Sachverhalt:

Ursula Fallapp erläutert:

 

Seit einigen Jahren findet der Adventsmarkt in Hitzacker (Elbe) am Sonnabend vor dem zweiten Advent auf der Stadtinsel in Hitzacker (Elbe) statt. Im Jahre 2024 ist der Adventsmarkt auf den 7. Dezember terminiert und mit diesem Datum im kreisweiten Veranstaltungskalender vorgesehen.

 

Der Marketingverein „ALMA Elbtalaue – Alle machen Marketing e.V.“ ist im Besitz von insgesamt

 

• 10 roten Buden, die zusammengebaut in einer Scheune in Prabstorf lagern
• 7 rot-braunen Buden, die in Einzelteilen in der Scheune in Prabstorf lagern und beim Aufstellen zusammengebaut werden müssen
• 6 grünen Buden, die ebenfalls in der Scheune in Prabstorf lagern und aus dem Eigentum der Stadt Hitzacker (Elbe) kommen.

 

Des Weiteren befinden sich die Planen der 14 Scherenstände in der Halle des Eigenbetriebes Kommunale Dienste und die Balken in der Scheune in Prabstorf. Nutzbar sind lediglich 12 Scherenstände.

 

Eine ehrenamtliche Vorbereitungsgruppe übernimmt seit vielen Jahren die Organisation für den Adventsmarkt und ist an vier Tagen präsent

 

a)       beim Aufbau

b)      bei der Durchführung des Adventsmarktes

c)       beim Abbau.

 

Die Organisationsgruppe sorgt im Vorwege dafür, dass alle interessierten Standbetreiber einen Anmeldebogen erhalten, den diese dann zurücksenden. Danach übernimmt die Vorbereitungsgruppe die Auswahl der Stände und erstellt einen Standplan. Die Aussteller werden entsprechend informiert und gebeten, das Standgeld auf ein angelegtes Konto zu zahlen. Die Einnahmen des Adventsmarktes werden für Ausgaben verwandt. Die Werbung wird ebenfalls von der Vorbereitungsgruppe durchgeführt.

 

Die Stadt Hitzacker (Elbe) hat in den vergangenen Jahren einen Betrag von 4.000,00 € im jeweiligen Haushalt zur Verfügung gestellt. Im Jahre 2023 war dieser Betrag auskömmlich für das Aufstellen der Buden bis auf die Scherenstände, die von Ehrenamtlichen installiert wurden. Das Abfahren der Buden konnte über den Marketingverein organisiert werden, so dass hierfür keine Ausgaben aus dem Etat von 4.000,00 € geleistet werden mussten. Bedauernswerterweise blieb der Abbau der grünen und rot-braunen Hütten sowie die Verladung mit Christoph Albrecht größtenteils an den Ehrenamtlichen hängen. Dies war dem Umstand geschuldet, dass die Zerniener neuerdings eigene Hütten haben und diese daher nicht mehr, wie in den vergangenen Jahren, in Hitzacker abbauen.

 

Für das Jahr 2024 ist eine gleiche Organisation vorgesehen. Die Vorbereitungsgruppe des Adventsmarktes ist in der Sitzung zugegen, um zusammen mit den Ausschussmitgliedern und der Verwaltung ein Resümee über den Adventsmarkt 2023 zu ziehen. Anregungen und Ideen sollen in die Organisation des Adventsmarktes 2024 einfließen.

 

Für das Jahr 2024 muss der ehrenamtliche Einsatz zurückgefahren werden, da dieser Einsatz das Team bereits im vergangenen Jahr überfordert hat.

 

Die Verwaltung bittet die Gremien der Stadt, den Haushaltsetat in Höhe von 4.000,00 € erneut im Rahmen des Haushaltsplanes 2024 zur Verfügung zu stellen. Die Unterstützung des Marketingvereines ist zugesagt.

 

AV´e Klose dankt im Namen der Stadt zunächst dem Organisationsteam für den Einsatz ihrer ehrenamtlichen Arbeit.

 

Kristin Burmester gibt einen Überblick über den Adventsmarkt 2023.

Sie bedankt sich für die Einladung zu der Ausschusssitzung und bittet darum, für die Zukunft festzulegen, dass Veranstalter des Adventsmarktes die Stadt Hitzacker (Elbe) ist und dieses auch kommuniziert wird. 2023 kam es zu unschönen Begegnungen.

Der Etat von 4.000,00 € ist seit einigen Jahren im Haushalt der Stadt enthalten. Die Leistungen werden jährlich weniger. Keinesfalls können die Ehrenamtlichen noch mehr zusätzliche Arbeit übernehmen. Für den Aufbau der Scherenstände werden 6-8 Helfer benötigt. Auch der Abbau von Holzbuden (grüne und rot-braune) ist im vergangenen Jahr zu großen Teilen von ehrenamtlichen Kräften geleistet worden. Vier Tage waren eine Reihe von Bürgerinnen und Bürgern mit dem Auf- und Abbau des Marktes befasst.

 

Bgm Mertins dankt dem Organisationsteam und sagt zu, dass entsprechende Rahmenbedingungen von der Stadt geschaffen werden. Er führt aus, dass in Vorabsprachen festgehalten war, dass Angebote von Fremdfirmen eingeholt werden sollten.

Holger Mertins bittet um Auskunft, ob die verkehrsbehördliche Anordnung bzw. die Arbeiten für die verkehrsbehördliche Anordnung in dem Etat von 4.000,00 € enthalten sind.

Dies bestätigt Ursula Fallapp.

 

Rf Wiehler führt aus, dass eine Ausschreibung ausdrücklich gewollt ist. Der Eigenbetrieb Kommunale Dienste kann sich an dieser Ausschreibung beteiligen. Sie bittet darum, dass die Ausschreibung zeitnah erledigt wird, so dass den städtischen Gremien die Ergebnisse in naher Zukunft vorgelegt werden können.

 

Rf Sievers lobt ebenfalls den Einsatz der Ehrenamtlichen und bittet die Verwaltung, so zu organisieren, dass die ehrenamtliche Arbeit erhalten bleibt und keine zusätzlichen Aufträge auf diese entfallen.

 

Rh Mertins bittet des Weiteren darum, die Zeit der Vollsperrung der Straßenbereiche zu verkürzen.

Des Weiteren möchte er erläutert wissen, wie die Organisation im vergangenen Jahr erfolgt ist.

Ursula Fallapp erläutert, dass der Betriebshof im Rahmen des Kontingentes von 4.000,00 € den Budenaufbau der roten Buden, der rot-braunen Buden und der grünen Buden erledigt hat. Die Scherenstände sind angeliefert worden. Der Abbau erfolgte zum Teil durch Landwirte, die die Buden in die Gemeinden transportiert haben, in denen Folgemärkte stattfanden. Da die Gemeinde Zernien Buden erworben hat, war der Transport nach Zernien nicht mehr nötig. Leider fiel daher ein großer Teil der Unterstützung beim Abbau, Beladen und Abtransport durch Helfer aus der Gemeinde Zernien weg. Diese Manpower wurde nur zum Teil vom Unternehmen Christoph Albrecht aufgefangen, der einen Teil der Buden transportierte. Dafür ist ein Betrag von 800,00 € gezahlt worden, den der Marketingverein „ALMA Elbtalaue – Alle machen Marketing e.V.“ finanziert hat. Der Abbau und das Verladen der sonst von der Gemeinde Zernien abgeholten Buden blieb 2023 größtenteils an den Ehrenamtlichen hängen. Dies muss für das nächste Jahr vermieden werden.

 

Rh Jatzkowski bestätigt, dass nicht klar ersichtlich ist, dass Veranstalter des Adventsmarktes die Stadt Hitzacker (Elbe) ist. Auch er bittet um eine korrekte Darlegung der Beträge, die für den Adventsmarkt an die Kommunalen Dienste gezahlt wurden.

 

Rh Harney erläutert, dass es Sinn der Ausschreibung ist, zu erkennen, ob private Anbieter in der Lage sind, die Arbeiten kostengünstiger durchzuführen.

 

Rh Mertins spricht sich dafür aus, die freiwillige Ausgabe von 4.000,00 €, die die Stadt tätigt,  sachgerecht einzusetzen. 500,00 € entfallen auf die Durchführung der Sperrung. Eine Ausschreibung muss erfolgen, um in Zukunft diese freiwillige Ausgabe sach- und fachgerecht darstellen zu können.

 

Der 1. SgRat Sporleder berichtet von den Entgeltsteigerungen im öffentlichen Dienst. Eine Ausschreibung im Hause der Samtgemeinde ist derzeit aus zeitlichen Gründen nicht sofort umsetzbar. Im Übrigen kann sich der Eigenbetrieb Kommunale Dienste im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung nicht bewerben.

Der 1. SgRat Sporleder weist darauf hin, dass, sollte dem Eigenbetrieb Kommunale Dienste der Auftrag entzogen werden, dies zu Lasten der weiteren Fortführung des Betriebes der Kommunalen Dienste Elbtalaue geht.

 

Rf Wiehler berichtet von Diskussionen über Jahre. Die Vergabe an den Eigenbetrieb Kommunale Dienste belastet den Stadthaushalt. Auf dem freien Markt sind ihrer Meinung nach weitergehende Leistungen für die gleichen Kosten zu erzielen. Aus haushalterischer Sicht ist daher eine neue Regelung unbedingt erforderlich. Eine Überlastung der Ehrenamtlichen darf nicht eintreten.

 

Fachbereichsleiter Kern verwehrt sich gegen die Aussage, dass die Rechnungslegung vom Eigenbetrieb Kommunale Dienste nicht korrekt erfolgt. Es gibt genaue Aufschlüsselungen, wie viele Personen mit wieviel Stunden woran gearbeitet haben. Auch das Einsehen der Rechnung vom Betriebshof ist jederzeit möglich gewesen.

Fachbereichsleiter Kern verweist auf die Stundensätze des Eigenbetriebes und vergleicht diese mit Stundensätzen aus der freien Wirtschaft.

 

AV´e Klose macht den Vorschlag, alle Leistungen aufzulisten.

Ursula Fallapp bittet darum, die Beschlusslage so zu formulieren, dass der Betriebshof weiterhin bestimmte Arbeiten für den Etat von 4.000,00 € übernimmt und die restlichen Arbeiten vom Marketingverein übernommen werden, so dass die Ehrenamtlichen Entlastung erfahren.

 

Rh Mertins beantragt, 4.000,00 € zur Verfügung zu stellen, die verkehrliche Beschilderung mit dem Eigenbetrieb durchzuführen und für die restlichen Arbeiten Angebote einzuholen.

Ursula Fallapp bekräftigt noch einmal, dass private Anbieter nicht günstiger sein werden.

 

Rh Harney möchte einen genauen Sachstand über die Kosten haben. Aufgabe des Stadtrates ist es, zu entscheiden, wer den Auftrag bekommen soll.

 

Beschlussvorschlag der Verwaltung:

Die Stadt Hitzacker (Elbe) stellt für den Adventsmarkt 2024 einen Etat von 4.000,00 € für den Aufbau der Buden durch den Eigenbetrieb Kommunale Dienste der Samtgemeinde Elbtalaue zur Verfügung.

Die Stadt Hitzacker (Elbe) ist Veranstalter des Adventsmarktes.

Die Organisation des Adventsmarktes übernimmt ein ehrenamtlicher Personenkreis, der vom Marketingverein „ALMA Elbtalaue – Alle machen Marketing e.V. Unterstützung erfährt.

 

Abschließend empfiehlt der Ausschuss für Stadtentwicklung und Tourismus, AZH sowie Jugend, Soziales und Kultur des Rates der Stadt Hitzacker (Elbe) folgenden geänderten

 

Beschluss:

a) Der Beschluss zur Durchführung der Arbeiten für den Adventsmarkt durch den Eigenbetrieb

    Kommunale Dienste der Samtgemeinde Elbtalaue ist aufzuheben.

b) Die Stadt Hitzacker (Elbe) stellt für den Adventsmarkt weiterhin einen Etat von

    4.000,00 € zur Verfügung.

c) Der Eigenbetrieb Kommunale Dienste der Samtgemeinde Elbtalaue hat aufgrund der    

    Leistungsbeschreibung des Organisationsteams einen Kostenvoranschlag vorzulegen.