Sachverhalt:
Der
Jahresabschluss 2012 wurde im Mai 2016 fertiggestellt und dem
Rechnungsprüfungsamt (RPA) prüfbereit gemeldet. Die Prüfung des Abschlusses
wurde am 21.12.2016 beendet.
Gründe,
die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das
Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG,
dass
· der Haushaltsplan und die
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,
· bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den
Einzahlungen und Auszahlungen des kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach
den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden
Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist
und
· sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden,
Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge, Aufwendungen, Einzahlungen und
Auszahlungen enthalten sind und der Jahresabschluss die tatsächliche
Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellt.
Unter
Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 15 bis 18 des Prüfberichtes auf einige
„Fehler“ hin:
4.1
Verfügungsmittel
Das RPA
kritisiert die Überschreitung des Haushaltsansatzes von 300,00 € um 275,70 €
und weist daraufhin, dass dieses unzulässig ist. Eine Erhöhung der verfügbaren
Verfügungsmittel hätte per Nachtragshaushaltssatzung erfolgen müssen. Der
Hinweis ist korrekt. Die Überschreitung entstand in voller Höhe durch die
Jahresabschlussfeier des Rates.
4.2
Wertberichtigungen von Forderungen
Nach
Ansicht des RPA beinhaltet die Schlussbilanz zum 31.12.2012 auch Forderungen,
deren Werthaltigkeit zumindest zweifelhaft erscheine, und dass diese
außerplanmäßig abgeschrieben werden müssten. Der Hinweis ist grundsätzlich
korrekt. Zur Zeit werden Forderungen nur dann abgeschrieben, wenn vorher eine
förmliche Niederschlagung beschlossen wurde. Aufgrund der Vielzahl von
nachzuholenden Jahresabschlüssen, dem Umstand, dass es sich regelmäßig um relativ
kleine Beträge handelt und viele der angesprochenen „zweifelhaften“ Forderungen
in den Folgeabschlüssen aufgrund bereits erfolgter Niederschlagungen sowieso
abgeschrieben werden, wurde auf entsprechende Wertberichtigungen verzichtet.
4.3
Geldtransitkonto
Diese Buchung stammt in der Tat aus der Zeit der Pilotphase
des Doppikprojektes, als die Samtgemeinde und die Mitgliedsgemeinden noch
kameral arbeiteten, im Programm-Hintergrund aber bereits doppische Buchungen
„mitliefen“. Die angesprochene Buchung sollte dazu dienen, die liquiden Mittel
der Gemeinde in die Eröffnungsbilanz 2004 zu transferieren. Bisher wurde kein
gangbarer Weg gefunden, diese fehlerhafte Buchung aus dem System zu entfernen.
Auf die Jahresabschlüsse und die Bilanzen der Gemeinde hat diese
„Uralt-Buchung“ keinerlei Einfluss.
4.4 Zuordnung zum verbindlichen Kontenrahmen
In der Tat ist in der Vergangenheit der Sachkonten- und der
Periodenzugehörigkeit nicht in jedem Fall die notwendige Sorgfalt gewidmet
worden. Im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten gelingt es leider auch nicht
immer, alle Fehlbuchungen zu identifizieren und zu korrigieren.
Zur
Abwasserabgabe: Die Bemerkung ist in formeller Hinsicht korrekt. Die
Abwasserabgabe ist ein Entgelt, das rein rechtlich durch die Samtgemeinde erhoben
wird. Da die Abwasserabgabepflichtigen gleichzeitig auch grundsteuerpflichtig
gegenüber der jeweiligen Mitgliedsgemeinde sind, ist es seit Jahrzehnten
üblich, diese Abgabe hilfsweise über die Gemeinde zu erheben. Dies vermeidet
zum einen Irritationen beim "Bürger" und hat auch den praktischen
Vorteil, dass beide Abgaben zusammen auf einem Grundbesitzabgabenbescheid
ausgewiesen werden können. Hierdurch werden zusätzliche Bescheide vermieden. Da
die Abwasserabgaben der Samtgemeinde (bzw. letztlich dann dem Landkreis)
zustehen, handelt es sich bei der Gemeinde faktisch um durchlaufende Gelder,
sind also nicht haushaltswirksam. Dadurch, dass die Weiterleitung der Erträge
bei der Gemeinde auf der Sollseite des Kontos 332140 gebucht wird, wird genau
diese Haushaltsunwirksamkeit erreicht. Bisher führte dieses jahrzehntelang
ausgeübte Verfahren zu keinerlei Beanstandungen durch das RPA. Ab dem
Veranlagungsjahr 2017 sind im entsprechenden Abgabenmodul der Finanzsoftware
andere Buchungskonten hinterlegt, so dass die Finanzvorfälle dann auch
technisch dem haushaltsunwirksamen Bereich zugeordnet werden.
4.5 Buchungssystematik
Die Kritik ist grundsätzlich berechtigt. Aufgrund der
besonderen Umstände ist es aber für die weiter zurückliegenden Jahre derzeit
schlicht nicht vermeidbar in einem zeitlich größeren Abstand Korrektur- und
Abschlussbuchungen durchzuführen.
4.6 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen
Der Hinweis, dass der Ratsbeschluss über derartige
Aufwendungen und Auszahlungen grundsätzlich vorher eingeholt werden sollte, ist
korrekt. In den vorliegenden Fällen resultieren allerdings die überplanmäßigen
Aufwendungen fast ausschließlich auf einer Bildung von rechtlich
vorgeschriebenen Rückstellungen. Ihre Bildung erfolgte im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten.
4.7 Aktivierung von geleisteten Investitionszuweisungen und
–zuschüssen
Gemäß § 42 GemHKVO sind von der Gemeinde an Dritte geleistete
Zuweisungen für Investitionen grundsätzlich zu aktivieren und planmäßig
abzuschreiben. Dieses ist in der Vergangenheit auch regelmäßig geschehen.
Zwischen der Verwaltung und dem Prüfer des RPA besteht allerdings ein Dissens
über die Auslegung und Anwendung dieser Vorschrift. Der Prüfer vertritt die
Ansicht, dass eine Investitionszuweisung unabhängig von den tatsächlichen
Gegebenheiten nur dann vorliegt, wenn eine schriftliche (!)
Gegenleistungsverpflichtung des Empfängers in Form eines Vertrages oder eines
Zuwendungsbescheides existiert.
Nach Ansicht der Verwaltung kann diese strikte
Rechtsauffassung des RPA den bis 2017 geltenden Rechtsvorschriften nicht
entnommen werden. Ein Schriftformerfordernis ist dort nicht verankert. Die vom
Innenministerium eingesetzte AG Doppik hält eine schriftliche Fixierung
lediglich für zweckmäßig. Bei Zuweisungen der Gemeinde an Vereine und Verbände war es regelmäßig nie
erforderlich, formelle Förderbescheide zu erlassen, da die „Vor-Ort-Kontrolle“
über die Verwendung durch den Rat und den Bürgermeister stets gegeben war und
ist. Ferner hat die Gemeinde die planmäßige Abschreibung stets am Gegenstand
der Förderung bemessen und nicht an formellen schriftlichen
Zweckbindungsfristen. Seit Einführung der Doppik (2004) wurde dieses Verfahren
seitens des RPA bislang bei keinem Jahresabschluss kritisiert.
4.8 Auftragsvergaben
Bei der
sogenannten freihändigen Vergabe sind grundsätzlich Vergleichsangebote
einzuholen. Diese ist nicht immer erfolgt bzw. wurde oftmals nicht ausreichend
dokumentiert. Dieses wird künftig geändert.
Die
Gemeinde hat im Jahr 2012 ein ordentliches Ergebnis von -34.544,87 € und ein
außerordentliches Ergebnis von -3.159,86 € erzielt. Diese Fehlbeträge sind aber
durch die in Vorjahren aufgebauten Rücklagen gedeckt.
Folgende
überplanmäßige Aufwendungen entstanden 2012:
1. Budget 30: Die Mittelüberschreitung in Höhe von 4.872,24 € ist
vollumfänglich auf das Bilden von Rückstellungen (Produkt 51110/Aufstellung des
B-Planes „Gewerbegebiet Zernien“ = 4.849,82 €; 54100/Sanierung der Straßendecke
in der Ortsdurchfahrt Reddien = 33.000) zurückzuführen.
2. Budget 31: Aufgrund nicht eingeplanter Reparaturmaßnahmen an der
Einfriedung des Grüngutsammelplatzes entstanden mehr Sachaufwendungen als
insgesamt vorgesehen. Die überplanmäßigen Aufwendungen sind durch weitaus
höhere Erträge im betroffenen Produkt „Liegenschaftsverwaltung“ gedeckt (vgl.
Rechenschaftsbericht S. 19).
Beschlussvorschlag:
a) Der
Rat beschließt den Jahresabschluss 2012 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG und erteilt
dem
Bürgermeister
Entlastung für das Haushaltsjahr 2012.
b) Die
über- bzw. außerplanmäßigen Aufwendungen im Budget 30 (4.872,24 €), Budget 31
(1.322,63 €), werden genehmigt.