Sachverhalt:

Der Jahresabschluss 2014 wurde dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) im März 2017 vorgelegt. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 19.09.2017 beendet.

Gründe, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das RPA nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass

• der Haushaltsplan und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,
• bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und
• sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und die Jahresabschlüsse die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellen.

Unter Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 15-16 des Prüfberichts auf einige Fehler hin:

4.1 Bestände auf dem Eröffnungsbilanzkonto

Hier bemängelt das RPA das dass Eröffnungsbilanzkonto (Sachkonto 800001) derzeit einen Saldovortrag und einen ebenso hohen Jahresendsaldo von 104.723,25 € im Soll aufweist. Dieser Bestand ist seit Einführung der Doppik in der Samtgemeinde Elbtalaue (vormals Samtgemeinde Dannenberg) unverändert vorhanden. Dieser Buchungsbestand hat vermutlich seine Ursache in manuelle Buchungen zu Beginn der Doppik und kann nicht mehr nachvollzogen werden. Dieser Bestand hat jedoch nur deklaratorischen Wert. Eine Lösung wird mit dem Rechnungsprüfungsamt besprochen.

4.2 Säumniszuschläge

Das RPA bemängelt, dass Erträge und Einzahlungen von Säumniszuschlägen im Haushalt der Gemeinde Langendorf vereinnahmt werden. Gemäß § 3 Abs. 5 Abgabenordnung stehen diese, als steuerliche Nebenleistungen, den verwaltenden Körperschaften und somit der Samtgemeinde Elbtalaue zu.

Dies wird seitens der Samtgemeinde geprüft.

4.3 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen

Unter diesem Punkt bemängelt das RPA, dass über- und außerplanmäßige Aufwendungen, welche die in § 6 der Haushaltssatzung festgelegte Unerheblichkeit überschreiten, zum Teil erst mit dem Jahresabschluss vom Rat genehmigt werden. Dieser muss gemäß § 117 Abs. 1 NKomVG jedoch vor dem Entstehen des Geschäftsvorfalls hinsichtlich der zeitlichen und sachlichen Unabweisbarkeit sowie der Deckungsfähigkeit beurteilt und vom Rat genehmigt werden.
Hier ist die Verwaltung gefordert zukünftig die Budgetüberwachung genauer vorzunehmen.

4.4 Wertberichtigung von Forderungen

Nach Ansicht des RPA beinhaltet die Schlussbilanz zum 31.12.2014 auch Forderungen, deren Werthaltigkeit zumindest zweifelhaft erscheine, und dass diese außerplanmäßig abgeschrieben werden müssten. Der Hinweis ist grundsätzlich korrekt. Dies wird seitens der Samtgemeinde Elbtalaue wie folgt durchgeführt:

Die Bewertung des Finanzvermögens und der liquiden Mittel erfolgte anhand des Nominalwertes. Es finden mindestens zweimal jährlich Besprechungen statt, zum einen zwischen Kassenleiter, stellv. Kassenleiterin und FBL 2 (für Forderungen bis 150,00 Euro), zum anderen mit den betroffenen Fachdienstleitern (für höhere Forderungen), in denen entschieden wird, wie mit  zweifelhaften Forderungen umgegangen Wertberichtigung/Erlass/befristetet oder unbefristete Niederschlagung) wird.

Die Gemeinde hat im Jahr 2014 ein ordentliches Ergebnis von 12.441,67 € und ein außerordentliches Ergebnis von -2.569,11 €  erzielt. Das Überschuss verringert die doppischen Fehlbeträge aus Vorjahren auf -236.626,35 € und ist gem. § 24 GemHKVO in der mittelfristigen Ergebnis- und Finanzplanung abzudecken.

Folgende überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen entstanden 2014:

1.     Budget 3: Hier lag bei der Planungserstellung beim Produkt 55500 bei den Aufwendungen ein Vorzeichenfehler vor, womit ein Defizit von 20.000,00 € zu erwarten war, jedoch bei diesem Produkt bei -32.269,06 € landete. Schlussendlich lagen die überplanmäßigen Aufwendungen im Budget 3 jedoch bei 21.406,34 €.

2.       „Budget 61“: In 2014 kam es zu überplanmäßigen Auszahlungen in Höhe von 14.280,72 €, welche aus überplanmäßigen Auszahlungen für Rechnungsprüfgebühren für Jahresabschlüsse sowie überplanmäßigen Auszahlungen für Gewerbesteuer-, Kreis- und Samtgemeindeumlage resultieren.

Beschlussvorschlag:

a)      Der Rat beschließt die Jahresrechnung 2014 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG

b)      Der Rat erteilt der Bürgermeisterin Entlastung für das Haushaltsjahr 2014

c)       Der Überschuss aus dem Jahresergebnis in Höhe von 9.872,56 € verringert die doppischen Fehlbeträge aus Vorjahren auf einen Gesamtfehlbetrag von -236.626,35 €

d)      Die über- bzw. außerplanmäßigen Aufwendungen im Budget 3 (21.406,34 €) sowie die überplanmäßigen Auszahlungen im Budget 61 (14.280,72 €) werden genehmigt