Mit Datum vom 05.11.2013 hat die SOLI-Fraktion im Samtgemeinderat einen Antrag gestellt, den o.g. Tagesordnungspunkt aufzunehmen und entsprechende Fragen zu beantworten.

Folgende Ausführungen sind den Mitgliedern des Samtgemeindeausschusses und des Samtgemeinderates schriftlich vorgelegt worden:

Allgemeines:

Die ehemalige Samtgemeinde Dannenberg (Elbe) hat zusammen mit ihren Mitgliedsgemeinden im Rahmen eines Pilotprojektes des Landes Niedersachsen ihr Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen von der Kameralistik auf die kommunale doppelte Buchführung (Doppik) umgestellt. Die Umstellung inklusive Inventur und Vermögensbewertung orientierte sich zum damaligen Zeitpunkt mangels rechtlicher Vorgaben am Modellkonzept der Hochschule Speyer und Erfahrungen der Modellkommune Stadt Uelzen.

Zum 1.1.2006 trat die geänderte Gemeinde Haushalts- und Kassenverordnung in Kraft und am 4.12.2006 erließ das Land erstmals amtliche „Doppik-Muster“ inklusive verbindlicher Abschreibungstabelle. Aufgrund dieser Vorschriften war in der Folge eine weitgehende Neubewertung des Anlagevermögens der Samtgemeinde und der Gemeinden erforderlich.

Im Rahmen der Arbeiten an der Eröffnungsbilanz der ehem. Samtgemeinde Dannenberg (Elbe) traten Fragen auf, die bis dato auch in den genannten Rechtsvorschriften nicht eindeutig geklärt waren. Eine ganz wesentliche Frage war, ob eine Mitgliedsgemeinde bilanztechnisch eigenes Geldvermögen besitzen könne. Diese Frage wurde erst Ende 2007 abschließend (positiv) geklärt.

Daher konnten erst beginnend im Jahre 2007 mit der Prüfung der Eröffnungsbilanzen begonnen werden, wobei diejenigen der Samtgemeinde Dannenberg (Elbe) und der Stadt Dannenberg (Elbe) vorgezogen wurden, um die dort gewonnenen Erfahrungen in die Bilanzen der übrigen Gemeinden einfließen zu lassen.

Zeitlich erschwerend kam die Fusion der ehemaligen Samtgemeinden Hitzacker (Elbe) und Dannenberg (Elbe) zum 1.1.2007 hinzu, die weit über dieses Datum hinaus Personalkapazitäten band, ebenso wie die intensive Mitarbeit am interkommunal  abgestimmten Zielvereinbarungsentwurf mit dem MI, dem Projekt „Verwaltungsmodernisierung“ sowie den vorbereitenden Arbeiten zum Entschuldungsvertrag im Jahr 2012.

Dieses vorweg gestellt, beantworte ich die Fragen wie folgt:

1. Aus welchem Jahr datiert der letzte Jahresabschluss/Jahresrechnung der SGen

Dannenberg und Hitzacker, bzw. Elbtalaue sowie der jeweiligen Mitgliedsgemeinden

und wann erfolgte dessen Prüfung durch das RPA (Rechnungsprüfungsamt)?

Die letzten geprüften Jahresrechnungen der Mitgliedsgemeinden der ehemaligen  Samtgemeinde Dannenberg (Elbe) betrafen das Haushaltsjahr 2003.

Die Eröffnungsbilanzen dieser Gemeinden zum 01.01.2004 wurden sämtlich geprüft, nachstehend ist das Datum der jeweiligen Prüfberichte angegeben:

Gemeinde Damnatz 31.08.2011, Stadt Dannenberg (Elbe) 19.05.2009, Gemeinde Gusborn 28.09.2010, Gemeinde Jameln 04.05.2009, Gemeinde Karwitz 11.09.2009, Gemeinde Langendorf 01.11.2012, Gemeinde Zernien 25.06.2013.

Die Jahresabschlüsse 2004 wurden mittlerweile alle zur Prüfung vorgelegt, für die Gemeinde Damnatz ist die Prüfung abgeschlossen.

Die letzten geprüften Jahresrechnungen der ehemaligen Samtgemeinde Hitzacker (Elbe) betrafen das Haushaltsjahr 2006. Die Prüfberichte stammen vom 06.12.2007 (Gemeinde Göhrde), 16.07.2007 (Stadt Hitzacker (Elbe)) und 24.10.2007 (Gemeinde Neu Darchau).

Die Eröffnungsbilanz der Gemeinde Göhrde zum 01.01.2007 wurde mittlerweile zur Prüfung vorgelegt, die Eröffnungsbilanzen der Stadt Hitzacker (Elbe) und der Gemeinde Neu Darchau werden voraussichtlich bis Ende November 2013 vorgelegt.

Der letzte geprüfte Abschluss für die ehemalige Samtgemeinde Hitzacker (Elbe) betraf ebenfalls das Jahr 2006, der Prüfbericht stammt vom 03.08.2007.

Auch der letzte geprüfte Abschluss (doppisch) für die ehemalige Samtgemeinde Dannenberg (Elbe) betraf das Jahr 2006, der Prüfbericht stammt vom 11.11.2011.

2. Welchen Bearbeitungsstand haben die noch fehlenden Jahresabschlüsse (bzw.

Entwürfe) der o. g. Kommunen und wann ist mit deren Vorlage beim RPA zu rechnen?

Nachdem das Thema mit Vermerk des Fachdienstes 20 -Finanzen und Kommunalaufsicht-des Landkreises Lüchow-Dannenberg vom 23.07.2013 zusammengefasst und an den Landrat herangetragen wurde, hat am 06.09.2013 ein Gespräch mit dem Samtgemeindebürgermeister Jürgen Meyer und den Bürgermeister/innen der betroffenen

Gemeinde stattgefunden. Folgende Vereinbarungen zum Abbau des Bearbeitungsstaus wurden getroffen:

1.            die fehlenden Eröffnungsbilanzen der SG und ihrer Mitgliedsgemeinden sind bis
            spätestens 31.12.2013, möglichst früher, dem RPA zur Prüfung vorzulegen

2.            2. in den Fällen, in denen bereits Eröffnungsbilanzen vorliegen, ist mindestens der
            erste darauffolgende Jahresabschluss ebenfalls bis spätestens 31.12.2013, möglichst

                früher, dem RPA zur Prüfung vorzulegen.

Seitdem werden in der Kämmerei vorrangig die Bilanzen und Jahresabschlüsse behandelt. . Der Kämmerer wurde von anderen Aufgaben im Verwaltungsvorstand freigestellt. Zudem wurden insgesamt 0,75 Stellenanteile der Kämmerei zusätzlich zur Verfügung gestellt, um das vorgenannte vereinbarte Ziel erreichen zu können.

Zu beachten ist aber, dass mit dem ersten Jahresabschluss nach Einführung der Doppik sinnvollerweise erst begonnen werden kann, wenn die Prüfung der Eröffnungsbilanz inhaltlich abgeschlossen ist. Auch für die folgenden Haushaltsjahre empfiehlt es sich, mindestens nach jedem zweiten Abschluss die Prüfung der Vorperiode abzuwarten. Da die Dauer einer Prüfung umstände bedingt ungewiss ist, kann für die Vorlage der jeweiligen Abschlüsse keine konkrete Aussage getroffen werden.

Nach den bisher gesammelten Erfahrungen dauert die Erstellung eines Jahresabschlusses bei den „kleineren“ Gemeinden ca. 3 – 4 Wochen, bei den beiden Städten und der Samtgemeinde 4 – 6 Wochen.

3. Welchen realistischen Zeitplan gibt es für die Vorlage der Jahresabschlüsse und in

welchem Zeitfenster kann/soll die Prüfung durch das RPA erfolgen?

Dieses ergibt sich aus der vorherigen Antwort. Die Aufstellung eines Zeitplanes für die Samtgemeinde und allen Gemeinden würde so viele Unwägbarkeiten beinhalten, dass ein solcher nicht zielführend wäre.

4. Inwieweit sind beim RPA und in der Samtgemeindeverwaltung Elbtalaue die notwendigen Fach- und Personalressourcen für eine zeitnahe Prüfung vorhanden?

Im Gespräch am 06.09.2013 wurde von dem Leiter des RPA die Personalsituation dargestellt und auch daraufhin gewiesen, dass ab ca. Mitte Oktober eine weiterer Prüfer zur Verstärkung des Personals zur Verfügung stehen wird. Weitere Auskünfte hierzu kann nur das Rechnungsprüfungsamt selbst erteilen.

Die Personalsituation der Samtgemeinde wurde bereits unter 3. dargestellt.

5. Gibt es Vereinbarungen oder Absprachen nach der Einführung des Doppik-Haushalts in der Samtgemeinde/ Gemeinden zwischen SG Elbtalaue-Kommunalaufsicht-RPA-und Land (Ministerium) über die Vorlage der Jahresabschlüsse oder der Eröffnungsbilanzen? Wenn ja welche und von wann?

Im Zuge der Prüfung der Eröffnungsbilanz der Samtgemeinde Dannenberg (Elbe) zum 01.01.2004 war zur Klärung diverser Fachfragen Prof. Horstmann (Dozent am Nds. Studieninstitut, Fachbuchautor) zu einer Besprechung am 20.11.2007 in Dannenberg (Elbe) eingeladen, an der auch Vertreter der Kämmerei bzw. der Kommunalaufsicht des Landkreises und des RPAs teilnahmen.

Über die Besprechung wurde ein Protokoll gefertigt und im Hinblick auf den Umfang der Korrekturarbeiten dort unter "7". Vorlage der Bilanzen" festgehalten: "Die Kommunalaufsicht billigt der Samtgemeinde zu, dass die Bilanzveränderungen und die tlw, notwendigen Vorarbeiten einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie wird daher die Haushalte der Samtgemeinde Elbtalaue und ihrer Mitgliedsgemeinden wegen der fehlenden Bilanzen nicht beanstanden," Weitere Vereinbarungen wurden nicht getroffen.

Wegen des beabsichtigten Abschlusses des Entschuldungsvertrages und der hierfür erforderlichen konkreten Abschlusszahlen des gesamten Samtgemeindebereichs wurde das MI über die nicht geprüften Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse durch den Landrat unterrichtet, wie er es in seinem Schreiben vom 22.08.2013 an die Samtgemeinde und die Mitgliedsgemeinden mitgeteilt hat.

Gleichzeitig hat der Landrat in diesem Schreiben erklärt, dass er seine vorgesehene Unterschrift zum Entschuldungsvertrag  nur unter dem Vorbehalt der baldigen Vorlage der Jahresabschlüsse leisten könnte. 

6. Wann hat der Landrat /die Kommunalaufsicht erstmals durch offizielles Anschreiben, sowie in sonstigen Prüfbemerkungen oder sonstigen Maßnahmen (mündlich etc.) gegenüber der Verwaltung der Samtgemeinde Elbtalaue das Fehlen der Abschlüsse aller betroffenen Kommunen angezeigt bzw. darauf hingewiesen?

Der Kommunalaufsicht und dem Rechnungsprüfungsamt waren das Fehlen der Abschlüsse aus dem unter 5. zitierten Gespräch und auch aus den Bedarfszuweisungsanträgen bzw. den Verhandlungen zum Entschuldungsvertrag bekannt.

7. Wann hat das RPA erstmals durch offizielles Anschreiben, in sonstigen

Prüfbemerkungen oder sonstigen Maßnahmen (mündlich etc.) gegenüber den betroffenen Kommunen das Fehlen der Abschlüsse angezeigt bzw. darauf hingewiesen?

Siehe Antwort zu 6.

8. Wurden hinsichtlich der Vorlage der Jahresabschlüsse Fristen gegenüber den

betroffenen Kommunen gesetzt? Falls ja, wann geschah das erstmals? Durch wen

erfolgte diese Fristsetzung?

Siehe Antwort zu 2.

9. Hat der Landrat/die Kommunalaufsicht gegenüber den betroffenen Kommunen die

fehlenden Jahresabschlüsse bemängelt? Wenn ja, wann erstmals und in welcher Form?

Hinsichtlich der Kommunalaufsicht siehe Antwort zu 6. Der Landrat selbst hat dieses in seinem Schreiben vom 22.08.2013 erstmals getan.

10. Wurden durch den Landrat/die Kommunalaufsicht die Haushalte der Kommunen der SG Elbtalaue genehmigt? Wurden in den Genehmigungen Hinweise gegeben oder

Maßgaben hinsichtlich der fehlenden Abschlüsse aufgegeben? Wenn ja, in welcher

Form und wann?

Die Haushaltssatzungen der Samtgemeinde und deren Mitgliedsgemeinden wurden in den letzten Jahren genehmigt, teilweise mit Einschränkungen, die aber auf die individuelle Haushaltssituation der jeweiligen Gemeinde bzw. der Samtgemeinde zurückzuführen waren.

11. Warum hat nach Kenntnis der Samtgemeindeverwaltung Elbtalaue der Landrat/die Kommunalaufsicht keine kommunalaufsichtliche Maßnahme ergriffen?

Die Antwort auf diese Frage kann nur der Landrat/die Kommunalaufsicht geben.

12. Auf welcher Grundlage konnte der Landrat/die Kommunalaufsicht im Rahmen der

Haushaltsgenehmigungen die ordentliche und wirtschaftliche Haushaltsführung der

Kommunen der Elbtalaue beurteilen?

Die jeweiligen Ergebnisse der Ergebnis-und Finanzrechnung des Vorvorjahres sind im Haushaltsplan enthalten, so dass sich ein Bild von der Haushaltslage der Samtgemeinde und ihrer Mitgliedsgemeinde gemacht werden konnte.

Außerdem wird die Samtgemeinde Elbtalaue einmal jährlich einer Kassenprüfung durch das RPA unterzogen. Vierteljährlich werden die Steuererträge im Rahmen der Grundlagenermittlung für den Finanzausgleich geprüft. Ebenso werden bei Investitionsmaßnahmen die Verwendungsnachweise geprüft.

13. Auf welcher Grundlage wurden vom Land die Bedarfszuweisungen gewährt, wenn es keine geprüften Haushalte seit 2004 gibt und gab es Vorbehaltsvorgaben (ggfs. Rückzahlungen etc.)?

Bei der Beantragung der Bedarfszuweisungen müssen Bilanzzahlen, Erträge und Aufwendungen des Vorjahres sowie Haushaltszahlen des Antragsjahres und der Folgejahre geliefert werden. Es wurden immer die aktuellen, ungeprüften Zahlen angegeben. Diese wurden vom Rechnungsprüfungsamt unter Vorbehalt der endgültigen Prüfung bestätigt.

Die Bedarfszuweisungsbescheide enthielten jeweils die Anmerkung: „Die Festsetzung erfolgt vorbehaltlich der endgültigen Bestätigung des Rechnungsergebnisses des Vorjahres durch das Rechnungsprüfungsamt. Ich bitte, mich nach Abschluss der Prüfung über das Prüfungsergebnis zu unterrichten.“

Weitere Antworten kann nur das MI geben.

14.Welche sachlichen und ggfs. persönlichen Rückschlüsse/Konsequenzen zieht der

Samtgemeindebürgermeister Elbtalaue aus dieser Tatsache?

Es wurden aufgrund der Anhörung durch den Landkreis im August 2013 sofort Maßnahmen (personell und arbeitstechnisch) eingeleitet, um die Rückstände aufzuarbeiten. Durch regelmäßige Statusberichte der betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird der Fortgang der Abarbeitung persönlich überwacht.

Nach derzeitigem Stand wird nach Vorlage des jeweiligen Prüfberichtes der Bilanz bzw. des Jahresabschlusses die Vorlage der nächsten Jahresrechnung in den unter 2. Genannten Zeiträumen erfolgen.

In regelmäßigen Abständen wird dem Landrat persönlich über den Fortgang berichtet. Im Rahmen des Berichtswesens werden die Räte der Samtgemeinde, Städte und Gemeinden über den aktuellen Sachstand informiert.

Nach erfolgter Prüfung werden die notwendigen Beschlüsse über die Bilanzen bzw. Jahresabschlüsse zeitnah eingeholt.

Die Frage der Dienstaufsicht ist im Verwaltungsvorstand zu konkretisieren

Auf Nachfrage erklärte stellv. SgBgm Herzog für die SOLI-Fraktion, welchen Anlass es für diese Anfrage gab. Vergleichbar hat die CDU-Fraktion diese Fragen auch auf Kreisebene gestellt.

Dieses ist erfolgt, um zu erkennen, ob  tatsächlich ein Verschulden vorliegt und wenn ja, von wem und ob es möglicherweise daraus resultierende Schäden gibt. Um auch die Sichtweise der Samtgemeinde Elbtalaue dargestellt zu bekommen, erfolgte der Antrag der SOLI-Fraktion bei der Samtgemeinde.

Nach seiner Ansicht sollte  zunächst die öffentliche Sitzung auf Kreisebene am 17.12.13 abgewartet werden. Danach kann aus seiner Sicht erst eine weitere Beurteilung der Situation erfolgen.

Die Mitglieder des Samtgemeinderates nehmen die Ausführungen zur Kenntnis.