Sachverhalt:
Der
Jahresabschluss 2018 wurde im Oktober 2019 geprüft. Gründe, die einer
Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt
(RPA) nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass
· der Haushaltsplan und die
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,
· bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den
Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach
den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden
Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist
und
· sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden,
Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge,
Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind
und der Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage
darstellt.
Unter
Punkt 4 auf den Seiten 12 und 13 benennt das RPA einige „Mängel“ bzw. gibt
Hinweise für künftige Abschlüsse:
4.1
Begründung von Haushaltsresten:
Das RPA
schlägt vor, in künftigen Rechenschaftsberichten die Begründung für das Bilden
von Haushaltsresten etwas ausführlicher darzustellen. Die Verwaltung wird sich
bemühen, dem hinreichend Folge zu leisten.
4.2 Aktivierung von
geleisteten Investitionszuwendungen:
Gemäß dem bis 2016
geltenden § 42 GemHKVO waren von der Gemeinde an Dritte geleistete Zuweisungen
für Investitionen grundsätzlich zu aktivieren und planmäßig abzuschreiben.
Dieses ist in der Vergangenheit auch regelmäßig geschehen. Zwischen der
Verwaltung und dem RPA bestand allerdings ein Dissens über die Auslegung und
Anwendung dieser Vorschrift. Das Prüfungsamt vertrat die Ansicht, dass eine
Investitionszuweisung unabhängig von den tatsächlichen Gegebenheiten nur dann
vorliegt, wenn eine schriftliche (!) Gegenleistungsverpflichtung des Empfängers
in Form eines Vertrages oder eines Zuwendungsbescheides existiert. Zudem habe
sich die Dauer der Abschreibung an der Zweckbindungsfrist des jeweiligen
Zuwendungsbescheides (o.ä.) zu orientieren, unabhängig vom Gegenstand der
Förderung. Nach Ansicht der Verwaltung kann diese strikte Rechtsauffassung des
RPA den bis 2017 geltenden Rechts-vorschriften nicht entnommen werden. Ein
Schriftformerfordernis ist dort nicht verankert. Die vom Innenministerium
eingesetzte AG Doppik hält eine schriftliche Fixierung lediglich für
zweckmäßig. Bei Zuweisungen der Gemeinde
an Vereine und Verbände war es regelmäßig nie erforderlich, formelle
Förderbescheide zu erlassen, da die „Vor-Ort-Kontrolle“ über die Verwendung
durch den Rat und den Bürgermeister stets gegeben war und ist. Ferner hat die
Gemeinde die planmäßige Abschreibung stets am Gegenstand der Förderung bemessen
und nicht an formellen schriftlichen Zweckbindungsfristen. Mittlerweile ist
aber eine neue Rechtslage eingetreten, so dass die genannte
Investitionszuweisung an den Schützenverein Lenzen in Höhe von 7.000 € zum
Erwerb eines Grundstückes doch abzuschreiben ist. Aufgrund der Besonderheit
dieses Altfalles wurde sich mit dem RPA verständigt, hierfür einen Zeitraum von
25 Jahren mit einen jährlichen Abschreibungsbetrag von 280 € vorzusehen.
4.3 Inventur:
Das RPA weist auf
Folgendes hin: „Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres muss die Gemeinde
grundsätzlich eine Inventur durchführen (§ 39 KomHKVO). Nach § 40 Abs. 1 S. 1
KomHKVO kann auf eine körperliche Bestandsaufnahme zum Abschlussstichtag
verzichtet werden, wenn anhand vorhandener Verzeichnisse der Bestand an
Vermögensgegenständen nach Art, Menge und Wert festgestellt werden kann
(Buchinventur). Von dieser Inventurvereinfachung hat die Gemeinde Karwitz auch
Gebrauch gemacht. Dennoch ist es zur Bestätigung der Buchinventur erforderlich,
in regelmäßigen Abständen die Werte durch eine körperliche Bestandsaufnahme zu
bestätigen. In der Literatur wird empfohlen, alle 2 bis 3 Jahre zur Überprüfung
der Werte eine zumindest stichprobenartige körperliche Bestandsaufnahme
durchzuführen (vgl. Grommas in Kommunales Haushalts- und Rechnungswesen in
Niedersachsen, 4 Auflage, Dresden 2018, S. 692). Laut Auskunft des Kämmerers
fand die letzte körperliche Inventur in Vorbereitung auf die Eröffnungsbilanz
2004 statt, so dass etwa 14 Jahre keine körperliche Bestandsaufnahme
durchgeführt wurde. Es wird empfohlen, diese körperliche Bestandsaufnahme nun
nachzuholen und zukünftig in regelmäßigen Abständen zu wiederholen.“
Den vorstehenden
Ausführungen kann gefolgt werden. Die Verwaltung wird sich bemühen, zum
nächstmöglichen Zeitpunkt eine körperliche Bestandsaufnahme der in Frage
kommenden Vermögensgegenstände durchzuführen.
Das
Jahr 2018 schloss mit einem ordentlichen Ergebnis von -199.430,13 € und einem
außerordentlichen Ergebnis von +1.500,00 € ab. Da die Rücklage aus Überschüssen
des ordentlichen Ergebnisses nur einen Bestand in Höhe von 195.724,55 €
ausweist, wird der 2018 erzielte Überschuss das außerordentlichen Ergebnisses
dazu verwendet, den verbleibenden Restfehlbetrag des ordentlichen Ergebnisses
(-3.705,58 €) anteilig zu decken. Eine Rücklagenzuführung findet folglich nicht
statt.
Beschlussvorschlag:
Der Rat
beschließt den Jahresabschluss 2018 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt dem
Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2018.