Sachverhalt:

Der Jahresabschluss 2016 wurde dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) im Juli 2017 vorgelegt. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 31.08.2017 beendet.

Gründe, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass
-              der Haushaltsplan und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,
-              bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des
                kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und
                Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen
                Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und
-              sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge,
                Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und die Jahresabschlüsse die
                tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellen.

Unter Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 15-18 des Prüfberichts auf einige Fehler hin:

4.1 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen
Unter diesem Punkt bemängelt das RPA, dass über- und außerplanmäßige Aufwendungen, welche die in § 6 der Haushaltssatzung festgelegte Unerheblichkeit überschreiten, zum Teil erst mit dem Jahresabschluss vom Rat genehmigt werden. Dieser muss gemäß § 117 Abs. 1 NKomVG jedoch vor dem Entstehen des Geschäftsvorfalls hinsichtlich der zeitlichen und sachlichen Unabweisbarkeit sowie der Deckungsfähigkeit beurteilt und vom Rat genehmigt werden.
Hier ist die Verwaltung gefordert zukünftig die Budgetüberwachung genauer vorzunehmen.

4.2 Auftragsvergaben
Unter diesem Punkt wird durch das RPA bemängelt, dass in der Vergangenheit bei freihändigen Vergaben nach VOB/A und VOL/A mit einem Wert unter 25.000,00 € nicht immer Vergleichsangebote eingeholt wurden und die Vergabeentscheidung nicht dokumentiert wurde.
Hier wird jedoch zukünftig bei Vergaben, welche seitens der Verwaltung getätigt werden, entsprechend der Vergabeordnung/GemHKVO sowie einer internen Verfügung gehandelt.

4.3 Übertragung des Haushaltsrestes „Investition Spielkreis“

Hier hat das Rechnungsprüfungsamt die Übertragung des investiven Haushaltsrestes „Investition Kinderspielkreis“ bemängelt. Gem. § 20 Abs. 5 GemHKVO ist eine Übertragung von Haushaltsresten nur in der erforderlichen Höhe und mit entsprechender Begründung zulässig. Aus Sicht des Rechnungsprüfungsamtes kann bei der Maßnahme der Investition Spielkreis nicht von einer begonnen, aber noch nicht fertiggestellten Investition ausgegangen werden. Zumal hier die Mittel zunächst für den Bau einer Kindertagesstätte in Gusborn eingeplant wurde. Da dieser nunmehr durch die Samtgemeinde durchgeführt wird, hat sich die Gemeinde einen Erwerb der Räumlichkeiten nach Abrechnung der Baumaßnahme vorbehalten, wodurch diese investiven Mittel ggf. noch benötigt werden.

4.4 Zuordnung zum verbindlichen Kontenrahmen

Das Rechnungsprüfungsamt bemängelt, dass die Abwasserabgabe zunächst durch die Gemeinde unter dem Ertragskonto 332140 (Finanzrechnung 632150) abgewickelt wird. Aufgrund der Satzung diese jedoch der Samtgemeinde Elbtalaue zusteht. Folglich handelt es sich um durchlaufende Zahlungen im Sinne des § 59 Ziff. 14 GemHKVO und müssen auch auf den entsprechenden Sachkonten verbucht werden.

Hier hat die Samtgemeinde ab 01.01.2017 Abhilfe geschaffen und die Abwasserabgabe wird entsprechend dem verbindlichen Kontenrahmen als durchlaufende Zahlung verbucht.

4.5 Säumniszuschläge

Bei der Gemeinde werden Säumniszuschlägen vereinnahmt und entsprechend als Ertrag und Einzahlung verbucht. Gemäß § 3 Abs. 4 Nr. 5 Abgabenordnung i.V.m. § 11 Abs. 1 Nr. 1 Nds. Kommunalabgabengesetz sind Säumniszuschläge steuerliche Nebenleistungen, welche nach § 3 Abs. 5 Abgabenordnung den verwaltenden Körperschaften und damit der Samtgemeinde Elbtalaue zufließen.

Diese Änderung wurde seitens der Samtgemeinde Elbtalaue besprochen und nunmehr ab 01.01.2017 umgesetzt.

4.6 Verfügungsmittel

Das Rechnungsprüfungsamt bemängelt an dieser Stelle eine Auszahlungsüberschreitung der Verfügungsmittel, was gem. § 13 Abs. 3 GemHKVO unzulässig ist.

Auf Grund dessen, dass es sich bei der geringen Überschreitung von 10,59 € um eine periodenfremde Auszahlung aus dem Vorjahr handelt, sollte hier zukünftig auf zeitnahe Abrechnung aller Verfügungsmittel im entsprechenden Haushaltsjahr geachtet werden.

4.7 Auflösung von Rückstellungen

Das Rechnungsprüfungsamt kritisiert, dass die nicht benötigten Rückstellungen für Kreis- und Samtgemeinderücklage in Höhe von insgesamt 8.800,00 € als Minderaufwand gebucht wurden. Richtigerweise hätten diese über ein Ertragskonto als Mehrertrag aufgelöst werden müssen. Im Jahresergebnis macht dies jedoch keinen Unterschied und daher wurde in diesem Fall von einer späteren Korrektur abgesehen.

Beschlussvorschlag:

a) Der Rat beschließt die Jahresrechnung 2016 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG

b) Der Rat erteilt dem Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2016

c) Das Defizit aus dem Jahresergebnis in Höhe von 42.959,90 € (ordentlich: 40.327,94 €, außerordentlich: 2.631,96 €) erhöhen die doppischen Fehlbeträge aus Vorjahren auf einen Gesamtfehlbetrag von 83.248,61 €.

d) Die überplanmäßigen Aufwendungen von 10.246,51 € und Auszahlungen über 13.009,94 € im Budget 1, die überplanmäßigen Aufwendungen von 2.495,40 € im Budget 3 sowie die überplanmäßigen Aufwendungen von 75.273,09 € und Auszahlungen über 9.080,01 € im Budget 61 werden genehmigt