Sachverhalt:
Das Niedersächsische
Oberverwaltungsgericht hatte sich in seiner Entscheidung vom 26.10.2016 erneut
mit dem Akteneinsichtsrecht nach § 58 Abs. 4 NKomVG und der entsprechenden
Abgrenzung zum Auskunftsrecht nach § 56 Satz 2 NKomVG zu beschäftigen.
Aufgrund der
Aktualität des Themas sollen vorliegend die wesentlichen Unterschiede sowie die
Voraussetzungen noch einmal dargestellt werden.
In der Vorschrift
des § 58 Abs. 4 NKomVG über die Zuständigkeit des Rates zur Überwachung der
Durchführung seiner Beschlüsse und des sonstigen Ablaufs der
Verwaltungsangelegenheiten ist bestimmt, dass einzelnen Ratsmitgliedern
Einsicht in Akten, abgesehen von Verschlusssachen, zu gewähren ist, wenn ein
Viertel der Ratsmitglieder oder eine Fraktion oder Gruppe dies verlangt.
In § 56 Satz 2
NKomVG ist hingegen geregelt, dass jedes Ratsmitglied zur eigenen
Unterrichtung vom Hauptverwaltungsbeamten Auskünfte in allen
Angelegenheiten der Gemeinde verlangen kann, auch hier von Verschlusssachen
abgesehen.
Während also das
Auskunftsrecht nach § 56 Satz 2 NKomVG jedem einzelnen Ratsmitglied ein
Unterrichtungsrecht gegen den Hauptverwaltungsbeamten über alle Angelegenheiten
der Gemeinde zubilligt, erfordert das Akteneinsichtsrecht die Darlegung eines
Überwachungszwecks des Rates. Dieser ist bei dem Ersuchen auf Akteneinsicht
konkret darzulegen, weshalb eine pauschale, nichtssagende oder nur den
Gesetzestext wiederholende Begründung mit Aussagen ins Blaue hinein nicht
ausreicht.
Überwachungsgegenstand
ist nach § 58 Abs. 4 Satz 1 Alternative1 NKomVG die Durchführung der
Beschlüsse der Vertretung. Da es der Hauptverwaltungsbeamte ist, der diese
Beschlüsse auszuführen hat, wird insoweit seine Tätigkeit überwacht. Die
Überwachungspflicht nach Satz 1 Alternative 1 ist daher eine reine
Ausführungskontrolle. Die Vorschrift bezieht sich auch auf Beschlüsse über
Rechtsnormen, soweit diese noch einer Durchführung dur5ch den
Hauptverwaltungsbeamten bedürfen.
Die Vertretung
überwacht gem. § 58 Abs. 4 Satz 1 Alternative 2 NKomVG ferner den sonstigen
Ablauf der Verwaltungsangelegenheiten. Dazu gehört insbesondere auch die
durch Alternative 1 noch nicht erfasste Überwachung der vorbereitenden
Tätigkeit des Hauptverwaltungsbeamten nach § 85 Abs. 1 Nr. 1 NKomVG, aber auch
dessen Organisationsentscheidungen und die Erledigung der Geschäfte der
laufenden Verwaltung. Die Überwachungspflicht beschränkt sich aber nicht nur
auf den vom Hauptverwaltungsbeamten zu verantwortenden Bereich der Verwaltung
im engeren Sinne, sondern erstreckt sich auch auf den Pflichtenkreis aller anderen
Organe der Kommune. Auf der anderen Seite ist die Überwachungspflicht nach § 58
Abs. 4 Satz 1 Alternative 2 begrenzt auf das gewählte Verfahren („Ablauf
der Verwaltungsangelegenheiten“) und die technische, personelle und büromäßige
Seite der Aufgabenerledigung; sie erstreckt sich nicht auf die sachliche
Erledigung der Aufgabenerledigung.
Die beantragte
Akteneinsicht muss sich also konkret auf einen der oben genannten
Überwachungszwecke konkret beziehen. Aus der Gesetzessystematik wird zudem
deutlich, dass eine Akteneinsicht zur eigenen Unterrichtung oder Vorbereitung
auf eine Sitzung nicht gewährt werden kann.
Neben der Darlegung
des Überwachungszwecks muss ein Antrag auf Akteneinsicht aber auch den
richtigen Antragsteller erkennen lassen, das heißt mindestens ein Viertel der
Mitglieder der Vertretung oder eine Fraktion oder Gruppe. Selbstverständlich
steht das Akteneinsichtsrecht aber auch der Mehrheit der Vertretung zu. Macht
die Vertretung es als solche geltend, geschieht das durch Beschluss. Machen nur
die oben genannten Teile der Vertretung (ein Viertel der Mitglieder bzw. eine
Fraktion oder Gruppe) das Akteneinsichtsrecht geltend, ist ein Beschluss nicht
angezeigt. Die Einsichtnahme der Akten darf jedoch nicht hinter dem Rücken der
Vertretung als der eigentlichen Kontrolleurin erfolgen, weshalb das Verlangen
in seiner Sitzung der Vertretung geltend zu machen ist.
Dieses Procedere
gilt ungeachtet der Tatsache, dass es dann nur von einem oder wenigen
Abgeordneten ausgeübt wird. Die Beschränkung des Akteneinsichtsrechts auf
„einzelne Abgeordnete“ (§ 58 Abs. 4 Satz 3 NKomVG) hat zunächst rein praktische
Gründe; es macht aber auch deutlich, dass nur Abgeordneten ein
Akteneinsichtsrecht gewährt werden darf (nicht Fraktionsmitarbeitern oder der
Presse etc.).
Das Einsichtsrecht
darf nur in den Diensträumen der Verwaltung ausgeübt werden. Die
Akteneinsichtnahme umfasst das Recht, Abschriften und Fotokopien von bestimmten
Aktenteilen zu fertigen. Die Kopie des gesamten Aktenvorganges ist jedoch nicht
zulässig.
Das Auskunftsrecht
zur eigenen Unterrichtung nach § 56 Satz 2 NKomVG ist systematisch von der die
Zuständigkeit der Vertretung regelnden Vorschrift des § 58 NKomVG (siehe oben)
zu trennen.
Das Auskunftsrecht
zur eigenen Unterrichtung ist vielmehr ein Mitgliedschaftsrecht eines jeden
Abgeordneten. Gegenstand des Auskunftsverlangens sind alle Angelegenheiten der
Kommune im eigenen und übertragenen Wirkungskreis. Hierzu gehören jedoch nicht
Angelegenheiten einer Gesellschaft oder einer anderen Organisation, an der die
Kommune nur beteiligt ist. Auskunft kann auch über Angelegenheiten verlangt
werden, die zeitlich vor Beginn der Mitgliedschaft des Fragestellers liegen.
Auskunftspflichtig
ist der Hauptverwaltungsbeamte über alles, worüber er als Leiter der Verwaltung
oder als gesetzlicher Außenvertreter der Kommune Kenntnis erlangt hat oder
erlangen kann. Auskunft ist dabei über Tatsachen zu erteilen; zur Unterrichtung
über Rechtsfragen oder zur Abgabe von Einschätzungen oder Beurteilungen
bestimmter Sachverhalte verpflichtet die Vorschrift nicht.
Der Fragesteller
hat keinen Anspruch auf Auskünfte in bestimmter Art und Weise (zum Beispiel
eine schriftliche Antwort). Hierüber entscheidet der Hauptverwaltungsbeamte,
wobei er sich natürlich an der Pflicht zur Vollständigkeit und Richtigkeit der
Antwort orientieren muss.
Sowohl beim
Akteneinsichtsrecht nach § 58 Abs. 4 NKomVG als auch bei Auskunftsrecht nach §
56 Satz 2 NKomVG ist der Datenschutz zu beachten. Personenbezogene Daten dürfen
demnach im innerbehördlichen Bereich nur dann übermittelt werden, wenn dies zur
sachgerechten Aufgabenerfüllung notwendig ist.
Informationen aus
Verschlusssachen dürfen in beiden Fällen nicht bekannt gegeben werden.