Beschluss: Einstimmig beschlossen

Abstimmung: Ja: 11

Sachverhalt:

Der Jahresabschluss 2014 wurde dem Rechnungsprüfungsamt (RPA) im August 2016 vorgelegt. Die Prüfung des Abschlusses wurde am 03.11.2016 beendet.

 

Gründe, die einer Entlastung des Bürgermeisters entgegenstehen, hat das Rechnungsprüfungsamt nicht festgestellt. Es bestätigt gem. § 156 Abs. 1 NKomVG, dass
-              der Haushaltsplan und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten wurden,
-              bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des
                kommunalen Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und
                Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen
                Wirtschaftlichkeit verfahren worden ist und
-              sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträge,
                Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen enthalten sind und die Jahresabschlüsse die
                tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage darstellen.

 

Unter Ziffer 4 weist das RPA auf den Seiten 16-18 des Prüfberichts auf einige Fehler hin:

 

4.1 Auflösung von Rückstellungen
Das Rechnungsprüfungsamt kritisiert, dass die nicht benötigten Rückstellungen für Kreis- und Samtgemeinderücklage in Höhe von insgesamt 8.096,00 € als Minderaufwand aufgelöst wurden. Richtigerweise hätten diese über ein Ertragskonto als Mehrertrag aufgelöst werden müssen. Im Jahresergebnis macht dies jedoch keinen Unterschied und daher wurde in diesem Fall von einer späteren Korrektur abgesehen.

4.2 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen
Unter diesem Punkt bemängelt das RPA, dass über- und außerplanmäßige Aufwendungen, welche die in § 6 der Haushaltssatzung festgelegte Unerheblichkeit überschreiten, zum Teil erst mit dem Jahresabschluss vom Rat genehmigt werden. Dieser muss gemäß § 117 Abs. 1 NKomVG jedoch vor dem Entstehen des Geschäftsvorfalls hinsichtlich der zeitlichen und sachlichen Unabweisbarkeit sowie der Deckungsfähigkeit beurteilt und vom Rat genehmigt werden.
Hier ist die Verwaltung gefordert zukünftig die Budgetüberwachung genauer vorzunehmen.

4.3 Wertberichtigung von Forderungen
Nach Ansicht des RPA beinhaltet die Schlussbilanz zum 31.12.2014 auch Forderungen, deren Werthaltigkeit zumindest zweifelhaft erscheine, und dass diese außerplanmäßig abgeschrieben werden müssten. Der Hinweis ist grundsätzlich korrekt. Zurzeit werden Forderungen nur dann abgeschrieben, wenn vorher eine förmliche Niederschlagung beschlossen wurde. Aufgrund der Vielzahl von nachzuholenden Jahresabschlüssen, dem Umstand, dass es sich regelmäßig um relativ kleine Beträge handelt und viel der angesprochenen „zweifelhaften“ Forderungen in den Folgeabschlüssen aufgrund bereits erfolgter Niederschlagungen sowieso abgeschrieben werden, wurde auf entsprechende Wertberichtigungen verzichtet.

4.4 Auftragsvergaben
Unter diesem Punkt wird durch das RPA bemängelt, dass in der Vergangenheit bei freihändigen Vergaben nach VOB/A und VOL/A mit einem Wert unter 25.000,00 € nicht immer Vergleichsangebote eingeholt wurden und die Vergabeentscheidung nicht dokumentiert wurde.
Hier wird jedoch zukünftig bei Vergaben, welche über die Verwaltung getätigt werden, entsprechend der Vergabeordnung gehandelt.

4.5 Kassen- und Anordnungswesen
Hier bemängelt das RPA, dass im Bereich der Auszahlungswerte, welche durch ein Fachverfahren (Lohnabrechnungen und Aufwandsentschädigungen für Ratsmitglieder) erstellt und über eine Datenschnittstelle in die Finanzsoftware übermittelt werden, keine Freigabejournale ausgedruckt und durch zwei unterschiedliche Mitarbeiter sachliche und rechnerische Richtigkeit festgestellt und die Anordnung gefertigt werden („vier-Augen-Prinzip“). Hier hat es sich jedoch um ein Missverständnis zwischen Samtgemeinde und RPA während der Prüfung gehalten. Die notwendigen Freigabejournale werden bei der Verwaltung ausgedruckt und durch zwei unterschiedliche Personen wie oben erläutert nach dem „4-Augen-Prinzip“ unterzeichnet und zentral aufbewahrt.

 

Die Gemeinde hat im Jahr 2014 ein ordentliches Ergebnis von -15.147,50 € und ein außerordentliches Ergebnis von -1.844,44 €  erzielt. Das Defizit erhöht die doppischen Fehlbeträge aus Vorjahren auf -80.759,08 € und ist gem. § 24 GemHKVO in der mittelfristigen Ergebnis- und Finanzplanung abzudecken.

Folgende überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen entstanden 2014:

1.       Budget 01: Im Bereich des Kinderspielkreises (Betrieb) ergaben sich bei den Aufwendungen und Auszahlungen für Arbeitnehmer und den damit verbundenen Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung überplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen. Die Deckung erfolgte durch entsprechende Mehrerträge bei den Zuweisungen vom Land, Landkreis, Samtgemeinde sowie Erstattungen vom Landkreis.

Des Weiteren gab es im Finanzhaushalt des Budget 01 außerplanmäßige Auszahlung von Überschüssen der Dorfwoche 2013. Der Rat der Gemeinde Gusborn hat am 28.11.2013 (TOP 12) eine entsprechende Auszahlung beschlossen, die Auszahlung erfolgte jedoch erst im Haushaltsjahr 2014.

2.       „Budget 61“: In 2014 wurden die Jahresabschlüsse 2004-2010 durch das RPA geprüft, so dass es hier im Finanzhaushalt zu überplanmäßigen Auszahlungen gekommen ist.

 

Ohne weitere Aussprache fasst der Rat der Gemeinde Gusborn folgenden

 


Beschluss:

a) Der Rat beschließt die Jahresrechnung 2014 gemäß § 129 Abs. 1 NKomVG

b) Der Rat erteilt dem Bürgermeister Entlastung für das Haushaltsjahr 2014

c) Das Defizit aus dem Jahresergebnis in Höhe von -16.991,94 € erhöht die doppischen Fehlbeträge aus Vorjahren auf einen Gesamtfehlbetrag von -80.759,08 €

d) Die über- bzw. außerplanmäßigen Aufwendungen im Budget 01 (3.081,59 €) sowie die über- bzw. außerplanmäßigen Auszahlungen im Budget 01 (7.020,56 €) und „Budget 61“ (6.997,78 €) werden genehmigt