Ratsherr Zuther hat die als Anlage beigefügten Anträge zum Umbau der Homepage und zum Dokumenten E-Mail-Versand gestellt.

 

Antrag I: Umbau der Homepage

 

Ein Umbau der Homepage ist nicht erforderlich. Unter der Angabe www.elbtalaue.de/ratsinfo wird man direkt auf die Seite des Ratsinformationssystems geleitet.

Darüber hinaus befindet sich auf der Startseite der Samtgemeinde ein Link mit dem man ebenfalls direkt zum Rats- und Bürgerinformationssystem weitergeleitet wird.

 

Startseite:

 

 

Sobald man den Button auswählt erfolgt die Weiterleitung. Das Ratsmitglied kann dann direkt das Ratsinformationssystem auswählen und sofern bereits Benutzer und Kennwort vergeben wurden, darin arbeiten.

 

Seite des Bürger- und Ratsinformationssystems:

 

 

 

Anmeldemaske im Ratsinformationssystem:

 

 

(An dieser Stelle besteht auch die Möglichkeit, diese Seite zu den Favoriten hinzuzufügen. Dann würde sich auch der Aufruf der Startseite erübrigen.)

 

 

 

Antrag II: Durgängiger Dokumenten-E-Mail-Versand

 

Derzeit besteht die Möglichkeit, sich die Sitzungsunterlagen von Verwaltungsausschuss-, Samtgemeindeausschuss- und Ratssitzungen per Post oder per E-Mail zusenden zu lassen. Die Unterlagen für die Fachausschusssitzungen werden alle per Post versandt, da die Zustimmung für den elektronischen Versand lediglich für die genannten Sitzungen erteilt wurde. Die Ratsmitglieder, die sich für die E-Mail-Variante entschieden haben und entsprechend ihr Einverständnis schriftlich erklärt haben, bekommen sämtliche Unterlagen elektronisch, es sei denn, die Unterlagen sind zu umfangreich (z. B. Haushaltspläne). In diesen Fällen wird ebenfalls auf postalischem Weg zugestellt.

 

Ratsmitglieder, die die Unterlagen im Regelfall per E-Mail erhalten, brauchen die im Ausnahmefall postalisch zugestellten Unterlagen nicht einzuscannen. Sämtliche Vorlagen und Anlagen werden ins Rastinformationssystem eingestellt. Grundsätzlich sollten alle durch die Sachbearbeiter im Laufe des Tages für das Internet freigegebenen Dokumente über Nacht automatisch in das Ratsinformationssystem übertragen werden. Dort kann sich die einzelne Unterlage oder auch alle Unterlagen zu einer Sitzung heruntergeladen werden.

 

Damit künftig auch die Unterlagen für die Fachausschusssitzungen per E-Mail versandt werden, empfiehlt die Verwaltung, die vorliegenden Einverständniserklärungen entsprechend zu erweitern.

 

Nach kurzer Aussprache empfiehlt der Ausschuss folgenden

 

Beschluss:

Der Antrag zum Umbau der Homepage wird abgelehnt.

Um einen durchgängigen E-Mail-Versand zu gewährleisten, wird die Einverständniserklärung der Ratsmitglieder, die ihre Unterlagen für den Samtgemeindeausschuss und den Rat per E-Mail erhalten, auf die Fachausschusssitzungen erweitert.