Sitzung: 19.01.2017 Rat der Gemeinde Gusborn
Beschluss: Einstimmig beschlossen
Abstimmung: Ja: 11
Vorlage: 20/1155/2016
Sachverhalt:
Der Jahresabschluss 2014 wurde dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) im August 2016 vorgelegt. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 03.11.2016 beendet.
Gründe, die einer Entlastung des Bürgermeisters
entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt
gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass
- der Haushaltsplan und die
Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,
- bei den Erträgen und
Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des
kommunalen
Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und
Vorschriften
unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen
Wirtschaftlichkeit
verfahren worden ist und
- sämtliche
Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge,
Aufwendungen,
Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und die Jahresabschlüsse die
tatsächliche
Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellen.
Unter Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 16-18 des Prüfberichts auf einige Fehler hin:
4.1 Auflösung von
Rückstellungen
Das Rechnungsprüfungsamt kritisiert, dass die nicht benötigten Rückstellungen
für Kreis- und Samtgemeinderücklage in Höhe von insgesamt 8.096,00 € als
Minderaufwand aufgelöst wurden. Richtigerweise hätten diese über ein
Ertragskonto als Mehrertrag aufgelöst werden müssen. Im Jahresergebnis macht
dies jedoch keinen Unterschied und daher wurde in diesem Fall von einer
späteren Korrektur abgesehen.
4.2 Über- und
außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen
Unter diesem Punkt bemängelt das RPA, dass über- und außerplanmäßige
Aufwendungen, welche die in § 6 der Haushaltssatzung festgelegte
Unerheblichkeit überschreiten, zum Teil erst mit dem Jahresabschluss vom Rat
genehmigt werden. Dieser muss gemäß § 117 Abs. 1 NKomVG jedoch vor dem
Entstehen des Geschäftsvorfalls hinsichtlich der zeitlichen und sachlichen
Unabweisbarkeit sowie der Deckungsfähigkeit beurteilt und vom Rat genehmigt
werden.
Hier ist die Verwaltung gefordert zukünftig die Budgetüberwachung genauer
vorzunehmen.
4.3 Wertberichtigung
von Forderungen
Nach Ansicht des RPA beinhaltet die Schlussbilanz zum 31.12.2014 auch Forderungen,
deren Werthaltigkeit zumindest zweifelhaft erscheine, und dass diese
außerplanmäßig abgeschrieben werden müssten. Der Hinweis ist grundsätzlich
korrekt. Zurzeit werden Forderungen nur dann abgeschrieben, wenn vorher eine
förmliche Niederschlagung beschlossen wurde. Aufgrund der Vielzahl von
nachzuholenden Jahresabschlüssen, dem Umstand, dass es sich regelmäßig um
relativ kleine Beträge handelt und viel der angesprochenen „zweifelhaften“
Forderungen in den Folgeabschlüssen aufgrund bereits erfolgter
Niederschlagungen sowieso abgeschrieben werden, wurde auf entsprechende
Wertberichtigungen verzichtet.
4.4 Auftragsvergaben
Unter diesem Punkt wird durch das RPA bemängelt, dass in der Vergangenheit
bei freihändigen Vergaben nach VOB/A und VOL/A mit einem Wert unter 25.000,00 €
nicht immer Vergleichsangebote eingeholt wurden und die Vergabeentscheidung
nicht dokumentiert wurde.
Hier wird jedoch zukünftig bei Vergaben, welche über die Verwaltung getätigt
werden, entsprechend der Vergabeordnung gehandelt.
4.5 Kassen- und
Anordnungswesen
Hier bemängelt das RPA, dass im Bereich der Auszahlungswerte, welche durch
ein Fachverfahren (Lohnabrechnungen und Aufwandsentschädigungen für
Ratsmitglieder) erstellt und über eine Datenschnittstelle in die Finanzsoftware
übermittelt werden, keine Freigabejournale ausgedruckt und durch zwei
unterschiedliche Mitarbeiter sachliche und rechnerische Richtigkeit
festgestellt und die Anordnung gefertigt werden („vier-Augen-Prinzip“). Hier
hat es sich jedoch um ein Missverständnis zwischen Samtgemeinde und RPA während
der Prüfung gehalten. Die notwendigen Freigabejournale werden bei der
Verwaltung ausgedruckt und durch zwei unterschiedliche Personen wie oben
erläutert nach dem „4-Augen-Prinzip“ unterzeichnet und zentral aufbewahrt.
Die Gemeinde hat im Jahr 2014 ein ordentliches Ergebnis von -15.147,50 € und ein außerordentliches Ergebnis von -1.844,44 € erzielt. Das Defizit erhöht die doppischen Fehlbeträge aus Vorjahren auf -80.759,08 € und ist gem. § 24 GemHKVO in der mittelfristigen Ergebnis- und Finanzplanung abzudecken.
Folgende überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen entstanden 2014:
1. Budget 01: Im Bereich des Kinderspielkreises (Betrieb) ergaben sich bei den Aufwendungen und Auszahlungen für Arbeitnehmer und den damit verbundenen Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen. Die Deckung erfolgte durch entsprechende Mehrerträge bei den Zuweisungen vom Land, Landkreis, Samtgemeinde sowie Erstattungen vom Landkreis.
Des Weiteren gab es im Finanzhaushalt des Budget 01 außerplanmäßige Auszahlung von Überschüssen der Dorfwoche 2013. Der Rat der Gemeinde Gusborn hat am 28.11.2013 (TOP 12) eine entsprechende Auszahlung beschlossen, die Auszahlung erfolgte jedoch erst im Haushaltsjahr 2014.
2. „Budget 61“: In 2014 wurden die Jahresabschlüsse 2004-2010 durch das RPA geprüft, so dass es hier im Finanzhaushalt zu überplanmäßigen Auszahlungen gekommen ist.
Ohne weitere Aussprache fasst der Rat der Gemeinde Gusborn folgenden
Beschluss:
a) Der
Rat beschließt die Jahresrechnung 2014 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG
b) Der Rat erteilt
dem Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2014
c) Das
Defizit aus dem Jahresergebnis in Höhe von -16.991,94 € erhöht die doppischen
Fehlbeträge aus Vorjahren auf einen Gesamtfehlbetrag von -80.759,08 €
d) Die
über- bzw. außerplanmäßigen Aufwendungen im Budget 01 (3.081,59 €) sowie die
über- bzw. außerplanmäßigen Auszahlungen im Budget 01 (7.020,56 €) und „Budget
61“ (6.997,78 €) werden genehmigt