positiv) geklärt.
Daher konnten erst
beginnend im Jahre 2007 mit der Prüfung der Eröffnungsbilanzen begonnen werden,
wobei diejenigen der Samtgemeinde Dannenberg (Elbe) und der Stadt Dannenberg
(Elbe) vorgezogen wurden, um die dort gewonnenen Erfahrungen in die Bilanzen
der übrigen Gemeinden einfließen zu lassen.
Zeitlich
erschwerend kam die Fusion der ehemaligen Samtgemeinden Hitzacker (Elbe) und
Dannenberg (Elbe) zum 1.1.2007 hinzu, die weit über dieses Datum hinaus Personalkapazitäten
band, ebenso wie die intensive Mitarbeit am interkommunal abgestimmten Zielvereinbarungsentwurf mit dem
MI, dem Projekt „Verwaltungsmodernisierung“ sowie den vorbereitenden Arbeiten
zum Entschuldungsvertrag im Jahr 2012.
Dieses vorweg gestellt,
beantworte ich die Fragen wie folgt:
1. Aus welchem Jahr datiert der letzte
Jahresabschluss/Jahresrechnung der SGen
Dannenberg und Hitzacker, bzw. Elbtalaue
sowie der jeweiligen Mitgliedsgemeinden
und wann erfolgte dessen Prüfung durch das
RPA (Rechnungsprüfungsamt)?
Die letzten
geprüften Jahresrechnungen der Mitgliedsgemeinden der ehemaligen Samtgemeinde Dannenberg (Elbe) betrafen das
Haushaltsjahr 2003.
Die
Eröffnungsbilanzen dieser Gemeinden zum 01.01.2004 wurden sämtlich geprüft,
nachstehend ist das Datum der jeweiligen Prüfberichte angegeben:
Gemeinde Damnatz
31.08.2011, Stadt Dannenberg (Elbe) 19.05.2009, Gemeinde Gusborn 28.09.2010,
Gemeinde Jameln 04.05.2009, Gemeinde Karwitz 11.09.2009, Gemeinde Langendorf
01.11.2012, Gemeinde Zernien 25.06.2013.
Die
Jahresabschlüsse 2004 wurden mittlerweile alle zur Prüfung vorgelegt, für die
Gemeinde Damnatz ist die Prüfung abgeschlossen.
Die letzten
geprüften Jahresrechnungen der ehemaligen Samtgemeinde Hitzacker (Elbe)
betrafen das Haushaltsjahr 2006. Die Prüfberichte stammen vom 06.12.2007
(Gemeinde Göhrde), 16.07.2007 (Stadt Hitzacker (Elbe)) und 24.10.2007 (Gemeinde
Neu Darchau).
Die
Eröffnungsbilanz der Gemeinde Göhrde zum 01.01.2007 wurde mittlerweile zur
Prüfung vorgelegt, die Eröffnungsbilanzen der Stadt Hitzacker (Elbe) und der
Gemeinde Neu Darchau werden voraussichtlich bis Ende November 2013 vorgelegt.
Der letzte geprüfte
Abschluss für die ehemalige Samtgemeinde Hitzacker (Elbe) betraf ebenfalls das
Jahr 2006, der Prüfbericht stammt vom 03.08.2007.
Auch der letzte
geprüfte Abschluss (doppisch) für die ehemalige Samtgemeinde Dannenberg (Elbe)
betraf das Jahr 2006, der Prüfbericht stammt vom 11.11.2011.
2. Welchen Bearbeitungsstand haben die noch
fehlenden Jahresabschlüsse (bzw.
Entwürfe) der o. g. Kommunen und wann ist
mit deren Vorlage beim RPA zu rechnen?
Nachdem das Thema mit Vermerk des
Fachdienstes 20 -Finanzen und Kommunalaufsicht-des Landkreises
Lüchow-Dannenberg vom 23.07.2013 zusammengefasst und an den Landrat
herangetragen wurde, hat am 06.09.2013 ein Gespräch mit dem
Samtgemeindebürgermeister Jürgen Meyer und den Bürgermeister/innen der
betroffenen
Gemeinde
stattgefunden. Folgende Vereinbarungen zum Abbau des Bearbeitungsstaus wurden
getroffen:
1.
die
fehlenden Eröffnungsbilanzen der SG und ihrer Mitgliedsgemeinden sind bis
spätestens 31.12.2013,
möglichst früher, dem RPA zur Prüfung vorzulegen
2.
2.
in den Fällen, in denen bereits Eröffnungsbilanzen vorliegen, ist mindestens
der
erste darauffolgende
Jahresabschluss ebenfalls bis spätestens 31.12.2013, möglichst
früher,
dem RPA zur Prüfung vorzulegen.
Seitdem
werden in der Kämmerei vorrangig die Bilanzen und Jahresabschlüsse behandelt. .
Der Kämmerer wurde von anderen Aufgaben im Verwaltungsvorstand freigestellt. Zudem
wurden insgesamt 0,75 Stellenanteile der Kämmerei zusätzlich zur Verfügung
gestellt, um das vorgenannte vereinbarte Ziel erreichen zu können.
Zu
beachten ist aber, dass mit dem ersten Jahresabschluss nach Einführung der
Doppik sinnvollerweise erst begonnen werden kann, wenn die Prüfung der
Eröffnungsbilanz inhaltlich abgeschlossen ist. Auch für die folgenden
Haushaltsjahre empfiehlt es sich, mindestens nach jedem zweiten Abschluss die
Prüfung der Vorperiode abzuwarten. Da die Dauer einer Prüfung umstände bedingt
ungewiss ist, kann für die Vorlage der jeweiligen Abschlüsse keine konkrete
Aussage getroffen werden.
Nach den bisher gesammelten
Erfahrungen dauert die Erstellung eines Jahresabschlusses
bei den „kleineren“ Gemeinden ca. 3 – 4 Wochen, bei den beiden Städten und der
Samtgemeinde 4 – 6 Wochen.
3. Welchen realistischen Zeitplan gibt es
für die Vorlage der Jahresabschlüsse und in
welchem Zeitfenster kann/soll die Prüfung
durch das RPA erfolgen?
Dieses ergibt sich
aus der vorherigen Antwort. Die Aufstellung eines Zeitplanes für die
Samtgemeinde und allen Gemeinden würde so viele Unwägbarkeiten beinhalten, dass
ein solcher nicht zielführend wäre.
4. Inwieweit sind beim RPA und in der
Samtgemeindeverwaltung Elbtalaue die notwendigen Fach- und Personalressourcen
für eine zeitnahe Prüfung vorhanden?
Im Gespräch am
06.09.2013 wurde von dem Leiter des RPA die Personalsituation dargestellt und
auch daraufhin gewiesen, dass ab ca. Mitte Oktober eine weiterer Prüfer zur
Verstärkung des Personals zur Verfügung stehen wird. Weitere Auskünfte hierzu
kann nur das Rechnungsprüfungsamt selbst erteilen.
Die
Personalsituation der Samtgemeinde wurde bereits unter 3. dargestellt.
5. Gibt es Vereinbarungen oder Absprachen
nach der Einführung des Doppik-Haushalts in der Samtgemeinde/ Gemeinden
zwischen SG Elbtalaue-Kommunalaufsicht-RPA-und Land (Ministerium) über die
Vorlage der Jahresabschlüsse oder der Eröffnungsbilanzen? Wenn ja welche und
von wann?
Im Zuge
der Prüfung der Eröffnungsbilanz der Samtgemeinde Dannenberg (Elbe) zum
01.01.2004 war zur Klärung diverser Fachfragen Prof. Horstmann (Dozent am Nds.
Studieninstitut, Fachbuchautor) zu einer Besprechung am 20.11.2007 in
Dannenberg (Elbe) eingeladen, an der auch Vertreter der Kämmerei bzw. der
Kommunalaufsicht des Landkreises und des RPAs teilnahmen.
Über
die Besprechung wurde ein Protokoll gefertigt und im Hinblick auf den Umfang
der Korrekturarbeiten dort unter "7". Vorlage der Bilanzen"
festgehalten: "Die Kommunalaufsicht
billigt der Samtgemeinde zu, dass die Bilanzveränderungen und die tlw,
notwendigen Vorarbeiten einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie wird daher die
Haushalte der Samtgemeinde Elbtalaue und ihrer Mitgliedsgemeinden wegen der
fehlenden Bilanzen nicht beanstanden," Weitere Vereinbarungen wurden
nicht getroffen.
Wegen
des beabsichtigten Abschlusses des Entschuldungsvertrages und der hierfür
erforderlichen konkreten Abschlusszahlen des gesamten Samtgemeindebereichs
wurde das MI über die nicht geprüften Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
durch den Landrat unterrichtet, wie er es in seinem Schreiben vom 22.08.2013 an
die Samtgemeinde und die Mitgliedsgemeinden mitgeteilt hat.
Gleichzeitig
hat der Landrat in diesem Schreiben erklärt, dass er seine vorgesehene
Unterschrift zum Entschuldungsvertrag
nur unter dem Vorbehalt der baldigen Vorlage der Jahresabschlüsse
leisten könnte.
6. Wann hat der Landrat /die
Kommunalaufsicht erstmals durch offizielles Anschreiben, sowie in sonstigen
Prüfbemerkungen oder sonstigen Maßnahmen (mündlich etc.) gegenüber der
Verwaltung der Samtgemeinde Elbtalaue das Fehlen der Abschlüsse aller
betroffenen Kommunen angezeigt bzw. darauf hingewiesen?
Der
Kommunalaufsicht und dem Rechnungsprüfungsamt waren das Fehlen der Abschlüsse
aus dem unter 5. zitierten Gespräch und auch aus den Bedarfszuweisungsanträgen
bzw. den Verhandlungen zum Entschuldungsvertrag bekannt.
7. Wann hat das RPA erstmals durch
offizielles Anschreiben, in sonstigen
Prüfbemerkungen oder sonstigen Maßnahmen
(mündlich etc.) gegenüber den betroffenen Kommunen das Fehlen der Abschlüsse
angezeigt bzw. darauf hingewiesen?
Siehe
Antwort zu 6.
8. Wurden hinsichtlich der Vorlage der
Jahresabschlüsse Fristen gegenüber den
betroffenen Kommunen gesetzt? Falls ja, wann
geschah das erstmals? Durch wen
erfolgte diese Fristsetzung?
Siehe
Antwort zu 2.
9. Hat der Landrat/die Kommunalaufsicht
gegenüber den betroffenen Kommunen die
fehlenden Jahresabschlüsse bemängelt? Wenn
ja, wann erstmals und in welcher Form?
Hinsichtlich
der Kommunalaufsicht siehe Antwort zu 6. Der Landrat selbst hat dieses in
seinem Schreiben vom 22.08.2013 erstmals getan.
10. Wurden durch den Landrat/die
Kommunalaufsicht die Haushalte der Kommunen der SG Elbtalaue genehmigt? Wurden
in den Genehmigungen Hinweise gegeben oder
Maßgaben hinsichtlich der fehlenden
Abschlüsse aufgegeben? Wenn ja, in welcher
Form und wann?
Die Haushaltssatzungen der
Samtgemeinde und deren Mitgliedsgemeinden wurden in den letzten Jahren
genehmigt, teilweise mit Einschränkungen, die aber auf die individuelle
Haushaltssituation der jeweiligen Gemeinde bzw. der Samtgemeinde zurückzuführen
waren.
11. Warum hat nach Kenntnis der
Samtgemeindeverwaltung Elbtalaue der Landrat/die Kommunalaufsicht keine
kommunalaufsichtliche Maßnahme ergriffen?
Die Antwort auf
diese Frage kann nur der Landrat/die Kommunalaufsicht geben.
12. Auf welcher Grundlage konnte der
Landrat/die Kommunalaufsicht im Rahmen der
Haushaltsgenehmigungen die ordentliche und
wirtschaftliche Haushaltsführung der
Kommunen der Elbtalaue beurteilen?
Die jeweiligen
Ergebnisse der Ergebnis-und Finanzrechnung des Vorvorjahres sind im
Haushaltsplan enthalten, so dass sich ein Bild von der Haushaltslage der
Samtgemeinde und ihrer Mitgliedsgemeinde gemacht werden konnte.
Außerdem wird die
Samtgemeinde Elbtalaue einmal jährlich einer Kassenprüfung durch das RPA
unterzogen. Vierteljährlich werden die Steuererträge im Rahmen der
Grundlagenermittlung für den Finanzausgleich geprüft. Ebenso werden bei
Investitionsmaßnahmen die Verwendungsnachweise geprüft.
13. Auf welcher Grundlage wurden vom Land
die Bedarfszuweisungen gewährt, wenn es keine geprüften Haushalte seit 2004
gibt und gab es Vorbehaltsvorgaben (ggfs. Rückzahlungen etc.)?
Bei der Beantragung
der Bedarfszuweisungen müssen Bilanzzahlen, Erträge und Aufwendungen des
Vorjahres sowie Haushaltszahlen des Antragsjahres und der Folgejahre geliefert
werden. Es wurden immer die aktuellen, ungeprüften Zahlen angegeben. Diese
wurden vom Rechnungsprüfungsamt unter Vorbehalt der endgültigen Prüfung
bestätigt.
Die
Bedarfszuweisungsbescheide enthielten jeweils die Anmerkung: „Die Festsetzung erfolgt vorbehaltlich der
endgültigen Bestätigung des Rechnungsergebnisses des Vorjahres durch das Rechnungsprüfungsamt.
Ich bitte, mich nach Abschluss der Prüfung über das Prüfungsergebnis zu
unterrichten.“
Weitere Antworten
kann nur das MI geben.
14.Welche sachlichen und ggfs. persönlichen
Rückschlüsse/Konsequenzen zieht der
Samtgemeindebürgermeister Elbtalaue aus
dieser Tatsache?
Es wurden aufgrund
der Anhörung durch den Landkreis im August 2013 sofort Maßnahmen (personell und
arbeitstechnisch) eingeleitet, um die Rückstände aufzuarbeiten. Durch
regelmäßige Statusberichte der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
wird der Fortgang der Abarbeitung persönlich überwacht.
Nach derzeitigem
Stand wird nach Vorlage des jeweiligen Prüfberichtes der Bilanz bzw. des
Jahresabschlusses die Vorlage der nächsten Jahresrechnung in den unter 2.
Genannten Zeiträumen erfolgen.
In regelmäßigen
Abständen wird dem Landrat persönlich über den Fortgang berichtet. Im Rahmen
des Berichtswesens werden die Räte der Samtgemeinde, Städte und Gemeinden über
den aktuellen Sachstand informiert.
Nach erfolgter
Prüfung werden die notwendigen Beschlüsse über die Bilanzen bzw.
Jahresabschlüsse zeitnah eingeholt.
Die
Frage der Dienstaufsicht ist im Verwaltungsvorstand zu konkretisieren
Auf Nachfrage
erklärte stellv. SgBgm Herzog für die SOLI-Fraktion, welchen Anlass es für
diese Anfrage gab. Vergleichbar hat die CDU-Fraktion diese Fragen auch auf
Kreisebene gestellt.
Dieses ist erfolgt,
um zu erkennen, ob tatsächlich ein
Verschulden vorliegt und wenn ja, von wem und ob es möglicherweise daraus
resultierende Schäden gibt. Um auch die Sichtweise der Samtgemeinde Elbtalaue
dargestellt zu bekommen, erfolgte der Antrag der SOLI-Fraktion bei der
Samtgemeinde.
Nach seiner Ansicht
sollte zunächst die öffentliche Sitzung
auf Kreisebene am 17.12.13 abgewartet werden. Danach kann aus seiner Sicht erst
eine weitere Beurteilung der Situation erfolgen.
Die Mitglieder des Samtgemeinderates nehmen die
Ausführungen zur Kenntnis.