Sachverhalt:

Der Jahresabschluss 2015 wurde im August 2017 fertiggestellt und dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) prüfbereit gemeldet. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 17.01.2018 beendet.

Gründe, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass

·              der Haushaltsplan und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,

·              bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und

·              sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und der Jahresabschluss die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellt.

Unter Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 14 bis 17 des Prüfberichtes auf einige „Fehler“ hin:

4.1 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen

Der Hinweis, dass der Ratsbeschluss über derartige Aufwendungen und Auszahlungen grundsätzlich vorher eingeholt werden sollte, ist korrekt.

4.2 Auftragsvergaben

Bei der sogenannten freihändigen Vergabe sind grundsätzlich Vergleichsangebote einzuholen. Diese ist nicht immer erfolgt bzw. wurde oftmals nicht ausreichend dokumentiert. Dieses wird künftig geändert.

4.3 Versicherungsleistungen

Die Versicherungen wurden bisher nicht ausgeschrieben. Es besteht seit vielen Jahren einen Rahmenvertrag mit der VGH zu vergünstigten Konditionen. Da Versicherungen bisher von verschiedenen Stellen der Samtgemeindeverwaltung bearbeitet wurden, ist im Rahmen einer Umorganisation zum 01.03.2017 eine zentrale Versicherungsstelle geschaffen worden. Nach Durcharbeitung

aller Unterlagen ist es vorgesehen, Versicherungsleistungen künftig auszuschreiben.

4.4 Barzahlungen

Hinterfragt wird die bare Auszahlung der Kostenerstattungen für die Reinigung der Containerstellplätze durch den Bürgermeister an die jeweils ausführenden Personen. Das RPA empfiehlt, diese Zahlungen künftig per Überweisung durchführen zu lassen. Dieser Empfehlung wird nicht gefolgt, da der Bürgermeister durch die Geldübergabe den persönlichen Kontakt zu den Betroffenen hält und Ihnen bei dieser Gelegenheit auch jedes Mal für ihre Unterstützung der Gemeinde danken kann.

4.5 Wertberichtigungen von Forderungen

Nach Ansicht des RPA beinhaltet die Schlussbilanz zum 31.12.2015 auch in geringem Umfang Forderungen, deren Werthaltigkeit zumindest zweifelhaft erscheine, und dass diese außerplanmäßig abgeschrieben werden müssten. Der Hinweis ist grundsätzlich korrekt. Zur Zeit werden Forderungen nur dann abgeschrieben, wenn vorher eine förmliche Niederschlagung beschlossen wurde. Aufgrund der Vielzahl von nachzuholenden Jahresabschlüssen, dem Umstand, dass es sich regelmäßig um relativ kleine Beträge handelt und viele der angesprochenen „zweifelhaften“ Forderungen in den Folgeabschlüssen aufgrund bereits erfolgter Niederschlagungen sowieso abgeschrieben werden, wurde auf entsprechende Wertberichtigungen  verzichtet.

4.6 Geldtransitkonto

Diese Buchung stammt in der Tat aus der Zeit der Pilotphase des Doppikprojektes, als die Samtgemeinde und die Mitgliedsgemeinden noch kameral arbeiteten, im Programm-Hintergrund aber bereits doppische Buchungen „mitliefen“. Die angesprochene Buchung sollte dazu dienen, die liquiden Mittel der Gemeinde in die Eröffnungsbilanz 2004 zu transferieren. Bisher wurde kein gangbarer Weg gefunden, diese fehlerhafte Buchung aus dem System zu entfernen. Auf die Jahresabschlüsse und die Bilanzen der Gemeinde hat diese „Uralt-Buchung“ keinerlei Einfluss.

4.7 Zuordnung zum verbindlichen Kontenrahmen

Dieser Hinweis ist berechtigt. Künftig wird anders verfahren.

4.8 Säumniszuschläge

Dieser Hinweis ist ebenfalls berechtigt. Künftig wird anders verfahren.

Die Gemeinde hat im Jahr 2015 ein ordentliches Ergebnis von + 19.612,76 € und ein außerordentliches Ergebnis von -4.979,82 € erzielt. Mangels einer entsprechenden Überschussrücklage kann das Defizit des außerordentlichen Ergebnisses nur durch Verrechnung mit dem Überschuss des ordentlichen Ergebnisses gedeckt werden. Der hiernach verbleibende „Rest-Überschuss“ des ordentlichen Ergebnisses in Höhe von 14.632,94 € ist der entsprechenden Überschussrücklage zuzuführen.

Folgende über- bzw. außerplanmäßigen Aufwendungen entstanden 2015:

Im Budget 61 entstand eine Überschreitung in Höhe von 8.396,96 €. Diese resultiert aus zu niedrig geplanter Kreis- (+3.820,00 €) und Samtgemeindeumlage (+3.184,00 €) sowie der (aus den unerwartet hohen Gewerbesteuereinzahlungen resultierenden) höheren Gewerbesteuerumlage (+2.928,00 €). Hinzu kommen 500,00 € Mehraufwand für die Bildung eine Rückstellung für die Prüfung der Jahresrechnung 2015. Die Mehraufwendungen sind durch die Steuermehrerträge gedeckt.

Beschlussvorschlag:

a) Der Rat beschließt den Jahresabschluss 2015 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt dem

Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2015.

b) Der Überschuss des ordentlichen Ergebnisses wird anteilig in Höhe von 14.632,94 € der Rücklage aus dem ordentlichen Ergebnis zugeführt.

c) Die über- bzw. außerplanplanmäßigen Aufwendungen im Budget 61 (8.396,96 €) werden genehmigt.